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Idee e strumenti per fare fundraising
 

by Benedetta Carpanzano
05.06.2017

Come organizzare un evento aziendale perfetto

Un evento è una importante occasione mediatica per qualsiasi tipo di azienda, un appuntamento che, se ben sfruttato, può garantire un importante ritorno in termini economici ma soprattutto di visibilità e percezione del brand. Per far sì che tutto sia veramente perfetto, la progettazione e la preparazione giocano un ruolo assolutamente decisivo.

A prescindere del tipo di evento che ci si appresta ad organizzare (sia esso un congresso, lancio di un nuovo prodotto o meeting con i fornitori), la buona riuscita dell’evento dipenderà esclusivamente dalla dedizione con la quale andrai ad organizzare tutto in dettaglio e nella creatività che riuscirai a mettere in campo.

Ecco perché è indispensabile iniziare a pianificare ogni aspetto per tempo, e adottare quegli espedienti e quelle soluzioni che riescano a sorprendere i partecipanti. Di seguito gli aspetti sui quali è bene concentrare principalmente l’attenzione per riuscire ad organizzare l’evento aziendale perfetto:

 

Focus sul pubblico

Bisogna prima di tutto focalizzare la propria attenzione sul pubblico al quale ci si rivolge: un pubblico di potenziali clienti è diverso da un pubblico di fornitori, ad esempio, per cui è bene non perdere mai di vista il target di riferimento durante ogni singola fase dell’organizzazione. Ciò consentirà di imprimere maggior “forza” ed impatto all’evento cui vogliamo dar vita e ci permetterà di far si che questo non risulti poco centrato o noioso.

 

Definisci il budget

È ovvio che il budget sia fondamentale nell’andare a determinare la qualità delle soluzioni che andrai ad adottare. Più è grande ed importante l’evento (è questo il caso di una conferenza alla quale prendono parte persone provenienti da paesi diversi) per forza di cose maggiore dovrà essere il budget messo a tua disposizione. Conoscere anticipatamente l’ammontare del budget che potrai utilizzare è di notevole importanza dunque, perché fa sì che tu possa sapere in anticipo quanto ti è possibile “spingerti” nell’adottare i servizi che ritieni maggiormente d’impatto. Nel caso in cui tu fossi invece chiamato ad organizzare un evento di una certa importanza, ma disponessi invece di un budget limitato, non ti rimane che fare di necessità virtù (dando fondo a tutta la tua creatività) o costruire un piano di fundraising così da raccogliere i fondi necessari.

 

Elenca idee e soluzioni

Mettere a punto una lista delle idee più brillanti che ti vengono in mente per l’evento che ti accingi ad organizzare è di grande importanza per la buona riuscita dello stesso. Spesso si tende a non concretizzare idee che avrebbero effettivamente potuto apportare del valore, soltanto perché queste vengono dimenticate o accantonate in favore di altre che in seguito si rivelano essere meno brillanti. Sia che si tratti di soluzioni riguardanti i servizi di catering, di intrattenimento o dell’organizzazione in generale, mettere a punto un elenco delle idee più geniali ci aiuterà a non dimenticare nessuna delle nostre trovate più creative.

 

Determina i servizi

Organizzare un evento di successo significa progettare e pianificare in anticipo tutte quelle soluzioni che contribuiranno a migliorare la percezione che ciascuno dei partecipanti avrà del nostro brand. Per questo è necessario adoperare grande cura nella scelta dei servizi, e ciò è possibile soltanto individuando le migliori risorse ed i migliori professionisti disponibili sul territorio. Scegliere un ottimo catering è di fondamentale importanza per migliorare la percezione di benessere di coloro che parteciperanno: affidiamoci dunque a chi saprà stuzzicare con gusto e fantasia il palato del pubblico presente. Nel caso in cui vi sia un pubblico internazionale, la scelta degli interpreti assume un ruolo particolarmente rilevante perché consente di abbattere ogni barriera legata alla lingua e permetterà a tutti di poter comprendere cosa dicono i relatori in tempo reale. Giocano un ruolo importante anche i servizi audio e video, per far si che anche coloro che si trovano a distanza dal palco possano comprendere ogni parola e vedere tutto come se fossero in prima fila.

 

Pubblicizza il tuo evento

Per far si che il tuo evento possa essere veramente un successo, devi fare in modo da informare tutti coloro che possono essere potenzialmente interessati a prendervi parte. Per questo è necessario pensare ad una strategia d comunicazione efficace e mirata, ed oggi vi sono potenti strumenti di marketing adatti allo scopo. Tra questi vi sono le inserzioni sui social, grazie alle quali è possibile raggiungere un pubblico “targettizzato”, e accurate campagne di mail marketing.

 

Inizia l’evento!

Se avrai dunque lavorato bene nei mesi a precedere il giorno dell’evento, e se avrai predisposto tutto con grande attenzione, durante il grande giorno non ti resterà da fare che goderti lo spettacolo e scoprire come il pubblico percepirà le soluzioni che hai adottato. Per verificare in maniera diretta quelle che sono le sensazioni del pubblico, potrai interagire direttamente con gli intervenuti provando a chiedere se tutto proceda bene e se l’evento sia di loro gradimento.

Questi sono gli aspetti da tenere sempre a mente se si desidera dar vita ad un evento aziendale perfetto, se volete qualche altro consiglio contattatemi qui, per far sì che l’azienda possa ricavarne il ritorno desiderato sia in termini economici che di immagine.




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