Tre sono i punti fondamentali da conoscere per scrivere una lettera di richiesta fondi che abbia successo. Tutto ruota attorno a quanto conosci il donatore o potenziale donatore ed ai dati e informazioni che hai su di lui.

1. Leggere: vuol dire saper leggere, comprendere le persone a cui stai scrivendo. Cosa li motiva? Sono già soci? Quale soddisfazione personale potrebbero avere leggendo la lettera che gli mandi? Alcuni suggerimenti:
   • creare focus group su temi specifici affrontati dall’organizzazione nonprofit e capire quali sono le preoccupazioni principali dei donatori (emergenze sanitarie, fame, crisi ambientali?)
   • se compri una mailing list per cercare nuovi donatori allora ricordati di guardare quali sono gli interessi specifici di ogni donatore e vedere se sono di interesse per la mission della tua nonprofit
   • scrivi lettere specifiche a seconda delle caratteristiche dei tuoi donatori. Se la tua è una organizzazione nonprofit che si occupa di animali scrivi lettere diverse ai possessori di un cane rispetto a quelli che possiedono un gatto
2. Scrivere: una bella lettera non si vede soltanto dalla grammatica, la punteggiatura o il formato. E’ il contenuto, è quello che scrivi, che comunichi al donatore che è importante. Una buona lettera include:
   • storie personali di chi ha beneficiato dell’aiuto dell’organizzazione nonprofit
   • citazioni di frasi di volontari, donatori, membri, fondatori dell’organizzazione
   • fotografie
   • i benefit del donatore dopo che avrà donato (deducibilità fiscale ma anche come lo terrai informato del proseguo del progetto)
3. Relazione: quando conosci le persone a cui stai scrivendo o almeno conosci i suoi interessi (o qualcuno di essi) è naturale che scrivere una bella lettera per raccogliere fondi sia più facile e che faccia sentire più vicino il donatore. Quando si scrive una lettera iniziando con “Caro Amica” o “Caro Amico” e magari è una prima lettera di contatto con un nuovo donatore certamente non è un inizio positivo!!!