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Idee e strumenti per fare fundraising
 

by Redazione
07.12.2005

Come organizzare eventi speciali

Gli eventi speciali sono una parte importante di una campagna di fund raising ma ancora molte organizzazioni nonprofit, grandi o piccole che siano, vedono l'evento speciale come qualcosa di molto costoso e che richiede molto tempo a partire dallo sviluppo iniziale dell'idea fino alla ricerca dello staff più adatto per presenziare ed organizzare l'evento. A volte però l'investimento economico (e di tempo) è minimo in confronto al possibile ritorno.

Come organizzare un evento?
Prima di tutto va crearto il giusto clima all'interno della vostra organizzazione in modo tale che l'evento venga sentito come l'appuntamento più importante dell'anno. L'evento va poi comunicato: quale è dunque la migliore e meno costosa forma di comunicazione dell'evento? Il passaparola (provate a visitare il sito www.womma.org) e per crearlo è necessario stimolare un clima di eccitazione e di interesse sull'evento in modo che i telefoni dell'organizzazione suonino incessantemente per chiedere informazioni o per chiedere di riservare un posto per l'evento.
Successivamente è necessario chiamare i volontari con più capacità comunicative e dirgli di segnarsi la data sul calendario e di spargere in giro la voce (agli altri volontari, ai loro amici, nella zona in cui abitano o lavorano). Dopo questo primo passo è necessario creare una lista degli invitati, come in un grande matrimonio da organizzare. Dato che però è un evento speciale non vanno invitate tutte le persone che avete nel database: è un evento speciale no? E speciali devono essere le persone.
Chi invitare?
- chi è appassionato della vostra organizzazione (volontari abbiamo già detto)
- le persone che state "coltivando" per una grande donazione e che sono ancora in una fase di incertezza:potranno così incontrare le persone giuste per avere risposte alle loro domande ed incontrare anche i beneficiari della vostra attività (ad esempio gli studenti se la vostra organizzazione eroga borse di studio)
- dunque invitate anche (e specialmente) i beneficiari dell'attività da voi svolta o i fautori dell'attività da voi svolta (medici, educatori, personale specializzato)

A questo punto avete la vostra lista degli invitati.

Ora è il tempo di decidere in quale luogo svolgere il vostro evento. Tenerlo presso la sede della vostra organizzazione è forse la scelta migliore (i donatori toccano con mano e vedono quello che fate), ma forse è troppo piccola per contenere tutti gli invitati: pensateci comunque bene prima di decidere perchè un buon catering e alcune decorazioni possono fare della vostra piccola sede un posto più spazioso e carino di quanto crediate.

Non è sempre necessario infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi, anzi troppo sfarzo danneggia, perchè gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco e che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione.

Per ultimo dedicate una grande attenzione ai dettagli: ad esempio chi"ha cura" dei donatori nell'organizzazione nonprofit (il fundraiser) deve essere coinvolto nell'organizzazione dell'evento anche perchè è colui che meglio conosce i donatori che sono stati invitati. In un evento non ci possono essere passi falsi ed è necessario programmarlo per tempo, perchè ogni più piccolo dettaglio richiede il suo tempo.  Non è sempre necessario infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi, anzi troppo sfarzo danneggia, perchè gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco e che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione. Per ultimo dedicate una grande attenzione ai dettagli: ad esempio chi "ha cura" dei donatori nell'organizzazione nonprofit (il fundraiser) deve essere coinvolto nell'organizzazione dell'evento anche perchè è colui che meglio conosce i donatori che sono stati invitati. In un evento non ci possono essere passi falsi ed ènecessario programmarlo per tempo, perchè ogni più piccolo dettaglio richiede il suo tempo.




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