Perché organizzare un evento
L’evento speciale è veramente importante per una organizzazione nonprofit: che sia una proiezione di diapositive dei campi di lavoro estivi di una piccola onp al grande evento (concerto ) organizzato da una grande organizzazione nonprofit, l’evento speciale è un momento essenziale per:
- Preparare il terreno per la richiesta di donazione
- Comunicare la propria storia e mission
- Parlare faccia a faccia con donatori e potenziali tali
- Aumentare il numero dei donatori e dei simpatizzanti
Alcune idee da mettere subito in pratica
Se vuoi organizzare un evento devi concentrarti sui dettagli ecco dunque alcune idee:
- Fai sempre delle fotografie dell’evento, dei momenti speciali dell’evento e inseriscile in un articolo dedicato sulla tua newsletter, sul tuo sito, o magari sul blog e falle commentare (ovviamente dipende molto dalla formalità o meno dell’evento)
- Ogni evento (dalla festa parrocchiale al grande concerto) prevede un momento di benvenuto per gli ospiti e di ringraziamento. Se l’evento non è numerosissimo ricordati di far ringraziare gli invitati dal presidente, dal relatore (se è una serata di presentazione delle attività dell’associazione), oppure da un testimonial (in un concerto ad esempio) o dai beneficiari stessi (gli studenti se si raccolgono fondi durante un open-day nelle scuole)
- La fase di accoglienza deve sempre essere perfetta e ben organizzata perchè è la prima impressione che conta
- Nel programma dell’evento (che sia un volantino professionale di 8 pagine al semplice volantino in bianco e nero ciclostilato) richiama sempre la mission della tua onp e lo scopo dell’evento (dunque non semplicemente: “ti invito a vedere le diapositive dei campi di lavoro” ma “ti invito a condividere le gioie e le fatiche dei campi di lavoro estivi per la ricostruzione…” e poi magari aggiungere che verranno date informazioni per come diventare volontari, per come fare questi campi estivi di lavoro”
- Sempre nel programma dell’evento devi chiarire che beneficio ne avranno da questo evento i tuoi assistiti ed anche chi verrà all’evento (conoscere? donare? condividere? fare domande?)
L’evento va poi pianificato, vanno coinvolti i volontari, gestite accuratamente tutte le tempistiche (fornitori, relatori, stampa, eventuale catering)…ma questo argomento è riservato ad altri post.