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by Redazione
16.12.2011

Scrivere una lettera per le aziende

copertina mauro

La lettera che viene scritta per entrare in contatto con l'impresa deve spiegare perché conviene collaborare con l'organizzazione nonprofit. Il mailing per il coinvolgimento delle aziende non è un'operazione di massa. Per questo è consigliabile personalizzare il testo tarandolo sul destinatario. Si può pensare a un blocco del testo che citi delle attività dell'impresa con cui siamo in procinto di stabilire un primo contatto, oppure che elenchi i suoi vantaggi specifici nel partecipare come sostenitore alla nostra iniziativa.

I contenuti della lettera

  1. Descrizione dell'iniziativa
  2. Indicazione dei vantaggi strategici per l'azienda
  3. Contatti
  4. Personalizzazione: si può ottenere sia con riferimenti all'azienda e alla persona a cui si scrive, sia con alcuni accorgimenti nella stesura del testo, come quello di scrivere a penna l'attacco della lettera (il Gentile dottor "tale dei tali", per intenderci) e il "Post scriptum" in fondo per rimarcare un passaggio già presente nel testo, o aggiungere un elemento di valutazione che si ritiene veramente importante.

La forma della lettera

La lettera non è un volantino o una brochure, ma è qualcosa di personale che si è deciso di scrivere ad una persona cui possono interessare gli argomenti descritti. Vediamo una rassegna di passaggi da non trascurare.

  • La scelta del carattere. Utilizzare caratteri semplici, comuni, con le grazie. Magari evitate l'abusato Times New Roman, preferite il Georgia o il Garamond.
  • La struttura della frase. La lettera deve avere dei periodi brevi e chiari, meglio usare le frasi coordinate che subordinate.
  • I blocchi di testo. La lettera dovrebbe essere pensata in blocchi coerenti tra loro. Un contenuto disordinato in cui si salta senza sosta fra un argomento e l'altro non facilita la comprensione e da l'idea di confusione.
  • I collegamenti tra le parti del testo. I blocchi vanno collegati fra di loro tramite alcune particelle del discorso, in modo da richiamare l'attenzione di chi sta leggendo: ‘E per questo motivo che abbiamo deciso di…', ‘Comprenderà quindi l'importanza…', ‘Questo non sarebbe possibile senza…'.
  • Grassetti e sottolineature. È consigliabile usare il grassetto e le sottolineature per marcare i passaggi importanti del testo, ma senza esagerare: evidenziare tutto significa non dare rilevanza a nulla in particolare.
  • Elenchi puntati. Se si devono elencare delle informazioni è consigliabile l'uso di elenchi puntati o numerati in modo da renderle facilmente visualizzabili da chi legge.
  • Rapporto tra testo scritto e spazi bianchi.  Dosare adeguatamente spazi bianchi e testo scritto significa rendere la missiva più gradevole agli occhi del nostro interlocutore,

La busta

Studi sul comportamento delle persone quando ricevono una lettera affermano che i primi otto secondi sono i più importanti. Se la persona resiste e non cestina il foglio, le possibilità di portare a conclusione la lettura aumentano sensibilmente. Potrebbe essere utile, in questo senso, scrivere l'indirizzo a mano nella busta e apporre sull'intestazione della pagina il logo dell'organizzazione per dare un tocco di professionalità.

Esempio di lettera per aziende

Ecco un esempio di lettera personalizzata per un rappresentante aziendale, al testo ovviamente va allegata una scheda tecnica che descriva nel dettaglio il progetto di cui si parla.

esempio di lettera alle aziende




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