Ma l’evento speciale deve essere sempre un grande evento? No!

Un evento organizzato da una onp costa e rende poco, questo è ciò che si dice. Sono investimenti nel lungo periodo, il ritorno sarà nel tempo altri dicono.
Si può dunque dire che l’evento serve a:

1. coltivare la relazione con potenziali donatori
2. coltivare la relazione con donatori

Quando si parla di evento solitamente si pensa alle grandi manifestazioni, alle cene di gala con centinaia di invitati (magari sognando gli incassi da favola delle cene di fundraising dei candidati alle presidenziali americane!), dimenticando che un evento può anche avere dimensioni più contenute, dove l’aspetto relazionale ed umano è più facilmente ritrovabile. Approfondisci

Ma quale evento per raccogliere fondi posso creare? Idee, idee, idee

Eventi, eventi, eventi. Ma quanto costano? Ma quanti ce ne sono in Italia?

Prima di farsi prendere dall’affanno dell’organizzazione dell’evento e dallo scoramento nel pensare che solo chi ha grandi budget o grandi donatori può fare un grande evento, ragioniamo un po’ su quale evento creare, specialmente in relazione alle caratteristiche dell’organizzazione nonprofit che rappresentiamo.

1. Corse, camminate, nuotare, biciclettate
Queste quattro tipologie di eventi solitamente durano una giornata o anche meno, sono non competitivi e creati per la più ampia partecipazione possibile.

2. Maratone, triathlon e simili
In questo caso Approfondisci

La generosità delle locuste

Non so chi di voi abbia letto l’articolo di recente apparso sul Sole 24 Ore a firma di Nicol degli Innocenti dal titolo omonimo (e diciamo anche con un titolo dal doppio significato!) a quello di questo post.
In pratica narra di una serata di beneficenza, anzi meglio di una cena di gala tenutasi nell’Accademia Reale della Marina a Greenwich in Riva al Tamigi (vedi fotto sotto). Fra gli ospiti presenti attrici (Uma Thurman, fidanzata dell’organizzatore della serata Arpad Busson, fondatore dell’ associazione ARk e re mondiale degli hedge fund), Tony Blair, Bog Geldof, Liz Hurely, Stevie Wonder, che intratteneva al piano gli ospiti.

Chi erano gli ospiti? Tutti i colleghi di Busson, dunque specialmente gestori e soci di hedge fund a livello internazionale.

L’incasso? 25 milioni di sterline in una serata (l’organizzatore aveva previsto un incasso di 15 milioni di sterline “solamente”). Fra gli oggetti battuti all’asta anche una Fiat 500 personalizzata ceduta a 200mila sterline. Un ruolo di comparsa nel prossimo film di Uma Thurman invece 480 mila sterline.

I dettagli di un evento speciale

L’evento speciale è veramente importante per una organizzazione nonprofit: che sia una proiezione di diapositive dei campi di lavoro estivi di una piccola onp al grande evento (concerto ) organizzato da una grande organizzazione nonprofit, l’evento speciale è un momento essenziale per:

• Preparare il terreno per la richiesta di donazione
• Comunicare la propria storia e mission
• Parlare faccia a faccia con donatori e potenziali tali
• Aumentare il numero dei donatori e dei simpatizzanti

Se vuoi organizzare un evento devi concentrarti sui dettagli ecco dunque alcune idee:

• Fai sempre delle fotografie dell’evento, dei momenti speciali dell’evento e inseriscile in un articolo dedicato sulla tua newsletter, sul tuo sito, o magari sul blog e falle commentare (ovviamente dipende molto dalla formalità o meno dell’evento)
• Ogni evento (dalla festa parrocchiale al grande concerto) prevede un momento di benvenuto per gli ospiti e di ringraziamento. Se l’evento non è numerosissimo ricordati di far ringraziare gli invitati dal presidente, dal relatore (se è una serata di presentazione delle attività dell’associazione), oppure da un testimonial (in un concerto ad esempio) o dai beneficiari stessi (gli studenti se si raccolgono fondi durante un open-day nelle scuole)
• La fase di accoglienza deve sempre essere perfetta e be organizzata perchè è la prima impressione che conta
• Nel programma dell’evento (che sia un volantino professionale di 8 pagine al semplice volantino in bianco e nero ciclostilato) richiama sempre la mission della tua onp e lo scopo dell’evento (dunque non semplicemente: “ti invito a vedere le diapositive dei campi di lavoro” ma “ti invito a condividere le gioie e le fatiche dei campi di lavoro estivi per la ricostruzione…” e poi magari aggiungere che verranno date informazioni per come diventare volontari, per come fare questi campi estivi di lavoro”
• Sempre nel programma dell’evento devi chiarire che beneficio ne avranno da questo evento i tuoi assistiti ( ed anche chi verrà all’evento (conoscere? donare? condividere? fare domande?)

L’evento va poi pianificato, vanno coinvolti i volontari, gestite accuratamente tutte le tempistiche (fornitori, relatori, stampa, eventuale catering)…ma questo argomento è riservato ad altri post.

In arrivo per te nel 2008

Cosa stiamo preparando per te nel 2008?

• Una mini-guida per sapere come fare le telefonate per raccogliere fondi (ma se non puoi aspettare allora leggi parte di questo libro gratis in anteprima o acquistalo qui)
• Un software per gestire il database della tua organizzazione nonprofit (e per “tararlo” sulle vostre esigenze avremo bisogno del vostro aiuto) – Civicrm è un ottimo esempio che approfondiremo nel corso del 2009
• Le faq del cause related marketing (FATTO ECCOLE QUI)

E queste sono solo un po’ delle cose su cui stiamo lavorando, ci potrebbe essere anche altri cambiamenti in Fundraising.it!!!

Inoltre ti ricordo che abbiamo aggiornato il nostro feed rss e chi ci segue attraverso gli rss può ora leggere le notizie attraverso il feed reader abbonandosi a questo feed

Abbiamo anche inserito (lo trovi nella colonna qui a destra) la funzione di ricerca degli articoli di fundraising.it (che sono veramente tanti! siamo online dal 2005), dunque inserisci i termini o frasi che stai cercando e sicuramente lo troverai in Fundraising.it!!…e se non lo trovi allora scrivimi a francesco@fundraising.it

Consigli per organizzare una cena di beneficenza

Si avvicinano le festività attese tutto l’anno e si moltiplicano le cene di beneficenza. Noi di Fundraising.it ti diamo alcuni brevi consigli su come organizzarla.
Su un evento come una cena è meglio non fare dei biglietti, ma certamente è meglio se riesci a fra pagare prima dell’evento tutti. Il motivo è innanzitutto di ordine: infatti venire a cena e prima di entrare dover pagare è abbastanza sconveniente e imabarazzante. La consegna di un bell’invito cartaceo (magari in cartoncino) da consegnare all’ingresso (come si faceva una volta alle cene di gala) è molto più simpatico e decisamente meno imbarazzante.
Tre consigli secchi intanto che ci siamo:
1 - mai e poi mai e poi mai fai fare un’offerta libera alle cene. Non incasserai niente
2 – non fate pagare dopo la cena, o magari giorno il dopo la cena, non riuscirete mai a incassare il pagamento
3 - allietate la cena con qualcosa di simpatico (un comico, un mini spettacolino, un prestigiatore) qualcosa che rimanga nella mente dei partecipanti.
Non è stata la “solita” cena, ma c’era “anche un prestigiatore” o un “comico”. La cena deve essere un momento di coltivazione e di sensibilizzazione alla causa, non solo di raccolta fondi.

Come organizzare lotterie di beneficenza

Alcuni lettori ci hanno chiesto di fare un articolo dove spiegare come funzionano le lotterie di beneficenza. La legge ne parla in un articolo(scaricati il file e leggilo dall’art. 13 in avanti, parla anche di pesche di beneficenza e tombole di beneficenza):
In pratica:

• le onp possono organizzare lotterie,tombole e pesche o banchi di beneficenza se queste sono necessarie per far fronte alle esigenze finanziarie delle organizzazioni stesse;
• si possono fare lotterie solo se la vendita dei biglietti e’ limitata al territorio della provincia
• l’importo complessivo dei biglietti che possono emettersi non supera la somma di €51.645,69. I biglietti devono avere la matrice e vanno numerati progressivamente

Bisogna comunicare qualche cosa al Comune o alla Prefettura?

• I rappresentanti legali dell’organizzazione nonprofit ne devono dare comunicazione, almeno trenta giorni prima, al Prefetto competente e al Sindaco del comune in cui e’ effettuata l’estrazione.
• Per quanto riguarda le lotterie va stabilito e fornito alle autorità il regolamento nel quale sono indicati la quantita’ e la natura dei premi, la quantita’ ed il prezzo dei biglietti da vendere, il luogo in cui vengono esposti i premi, il luogo ed il tempo fissati per l’estrazione e la consegna dei premi ai vincitori.

Come funzione l’estrazione della lotteria?
L’estrazione della lotteria e della tombola e’ pubblica; le modalita’ della stessa sono portate a conoscenza del pubblico presso tutti i comuni interessati alla manifestazione. Nell’avviso sono indicati gli estremi della comunicazione fatta ai predetti organi, il programma della lotteria e della tombola, le finalita’ che ne motivano lo svolgimento nonche’ la serie e la numerazione dei biglietti. L’estrazione e’ effettuata alla presenza di un incaricato del Sindaco. Di dette operazioni e’ edatto processo verbale del quale una copia e’ inviata al Prefetto ed un’altra consegnata all’incaricato del Sindaco.

Se devi organizzare un’asta di beneficenza uno strumento molto utile è e-bay, guarda qua oppure leggi questo nostro articolo.

[Foto di ranjit sotto licenza Creative Commons]

Come fare per ottenere più fondi durante gli eventi

Stai organizzando un evento per raccogliere fondi? Una fiera, una corsa, una camminata sportiva, una festa della parrocchia o nel centro sociale? Insomma ti stai dando da fare e vuoi qualche consiglio per riuscire ad ottenere più donazioni durante l’evento? Allora seguici e leggi questi brevi ma succosi consigli.

Crea un evento coinvolgente

Cosa vuol dire coinvolgere? Fare sentire i pratecipanti ad un evento non solo partecipi del solo evento ma parte di un progetto più grande. Infatti prima ancora di programmare quello che sarà il fulcro centrale dell’evento è necessario coinvolgere:

• fai sentire tutti parte di una comunità: se prima dell’evento non hai mai fatto conoscere fra di loro i volontari che vi prenderanno parte difficilmente otterrai un buon risultato. Crea dunque serate, fine settimana dove i volontari e i sostenitori che vogliono dare una mano possono conoscersi, magari organizza una cena presso la sede dell’associazione dove presentare l’evento, cosa sarà l’evento, cosa c’è da fare e l’obiettivo. In questo senso avere un buon sito internet con magari un blog attivo per i volontari o informazioni e aggiornamenti sulla realizzazione dell’evento aiuta.
• dai un nome alla comunità: se si crea un buono spirito di collaborazione fra le persone, dai un nome al gruppo di persone che ti daranno una mano. Lo puoi chiamare con termini italiani o inglesi (team, staff, gruppo, o altri anche più fantasiosi) in modo che chi ne fa parte si identifichi con l’organizzazione nonprofit e si senta responsabile del compito assegnato
• l’esperienza ci dice che in media riescono a raccogliere più fondi dei gruppi di volontari che lavorano insieme invece che un volontario che si occupa di un incarico da solo. Crea dei gruppi misti, formati da volontari più o meno esperti, in modo che possano portare sia esperienza che entusiasmo alla causa dell’associazione

Inserisci momenti emozionanti

Spesso ci sono eventi dove non ci sono momenti importanti, eventi che passano inosservati fra la solita pesca di beneficenza e i soliti stand gastronomici, o fra i soliti concerti con i soliti artisti. Cosa fare dunque? Crea momenti che emozionino la gente: invita un testimonial che ha usufruito dei servizi della tua organizzazione o di una donazione che è stata fatta, oppure fai parlare il presidente dell’organizzazione se deve illustrare i risultati d progetti sostenuti o quello che si farà con le donazioni raccolte nell’evento.

Perchè farlo durare solo un giorno?
Un evento non deve durare una sola giornata, in pratica è necessario creare un’eco che amplifichi quanto fatto anche in un evento che si è svolto in una sola giornata. Se ad esempio l’evento voleva sensibilizzare su una particolare causa perchè non creare momenti di sensibilizzazione ad hoc per gli studenti delle scuole o per gli anziani dei centri sociali del lugo dove ha sede l’organizzazione?

Incentiva i volontari

Vendere i biglietti per un evento speciale o anche riuscire ad invitare più persone possibili spesso non sono compiti molto soddisfacenti per un volontario. Allora si potrebbe pensare ad incentivarli magari chiedendo alcuni regali ad uno sponsor che potranno essere destinati ai volontari che hanno venduto più biglietti o contattato più donatori. Ma non concentrarti solo sugli sponsor di materiale tecnico (tipo dvd, mp3, magliette o altro), pensa magari a far divertire i tuoi volontari con un viaggio premio in un parco divertimenti insieme ad altri volontari, ai famigliari, ad amici (che magari a loro volta possono essere contagiati da questo “spirito positivo” e diventare a loro volta donatori, soci, volontari).

Dagli supporto

Se i volontari devono raccogliere fondi è necessario che conoscano cos’è il fund raising, che sappiano come fare le richieste per raccogliere fondi o come ci si deve organizzare al meglio per lavorare in un gruppo. Fagli frequentare un corso (chiedi qui di organizzarti un corso per la tua organizzazione) e forniscigli del materiale per promuovere l’organizzazione (brochure, video).
Ti è servito questo consiglio? Hai critiche o suggerimenti da fare? Lascia il tuo commento, questo non è solo un Magazine ma un Blog Magazine dove gli articoli delle nostre rubriche possono essere commentati.

Alza la mano…siamo ad un’asta di beneficenza

Molto spesso le organizzazioni nonprofit organizzano aste e lotterie per ricavare fondi. Ma cosa vende maggiormente a queste aste?
Prima di tutto bisogna darsi una misura del ritorno che queste aste e lotterie devono avere. Maureen e John Winter del Target Funding Group, una società di consulenza americana specializzata in aste per il nonprofit, sostiene che, da una intervista con 300 onp che hanno svolto aste a fini di beneficenza e di raccolta fondi, il ritorno deve essere del 60% delle spese sostenute. Abbiamo dunque creato una serie di consigli per cosa inserire e cosa no in un’asta o in una lotteria:

• Servizi: includere i servizi può essere utile, ma non più del 25% del paniere di prodotti all’asta devono coprire in quanto il loro ritorno è solitamente sotto il 35% (cioè 35% in più rispetto al costo sostenuto per averli o per attivare la donazione). Fra i servizi ci sono ad esempi trattamenti di bellezza, soggiorni in hotel o resort di lusso o in luoghi ameni
• Prodotti vari come vestiti, gioielli, decorazioni: tutti prodotti che hanno la possibilità di attrarre, di risultare interessanti ma spesso sono il risultato di scarti dati da donatori (persone o imprese) e dunque risultano essere poco attraenti e “vendibili”. E’ bene inserire molti di questi prodotti nel paniere di quelli offerti se la loro qualità è alta e sono ben tenuti

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Come organizzare eventi speciali

Gli eventi speciali sono una parte importante di una campagna di fund raising ma ancora molte organizzazioni nonprofit, grandi o piccole che siano, vedono l’evento speciale come qualcosa di molto costoso e che richiede molto tempo a partire dallo sviluppo iniziale dell’idea fino alla ricerca dello staff più adatto per presenziare ed organizzare l’evento. A volte però l’investimento economico (e di tempo) è minimo in confronto al possibile ritorno.

Come organizzare un evento?
Prima di tutto va crearto il giusto clima all’interno della vostra organizzazione in modo tale che l’evento venga sentito come l’appuntamento più importante dell’anno. L’evento va poi comunicato: quale è dunque la migliore e meno costosa forma di comunicazione dell’evento? Il passaparola (provate a visitare il sito www.womma.org) e per crearlo è necessario stimolare un clima di eccitazione e di interesse sull’evento in modo che i telefoni dell’organizzazione suonino incessantemente per chiedere informazioni o per chiedere di riservare un posto per l’evento.
Successivamente è necessario chiamare i volontari con più capacità comunicative e dirgli di segnarsi la data sul calendario e di spargere in giro la voce (agli altri volontari, ai loro amici, nella zona in cui abitano o lavorano). Dopo questo primo passo è necessario creare una lista degli invitati, come in un grande matrimonio da organizzare. Dato che però è un evento speciale non vanno invitate tutte le persone che avete nel database: è un evento speciale no? E speciali devono essere le persone.
Chi invitare?
- chi è appassionato della vostra organizzazione (volontari abbiamo già detto)
- le persone che state “coltivando” per una grande donazione e che sono ancora in una fase di incertezza:potranno così incontrare le persone giuste per avere risposte alle loro domande ed incontrare anche i beneficiari della vostra attività (ad esempio gli studenti se la vostra organizzazione eroga borse di studio)
- dunque invitate anche (e specialmente) i beneficiari dell’attività da voi svolta o i fautori dell’attività da voi svolta (medici, educatori, personale specializzato)

A questo punto avete la vostra lista degli invitati.

Ora è il tempo di decidere in quale luogo svolgere il vostro evento. Tenerlo presso la sede della vostra organizzazione è forse la scelta migliore (i donatori toccano con mano e vedono quello che fate), ma forse è troppo piccola per contenere tutti gli invitati: pensateci comunque bene prima di decidere perchè un buon catering e alcune decorazioni possono fare della vostra piccola sede un posto più spazioso e carino di quanto crediate.

Non è sempre necessario infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi, anzi troppo sfarzo danneggia, perchè gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco e che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione.

Per ultimo dedicate una grande attenzione ai dettagli: ad esempio chi”ha cura” dei donatori nell’organizzazione nonprofit (il fundraiser) deve essere coinvolto nell’organizzazione dell’evento anche perchè è colui che meglio conosce i donatori che sono stati invitati. In un evento non ci possono essere passi falsi ed è necessario programmarlo per tempo, perchè ogni più piccolo dettaglio richiede il suo tempo.  Non è sempre necessario infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi, anzi troppo sfarzo danneggia, perchè gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco e che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione. Per ultimo dedicate una grande attenzione ai dettagli: ad esempio chi “ha cura” dei donatori nell’organizzazione nonprofit (il fundraiser) deve essere coinvolto nell’organizzazione dell’evento anche perchè è colui che meglio conosce i donatori che sono stati invitati. In un evento non ci possono essere passi falsi ed ènecessario programmarlo per tempo, perchè ogni più piccolo dettaglio richiede il suo tempo.