I dettagli di un evento speciale
9 giugno 2008 scritto da Francesco
L’evento speciale è veramente importante per una organizzazione nonprofit: che sia una proiezione di diapositive dei campi di lavoro estivi di una piccola onp al grande evento (concerto ) organizzato da una grande organizzazione nonprofit, l’evento speciale è un momento essenziale per:
- Preparare il terreno per la richiesta di donazione
- Comunicare la propria storia e mission
- Parlare faccia a faccia con donatori e potenziali tali
- Aumentare il numero dei donatori e dei simpatizzanti
Se vuoi organizzare un evento devi concentrarti sui dettagli ecco dunque alcune idee:
- Fai sempre delle fotografie dell’evento, dei momenti speciali dell’evento e inseriscile in un articolo dedicato sulla tua newsletter, sul tuo sito, o magari sul blog e falle commentare (ovviamente dipende molto dalla formalità o meno dell’evento)
- Ogni evento (dalla festa parrocchiale al grande concerto) prevede un momento di benvenuto per gli ospiti e di ringraziamento. Se l’evento non è numerosissimo ricordati di far ringraziare gli invitati dal presidente, dal relatore (se è una serata di presentazione delle attività dell’associazione), oppure da un testimonial (in un concerto ad esempio) o dai beneficiari stessi (gli studenti se si raccolgono fondi durante un open-day nelle scuole)
- La fase di accoglienza deve sempre essere perfetta e be organizzata perchè è la prima impressione che conta
- Nel programma dell’evento (che sia un volantino professionale di 8 pagine al semplice volantino in bianco e nero ciclostilato) richiama sempre la mission della tua onp e lo scopo dell’evento (dunque non semplicemente: “ti invito a vedere le diapositive dei campi di lavoro” ma “ti invito a condividere le gioie e le fatiche dei campi di lavoro estivi per la ricostruzione…” e poi magari aggiungere che verranno date informazioni per come diventare volontari, per come fare questi campi estivi di lavoro”
- Sempre nel programma dell’evento devi chiarire che beneficio ne avranno da questo evento i tuoi assistiti ( ed anche chi verrà all’evento (conoscere? donare? condividere? fare domande?)
L’evento va poi pianificato, vanno coinvolti i volontari, gestite accuratamente tutte le tempistiche (fornitori, relatori, stampa, eventuale catering)…ma questo argomento è riservato ad altri post.
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Domanda a voi esperti… Ha senso mandare un comunicato stampa per dire com’è andato l’evento? Io personalmente evito sempre perchè mi sembra un’autocelebrazione gratuita ma un giornalista mio amico mi ha detto che sarebbe bene farlo. Grazie per i consigli, sempre preziosi. cla.
Se è un comunicato stampa ai giornali locali io direi di si, a volte sono “senza notizie” da inserire specie nei mesi estivi e dunque perchè non provare?
In che modo si possono fidelizzare gli ospiti all’inaugurazione di un evento?io penso dando loro tutto il materiale descrittivo dell’organizzazione e inserendoli nella nostra mailing list.
Per Cla:
concordo con Francesco, ma prima verificherei la disponibilità con una telefonata per concordare il taglio che la’rticolo può assumere: ad esempio nel caso l’evento abbia prodotto o divulgato dei risultati/dati di una ricerca.
Questo serve a creare buoni rapporti personali con i giornalisti. Il comunicato mandato senza telefonata di appoggio, con i tempi che corrono finisce nel cestino.
ciao Barbara, grazie per il tuo consiglio e complimenti per le iniziative della tua organizzazione che ho letto sul sito. ciao francesco