Guarda il volantino dell'evento

Osservando il volantino puoi comprendere come l’onp è concentrata nel promuovere il lato sociale dell’evento, a titolo di esempio la scritta “Sign up for amazing moments” (iscriviti per vivere momenti stupendi) è messo molto più in evidenza che “help beat cancer” (aiuta a sconfiggere il cancro).

Quali sono i pro e i contro di tale modo di promuovere un evento per la raccolta fondi?

PRO

Race for the Cure, grazie anche a questa modalità di comunicare l’evento come esperienza socializzante, è diventato il più partecipato evento di fundraising in Gran Bretagna.

CONTRO

Fedeltà all’onp / Livello Donazioni effettive – se un’altra onp dovesse creare un evento migliore, più socializzante / allegro / etc. etc., non è detto che il partecipante/donatore rimanga “fedele” all’evento originariamente scelto o prediletto: questo perchè puntando sempre sull’esperienza la donazione che si fa per partecipare all’evento perde di significato e dienta come un prezzo da pagare per l’evento, come un semplice atto di compra-vendita.

Questo infatti è quello che accade a Cancer Research UK dove c’è un alto tasso di persone che hanno fatto promesse di donazione durante l’evento ma non le hanno poi mantenute (vedi questo articolo).

Consigli

1. Decidi sempre prima di organizzare e promuovere l’evento: devo promuovere la causa o l’esperienza dell’evento?
2. Crea comunque occasione di socializzazione durante l’evento: che sia una corsa di beneficenza, una cena di gala, un concerto
3. Non dimenticare di ricordare alle persone che prendono parte non solo ad un evento, ma ad un evento con un messaggio preciso che è la causa sociale per cui la tua onp si batte

Liberamente tradotto ed adattato da Fundraising Detective – Foto di copertina sotto licenza Creative Commons

1. Perchè fare un evento? Non creare un evento solo perchè ti serve per portare avanti una campagna di raccolta fondi. L’evento deve essere coinvolgente per i donatori e se per te già è “un obbligo” in più per il tuo lavoro non va bene!!!
2. Pianifica per tempo 1: Pensa a quanto ti costerà ogni singolo invitato, non solo in termini di somma dei costi dell’evento (catering, musica, personale) ma anche il costo di chi deve organizzare l’evento, costi in termini di tempo, di fatica personale, di distrazione da altre importanti iniziative di raccolta fondi che magari devi pianificare ed attuare (come sappiamo non tutte le organizzazioni nonprofit hanno tanto personale da poterlo dedicare interamente ad un compito preciso)
3. Pianifica per tempo 2: Stai attendo alle festività e alle altre iniziative della comunità in cui è presente la tua organizzazione nonprofit. Feste di piazza, di partito, feste religiose,feste o eventi di altre nonprofit. Insomma guarda bene il calendario prima di fissare una data precisa e invia gli inviti almeno 6 settimane prima dell’evento
4. Chi parlerà all’evento? Ci sarà un testimonial? Uno speaker di eccezione? Ci saranno i membri del consiglio di amministrazione? I volontari? Devi tenerti il tempo per contattare con largo anticipo tutti e fare anche telefonate che invitino alla conferma della presenza all’evento o più semplicemente che ne ricordino la data
5. Chi saranno gli invitati? Pensa bene a come sarà composto il pubblico. Omogeneo, etereogeneo? E’ importante pensarci perchè da qui dipende il successo dato dall’amalgama dei partecipanti.
6. Cura l’invito. Cura molto la fase di invito, con qualsiasi mezzo la farai. Se è cartaceo, anche se è un semplice volantino inviato via e-mail deve essere chiaro, leggibile, con data e luogo dell’evento, motivo dell’evento (la presentazioen di un progetto, una festa, un ringraziamento per i soci o i volontari, una raccolta straordinaria per un progetto)
7. Prepara il tuo team prima dell’evento: il team, lo staff che sarà all’evento, i volontari non devono arrivare all’ultimo minuto. Non sono solo invitati, ma sono la chiave che farà funzionare l’evento, dunque motivali con un breve discorso, con il tuo esempio durante e prima dell’evento. Assegno ruolo ed incarichi precisi.
8. Donazioni durante l’evento?: Se durante l’evento ci sono state donazioni da parte di alcuni invitati non dimenticarti di inviare le lettere di ringraziamento in modo immediato. Non è una donazione con bollettino postale che ci mette giorni e giorni prima di esserti comunicata direttamente, qui hai un contatto a volte diretto con il donatore e dunque il ringraziamento deve essere veloce e personalizzato.

Ispirato da Asmallchange Foto di Code Poet sotto licenza Creative Commons

1. coltivare la relazione con potenziali donatori
2. coltivare la relazione con donatori

Quando si parla di evento solitamente si pensa alle grandi manifestazioni, alle cene di gala con centinaia di invitati (magari sognando gli incassi da favola delle cene di fundraising dei candidati alle presidenziali americane!), dimenticando che un evento può anche avere dimensioni più contenute, dove l’aspetto relazionale ed umano è più facilmente ritrovabile.

Domandiamoci infatti cosa rimane dei grandi eventi: pensiamo agli eventi ad alto tasso emotivo come il Live Aid, il Live 8 li abbiamo visti in molti, abbiamo ascoltato le canzoni, magari donato e poi…

La strategia dunque futura è quella di eventi locali, piccoli ma ad impatto nazionale (e non solo). Un esempio? (siccome non raccontiamo balle ma facciamo esempi reali). Oxjam, creato da una grande organizzazione, ma ad impatto estremamente locale (leggi qui e qui): tanti festival musicali locali, organizzati da simpatizzanti locali di Oxfam e da band locali.

Non è replicabile in Italia? Secondo me ci è andato vicino, non nell’idea, ma nel capire la modalità di comunicazione, Terre des Hommes Italia e Paolo Ferrara (leggi qui sul loro music contest)

Cosa fare dunque?

Crea un evento non aperto a tutti, riservato. Perchè, invece che invitare i donatori a manifestazioni in locali costosi da affittare, non li si invita sul luogo del beneficiario? Ad esempio una onp che fa una mensa per i poveri perchè non organizzare una cena per i donatori nello stesso luogo della mensa? Si potrebbe così far vedere il luogo che hanno aiutato a costruire, far vedere come lavorano i volontari, e così via. Si crea così un clima più intimo, più comunitario. E’ anche un modo magari per ringraziare particolarmente un donatore che dona da tempo all’organizzazione, per parlare di una nuova campagna, dei nuovi progetti, proprio all’interno della struttura che li ospita!!

Aprire le porte della propria organizzazione, è questo cosa serve per far capire ai donatori e ai potenziali donatori quanto vale la tua organizzazione nonprofit e quello che fa. E non aprirle a tutti, sempre ad un numero limitato di persone (anche 20-25 alla volta). Ognuno si deve sentire accolto come un donatore speciale, il donatore magari può portare con se un amico (un potenziale donatore) che può essere contagiato dal passaparola, può vedere i progetti realizzati, toccare con mano cosa fa l’organizazione.

Ricorda: un evento speciale non lo è per la sua grandezza, ma per quanto incrementa il collegamento e il rapporto tra organizzazione e donatori

Prima di farsi prendere dall’affanno dell’organizzazione dell’evento e dallo scoramento nel pensare che solo chi ha grandi budget o grandi donatori può fare un grande evento, ragioniamo un po’ su quale evento creare, specialmente in relazione alle caratteristiche dell’organizzazione nonprofit che rappresentiamo.

1. Corse, camminate, nuotare, biciclettate
Queste quattro tipologie di eventi solitamente durano una giornata o anche meno, sono non competitivi e creati per la più ampia partecipazione possibile.

2. Maratone, triathlon e simili
In questo caso più che l’organizzazione è la partecipazione di utenti delle organizzazioni nonprofit a delle maratone ed altri grandi eventi di corsa podistica allo scopo di raccogliere fondi e dimostrare che anche persone sofferenti di malattie e disabilità possono farcela (non ci credi? Guarda che programma ha messo in piedi la Arthritis Foundation). In questo modo questa fondazione fa comunicazione, raccoglie fondi e coinvolgi i suoi utenti, i suoi beneficiari!!!

3. Eventi nel weekend (2-4 giorni)
Gli eventi elencati al punto 1) possono anche essere spalmati su più giorni. Ciò però richiede un maggiore sforzo organizzativo in termini di costi e di personale, volontario e non, che contribuisca alla gestione dell’evento.
La maggior durata dell’evento fa anche salire il costo di partecipazione (e spesso anche i fondi raccolti). Ad esempio il Weekend to End Breast Cancer (Canada) può arrivare a costare anche $2,000.

4. Trekking all’avventura
E’ il caso di Oxfam Irlanda (Virginia dicci qualcosa!) che proprio di questa tipologia di eventi si fa portatrice. Proprio ora c’è attivo il Trek Kilimnjaro dove 10 persone (fra cui anche membri dello staff di Oxfam) hanno cercato di raggiungere in 12 la cima del Monte Kilimanjaro scalare. Un evento come questo ha trovato sponsor tecnici in aziende interessate ed inoltre fornisce la possibilità di organizzare eventi collegati proprio per raccogliere fondi.

Questa metodologia di raccolta fondi ha avuto dei ricavi netti in paesi come Gran Bretagna e Australia tra i 50.000 e i 500.000 dollari. Ovviamente Oxfam ti dice anche quanto ha raccolto per questo progetto di raccolta fondi, guarda qui!!
[Foto di rbarney sotto licenza Creative Commons ]

Chi erano gli ospiti? Tutti i colleghi di Busson, dunque specialmente gestori e soci di hedge fund a livello internazionale.

L’incasso? 25 milioni di sterline in una serata (l’organizzatore aveva previsto un incasso di 15 milioni di sterline “solamente”). Fra gli oggetti battuti all’asta anche una Fiat 500 personalizzata ceduta a 200mila sterline. Un ruolo di comparsa nel prossimo film di Uma Thurman invece 480 mila sterline.

• Preparare il terreno per la richiesta di donazione
• Comunicare la propria storia e mission
• Parlare faccia a faccia con donatori e potenziali tali
• Aumentare il numero dei donatori e dei simpatizzanti

Se vuoi organizzare un evento devi concentrarti sui dettagli ecco dunque alcune idee:

• Fai sempre delle fotografie dell’evento, dei momenti speciali dell’evento e inseriscile in un articolo dedicato sulla tua newsletter, sul tuo sito, o magari sul blog e falle commentare (ovviamente dipende molto dalla formalità o meno dell’evento)
• Ogni evento (dalla festa parrocchiale al grande concerto) prevede un momento di benvenuto per gli ospiti e di ringraziamento. Se l’evento non è numerosissimo ricordati di far ringraziare gli invitati dal presidente, dal relatore (se è una serata di presentazione delle attività dell’associazione), oppure da un testimonial (in un concerto ad esempio) o dai beneficiari stessi (gli studenti se si raccolgono fondi durante un open-day nelle scuole)
• La fase di accoglienza deve sempre essere perfetta e be organizzata perchè è la prima impressione che conta
• Nel programma dell’evento (che sia un volantino professionale di 8 pagine al semplice volantino in bianco e nero ciclostilato) richiama sempre la mission della tua onp e lo scopo dell’evento (dunque non semplicemente: “ti invito a vedere le diapositive dei campi di lavoro” ma “ti invito a condividere le gioie e le fatiche dei campi di lavoro estivi per la ricostruzione…” e poi magari aggiungere che verranno date informazioni per come diventare volontari, per come fare questi campi estivi di lavoro”
• Sempre nel programma dell’evento devi chiarire che beneficio ne avranno da questo evento i tuoi assistiti ( ed anche chi verrà all’evento (conoscere? donare? condividere? fare domande?)

L’evento va poi pianificato, vanno coinvolti i volontari, gestite accuratamente tutte le tempistiche (fornitori, relatori, stampa, eventuale catering)…ma questo argomento è riservato ad altri post.

• Una mini-guida per sapere come fare le telefonate per raccogliere fondi (ma se non puoi aspettare allora leggi parte di questo libro gratis in anteprima o acquistalo qui)
• Un software per gestire il database della tua organizzazione nonprofit (e per “tararlo” sulle vostre esigenze avremo bisogno del vostro aiuto) – Civicrm è un ottimo esempio che approfondiremo nel corso del 2009
• Le faq del cause related marketing (FATTO ECCOLE QUI)

E queste sono solo un po’ delle cose su cui stiamo lavorando, ci potrebbe essere anche altri cambiamenti in Fundraising.it!!!

Inoltre ti ricordo che abbiamo aggiornato il nostro feed rss e chi ci segue attraverso gli rss può ora leggere le notizie attraverso il feed reader abbonandosi a questo feed

Abbiamo anche inserito (lo trovi nella colonna qui a destra) la funzione di ricerca degli articoli di fundraising.it (che sono veramente tanti! siamo online dal 2005), dunque inserisci i termini o frasi che stai cercando e sicuramente lo troverai in Fundraising.it!!…e se non lo trovi allora scrivimi a francesco@fundraising.it

• le onp possono organizzare lotterie,tombole e pesche o banchi di beneficenza se queste sono necessarie per far fronte alle esigenze finanziarie delle organizzazioni stesse;
• si possono fare lotterie solo se la vendita dei biglietti e’ limitata al territorio della provincia
• l’importo complessivo dei biglietti che possono emettersi non supera la somma di €51.645,69. I biglietti devono avere la matrice e vanno numerati progressivamente

Bisogna comunicare qualche cosa al Comune o alla Prefettura?

• I rappresentanti legali dell’organizzazione nonprofit ne devono dare comunicazione, almeno trenta giorni prima, al Prefetto competente e al Sindaco del comune in cui e’ effettuata l’estrazione.
• Per quanto riguarda le lotterie va stabilito e fornito alle autorità il regolamento nel quale sono indicati la quantita’ e la natura dei premi, la quantita’ ed il prezzo dei biglietti da vendere, il luogo in cui vengono esposti i premi, il luogo ed il tempo fissati per l’estrazione e la consegna dei premi ai vincitori.

Come funzione l’estrazione della lotteria?
L’estrazione della lotteria e della tombola e’ pubblica; le modalita’ della stessa sono portate a conoscenza del pubblico presso tutti i comuni interessati alla manifestazione. Nell’avviso sono indicati gli estremi della comunicazione fatta ai predetti organi, il programma della lotteria e della tombola, le finalita’ che ne motivano lo svolgimento nonche’ la serie e la numerazione dei biglietti. L’estrazione e’ effettuata alla presenza di un incaricato del Sindaco. Di dette operazioni e’ edatto processo verbale del quale una copia e’ inviata al Prefetto ed un’altra consegnata all’incaricato del Sindaco.

Se devi organizzare un’asta di beneficenza uno strumento molto utile è e-bay, guarda qua oppure leggi questo nostro articolo.

[Foto di ranjit sotto licenza Creative Commons]

Crea un evento coinvolgente

Cosa vuol dire coinvolgere? Fare sentire i pratecipanti ad un evento non solo partecipi del solo evento ma parte di un progetto più grande. Infatti prima ancora di programmare quello che sarà il fulcro centrale dell’evento è necessario coinvolgere:

• fai sentire tutti parte di una comunità: se prima dell’evento non hai mai fatto conoscere fra di loro i volontari che vi prenderanno parte difficilmente otterrai un buon risultato. Crea dunque serate, fine settimana dove i volontari e i sostenitori che vogliono dare una mano possono conoscersi, magari organizza una cena presso la sede dell’associazione dove presentare l’evento, cosa sarà l’evento, cosa c’è da fare e l’obiettivo. In questo senso avere un buon sito internet con magari un blog attivo per i volontari o informazioni e aggiornamenti sulla realizzazione dell’evento aiuta.
• dai un nome alla comunità: se si crea un buono spirito di collaborazione fra le persone, dai un nome al gruppo di persone che ti daranno una mano. Lo puoi chiamare con termini italiani o inglesi (team, staff, gruppo, o altri anche più fantasiosi) in modo che chi ne fa parte si identifichi con l’organizzazione nonprofit e si senta responsabile del compito assegnato
• l’esperienza ci dice che in media riescono a raccogliere più fondi dei gruppi di volontari che lavorano insieme invece che un volontario che si occupa di un incarico da solo. Crea dei gruppi misti, formati da volontari più o meno esperti, in modo che possano portare sia esperienza che entusiasmo alla causa dell’associazione

Inserisci momenti emozionanti

Spesso ci sono eventi dove non ci sono momenti importanti, eventi che passano inosservati fra la solita pesca di beneficenza e i soliti stand gastronomici, o fra i soliti concerti con i soliti artisti. Cosa fare dunque? Crea momenti che emozionino la gente: invita un testimonial che ha usufruito dei servizi della tua organizzazione o di una donazione che è stata fatta, oppure fai parlare il presidente dell’organizzazione se deve illustrare i risultati d progetti sostenuti o quello che si farà con le donazioni raccolte nell’evento.

Perchè farlo durare solo un giorno?
Un evento non deve durare una sola giornata, in pratica è necessario creare un’eco che amplifichi quanto fatto anche in un evento che si è svolto in una sola giornata. Se ad esempio l’evento voleva sensibilizzare su una particolare causa perchè non creare momenti di sensibilizzazione ad hoc per gli studenti delle scuole o per gli anziani dei centri sociali del lugo dove ha sede l’organizzazione?

Incentiva i volontari

Vendere i biglietti per un evento speciale o anche riuscire ad invitare più persone possibili spesso non sono compiti molto soddisfacenti per un volontario. Allora si potrebbe pensare ad incentivarli magari chiedendo alcuni regali ad uno sponsor che potranno essere destinati ai volontari che hanno venduto più biglietti o contattato più donatori. Ma non concentrarti solo sugli sponsor di materiale tecnico (tipo dvd, mp3, magliette o altro), pensa magari a far divertire i tuoi volontari con un viaggio premio in un parco divertimenti insieme ad altri volontari, ai famigliari, ad amici (che magari a loro volta possono essere contagiati da questo “spirito positivo” e diventare a loro volta donatori, soci, volontari).

Dagli supporto

Se i volontari devono raccogliere fondi è necessario che conoscano cos’è il fund raising, che sappiano come fare le richieste per raccogliere fondi o come ci si deve organizzare al meglio per lavorare in un gruppo. Fagli frequentare un corso (chiedi qui di organizzarti un corso per la tua organizzazione) e forniscigli del materiale per promuovere l’organizzazione (brochure, video).
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