Quanti eventi si svolgono ogni anno magari creati da organizzazioni nonprofit? Quali vanno a buon fine? Creano contatti utili? Oppure finiscono in perdita sia economica che di relazioni?
Fundraising.it fornisce 8 brevi consigli su come pianificare un evento per fare fundraising.
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Perchè fare un evento?
Non creare un evento solo perchè ti serve per portare avanti una campagna di raccolta fondi. L’evento deve essere coinvolgente per i donatori e se per te già è “un obbligo” in più per il tuo lavoro non va bene!!!
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Pianifica per tempo
Pensa a quanto ti costerà ogni singolo invitato, non solo in termini di somma dei costi dell’evento (catering, musica, personale) ma anche il costo di chi deve organizzare l’evento, costi in termini di tempo, di fatica personale, di distrazione da altre importanti iniziative di raccolta fondi che magari devi pianificare ed attuare (come sappiamo non tutte le organizzazioni nonprofit hanno tanto personale da poterlo dedicare interamente ad un compito preciso)
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Controlla il calendario
Stai attendo alle festività e alle altre iniziative della comunità in cui è presente la tua organizzazione nonprofit. Feste di piazza, di partito, feste religiose,feste o eventi di altre nonprofit. Insomma guarda bene il calendario prima di fissare una data precisa e invia gli inviti almeno 6 settimane prima dell’evento
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Chi parlerà all’evento?
Ci sarà un testimonial? Uno speaker di eccezione? Ci saranno i membri del consiglio di amministrazione? I volontari? Devi tenerti il tempo per contattare con largo anticipo tutti e fare anche telefonate che invitino alla conferma della presenza all’evento o più semplicemente che ne ricordino la data
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Chi saranno gli invitati?
Pensa bene a come sarà composto il pubblico. Omogeneo, etereogeneo? E’ importante pensarci perchè da qui dipende il successo dato dall’amalgama dei partecipanti.
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Cura l’invito
Cura molto la fase di invito, con qualsiasi mezzo la farai. Se è cartaceo, anche se è un semplice volantino inviato via e-mail deve essere chiaro, leggibile, con data e luogo dell’evento, motivo dell’evento (la presentazioen di un progetto, una festa, un ringraziamento per i soci o i volontari, una raccolta straordinaria per un progetto)
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Prepara il tuo team prima dell’evento
Il team, lo staff che sarà all’evento, i volontari non devono arrivare all’ultimo minuto. Non sono solo invitati, ma sono la chiave che farà funzionare l’evento, dunque motivali con un breve discorso, con il tuo esempio durante e prima dell’evento. Assegno ruolo ed incarichi precisi.
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Donazioni durante l’evento
Se durante l’evento ci sono state donazioni da parte di alcuni invitati non dimenticarti di inviare le lettere di ringraziamento in modo immediato. Non è una donazione con bollettino postale che ci mette giorni e giorni prima di esserti comunicata direttamente, qui hai un contatto a volte diretto con il donatore e dunque il ringraziamento deve essere veloce e personalizzato.
Ispirato da Asmallchange
