“Che cosa pensereste se vi dicessi che il miglior investimento per la vostra ONP è il database?
Ebbene sì, il database è il cuore di tutte le attività di fundraising ed è il migliore investimento che un’organizzazione possa compiere per svolgere le proprie attività di raccolta fondi.
Insomma, il database è quello strumento che semplifica la vita di tutti coloro che lavorano in una ONP”.
Alberto Almagioni, IT project manager e webmaster di Emergency, ci spiega:
→ Come scegliere il database giusto
→ Che cosa fare prima di comprarlo
→ Come sfruttarlo al meglio per tutte le attività di fundraising
Che cosa troverai in questo articolo
Il database, ovvero il cuore della tua organizzazione
Il miglior investimento possibile
Il database per il fundraising è il miglior investimento che la tua organizzazione può fare. Anzi, si tratta di uno strumento quasi irriununciabile.
Dico ‘quasi’ solo perché, se la vostra associazione ha qualche centinaio di contatti, probabilmente potreste conoscerli tutti.
Ma in caso contrario il fundraiser non può lavorare senza un database che automatizzi i processi che compongono la ONP.
L’essenzialità del database trova la sua ratio proprio nell’automatizzazione e semplificazione dei processi e nell’analisi ed elaborazione di dati, necessari per determinare le future strategie da adottare nella raccolta fondi.
Innanzitutto, è bene ricordare che le tipologie di database sono numerose. Ma per le nostre finalità considereremo solo su due categorie: CRM e ERP.
CRM – Customer Relationship Management
I CRM si focalizzano sulle relazioni e ottimizzano i rapporti tra organizzazione e donatore;
Che cosa fa un CRM:
- ci permette di acquisire ed elaborare i dati sui nostri donatori o potenziali donatori
- tracciare tutte le interazioni avute con i contatti contenuti nel database,
- automatizzare le campagne di raccolta fondi.
È uno strumento in cui il donatore rappresenta il fulcro di tutta l’attività.
ERP, Enterprise Resource Planning
Gli ERP si concentrano sulla pianificazione delle risorse e si adattano meglio alle realtà aziendali complesse.
Che cosa fa un ERP:
- supporta tutte le procedure per snellire la struttura organizzativa della ONP,
- amministra la contabilità,
- tiene sotto controllo per i costi e migliora l’allocazione delle risorse,
- supporta la pianificazione di varie attività;
l’ERP è uno strumento che ha come finalità quella di rendere i processi organizzativi efficienti tramite la pianificazione ottimale delle risorse.
Come scegliere il database
Documento di progetto
Al di là delle classificazioni, per poter concretamente scegliere un nuovo database è necessaria la redazione di un documento di progetto dettagliato in cui descrivere e analizzare i processi che compongono l’organizzazione non-profit.
Parlare con il personale
Per svolgere questa attività di analisi bisogna osservare con attenzione come le persone operano all’interno della organizzazione, procedendo dove possibile con interviste nei loro confronti; è utile chiedersi, ad esempio:
- Quali attività svolge la propria ONP? E come le svolge?
- In che modo gestisce e trasmette le anagrafiche acquisite dalle attività effettuate
- Tramite quali canali le anagrafiche entrano a far parte del database?
- Come si sviluppa l’attività di face to face? E quella di mailing?
- Che struttura hanno le campagne?
E così per ogni processo dell’organizzazione.
Tutto ciò è fondamentale per comprendere le reali esigenze dell’ente e quindi per confrontarsi con i fornitori e capendo quale si avvicina di più a quanto necessario.
Infatti, più il documento di progetto è dettagliato, più il fornitore potrà essere dettagliato nel definire come il database può assolvere alle necessità dell’organizzazione. Ciascuna ONP, infatti, svolge e coordina diversamente le proprie attività. Per questo il database deve essere adeguato. E spesso sono necessarie alcune personalizzazioni.
Che cosa può fare il database per te
Acquisizione, elaborazione, estrazione di dati
L’analisi dettagliata dei processi che sottendono le attività dell’ONP è necessaria per l’acquisto del database in quanto quest’ultimo rappresenta il cuore delle attività dell’organizzazione riconducibili in sintesi a tre macro-aree:
- l’acquisizione di dati come, per esempio, le informazioni sul donatore o sulla donazione stessa;
- l’elaborazione dei dati acquisiti al fine comprendere e valutare l’andamento dei processi dell’organizzazione
- l’estrazione dei dati necessari per compiere una serie di attività essenziali per i processi stessi di fundraising ad esempio l’invio dei ringraziamenti o della newsletter o dell’house organ.
Garbage in, garbage out
Il database necessita di dati di qualità.
Non si può pretendere che il database effettui un’elaborazione ottimale a partire da dati di scarsa qualità. Se introduci spazzatura, estrarrai spazzatura!
I dati raccolti devono essere essenziali o, meglio, funzionali (limitazione della finalità e minimizzazione). Devono essere richiesti per una finalità ben specifica. Deve essere garantita la loro gestione (esattezza e integrità) e quindi anche l’eventuale cancellazione.
Per prima cosa, bisogna richiedere i dati anagrafici (nome, cognome, indirizzo ecc), che devono essere adeguati e pertinenti.
Possiamo raccogliere anche dati psicografici. Ma questa tipologia di dati ha bisogno di alcune considerazioni in più.
Per alcuni, è necessaria una riqualificazione periodica per evitare l’obsolescenza. Ad esempio per i dati che riguardano la famiglia o il lavoro. Mentre per altri, i dati particolari, è necessario che siano richiesti solo se strettamente necessari al trattamento.
I dati che entrano nel database riguardano i donatori, i prospect, i soci, i volontari, le donazioni, le adozioni a distanza (se la vostra organizzazione svolge questa attività), i lasciti e tutte le attività in cui si spiega l’ONP.
Quali sono le fonti?
Le fonti di questi dati sono diverse, le principali – o almeno quelle che non possono assolutamente mancare- sono:
- Le banche, da cui otteniamo alcuni dati a seguito di bonifici sul c/c dell’ONP; in questi casi, il dato deve essere riqualificato, ma non sempre è possibile.
- Le poste, tramite i dati presenti nei bollettini effettuati in nostro favore;
- I social network, attraverso i dati di chi partecipa a raccolte fondi, tuttavia spesso sono incompleti, non idonei ed è necessario riqualificarli.
- Il web, con cui si immagazzinano i dati in tempo reale nel momento in cui viene effettuata una donazione dal web;
- Gli eventi online o offline, in questi casi chi raccoglie i dati deve prestare attenzione alla qualità dei dati trasmessi;
- I fornitori terzi, dai quali possono essere acquistate liste di prospect;
- Il contatto diretto di persone che si presentano volontariamente nella sede dell’organizzazione o che vi telefonano.
Rifletti oggi, per non soffrire domani!
Possiamo affermare che la scelta del database non è un’attività che possa essere lasciata al caso, ma al contrario richiede tempo ed energia da parte di tutto il personale della ONP che dovrà cooperare per permettere al project manager (o a chi per lui) la redazione di un documento di progetto che contenga l’analisi di tutti i processi dell’organizzazione.
Pertanto, cosa resta dell’iniziale distinzione tra i database CRM e i database ERP?
Resta sicuramente il valore letterale e descrittivo di questa distinzione che, tuttavia, non avrà valore pratico dal momento in cui la vera domanda da porsi non sarà “È meglio scegliere un CRM o un ERP?” ma piuttosto “Quale database risponde meglio alle esigenze della mia organizzazione sulla base delle risultanze del documento di progetto?”
La scelta del software idoneo non è un’attività veloce e semplice, ma sicuramente la sua presenza cambierà e semplificherà la vita della vostra organizzazione non profit.
Alberto
Almagioni
Emergency
Ludovica
Cristofaro
Studentessa Master in Fundraising 2021
Mercoledì 9 giugno 2021 dalle 12.00 alle 12.45
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