Come individuare e gestire i problemi con i volontari nelle Organizzazioni di Volontariato

Le OdV (organizzazioni di volontariato) sono organizzazioni che svolgono la loro attività essenzialmente attraverso il volontariato. I volontari sono risorse  molto preziose per il nonprofit: dedicano il loro tempo in modo personale, spontaneo e gratuito.

Bisogna però fare attenzione: se questo impegno vene gestito nel modo sbagliato, può creare difficoltà e problemi all’organizzazione. Simona Biancu, in questo articolo, ci spiega al meglio quali possono essere le difficoltà principali del lavoro con i volontari e come affrontarle al meglio.

Quando i problemi delle Organizzazioni di Volontariato sembrano essere… i volontari!

Negli ultimi mesi sono stata contattata da alcune OdV, in misura maggiore rispetto a quanto di solito accade. Ne sono stata felice, naturalmente, anche perché mi ha permesso un’immersione in una realtà con cui mi confronto meno spesso che con Fondazioni o Enti filantropici di natura giuridica diversa.

Ho trovato una grande ricchezza di voci e un pezzo di storia importante del nostro Paese, quello fatto di tante piccole e piccolissime organizzazioni nonprofit che portano avanti iniziative lodevoli e utili.

Tuttavia c’è un però. A volte le gestione dei volontari può creare difficoltà all’organizzazione. In particolare ho individuato 3 situazioni di difficoltà, che voglio provare a sintetizzare qui di seguito.

Premetto che il contatto è avvenuto da parte di Presidenti o, in generale, di membri dei Consigli Direttivi, quindi da persone che hanno fatto già un passo in più verso la consapevolezza che occorre un approccio professionale diverso rispetto al passato nella gestione delle rispettive organizzazioni – e questo, devo essere sincera, è già molto di più di quello che vedevo non tanti anni fa.

I tre problemi della gestione dei volontari e come affrontarli

1 – Il  tempo dei volontari e le aspettative dell’organizzazione

Una delle organizzazioni che, come scrivevo, mi ha contattato, ha evidenziato come fattore di criticità la scarsa disponibilità dei volontari a prestare il proprio tempo. Essendo una organizzazione che si occupa di primo soccorso è evidente che il tema è prioritario. Unitamente alla diminuzione della disponibilità in termini di numero di ore, è diminuito anche il numero dei volontari, alcuni “silenti” da qualche anno, altri andati via di recente.

Cercando di approfondire il tema ho fatto qualche domanda sui turni, sull’impegno richiesto, sulla frequenza del confronto tra volontari e Consiglio Direttivo. Le risposte sono state, nell’ordine: 4 turni al mese da 6 (orario diurno) e 12 (notturno); nessun tipo di confronto, ma anzi una sorta di conflitto sotto traccia che emerge nel rifiuto di prestare 4 turni mensili per il 90% dei volontari attivi, nella critica dell’operato del Consiglio, un atteggiamento quasi ricattatorio  del tipo “se non ti vanno bene i miei 2 turni vado via”.

Ho esposto il mio pensiero facendo presente che probabilmente è un carico troppo pesante per chi, oltre al volontariato, abbia anche altri impegni di lavoro o familiari. La risposta è stata: “abbiamo sempre fatto così e fino a 20 anni fa andava bene”. Probabilmente 20 anni fa le condizioni di vita e di lavoro erano differenti e, in ogni caso, oggi sono tali da rendere difficoltosa una gestione del tempo che sottragga circa 24 ore mensili ai propri “doveri”.

Il mio suggerimento è stato di prenderne atto e riformulare un piano di gestione dei volontari a partire da una richiesta di disponibilità diversa, magari a blocchi di due ore da calibrare in base al fabbisogno dell’organizzazione. E, a partire da una nuova mappa in tal senso, ricostruire il rapporto con i singoli su una base maggiormente fiduciaria e di reciproco ascolto.

Piccolo inciso di colore: mi è stata chiesta una disponibilità a collaborare con l’organizzazione per sviluppare un percorso con i volontari, con la specifica però che gli incontri avrebbero dovuto tenersi in settimana dopo le 22 oppure la domenica perché il resto dei giorni sono tutti troppo impegnati. Lascio a voi indovinare la risposta.

2 – L’organizzazione, riferito in primis al Consiglio Direttivo

Un altro dei problemi della gestione dei volontari può nascere dal ruolo del Consiglio direttivo. Vorrei citare come esempio l’esperienza di un’altra organizzazione in cui un Consiglio Direttivo recentemente entrato in carica, si è trovato a gestire un’organizzazione composta da un mix di volontari (la maggioranza) e dipendenti entrambi ugualmente scontenti. I volontari perché estromessi da qualunque relazione con i precedenti Consigli in nome di una non meglio precisata esigenza di riservatezza; i dipendenti in quanto frustrati da un ambiente di lavoro conflittuale, rancoroso, poco stimolante, che li ha portati a richiedere ed ottenere un part-time, con una conseguente riduzione dell’attività d’ufficio che oggi ricade in toto sul Consiglio Direttivo. Questo crea due problemi:

• un’organizzazione di volontariato si basa sul cosiddetto principio democratico, per cui i soci devono essere informati della vita dell’associazione. Non ricevere feedback sul proprio operato, o sapere che le riunioni del Consiglio sono a porte chiuse perché – cito testualmente – non si deve sapere l’ammontare delle entrate da fundraising, contrasta con qualunque principio di gestione organizzativa, oltre che con il buon senso. Porta ad un clima di sospetto. Non fa crescere l’organizzazione.

• un consiglio Direttivo che svolge quasi interamente lavoro d’ufficio non avrà mai il tempo per ragionare sulla visione, per “andare fuori”, promuovere l’organizzazione, diventare un ambasciatore della stessa ai fini della reputazione, della visibilità, del fundraising. Sarà preso da mille scadenze e non avrò tempo neppure per parlare con i volontari o i dipendenti – e men che meno con i donatori!, ascoltarli, essere propositivo. L’emergenza è una cosa, altro è far diventare questo approccio una pratica ordinaria.

Cosa fare? Sedersi intorno ad un tavolo e, con la massima trasparenza affrontare i problemi, identificarli con chiarezza, così da renderli chiari ed espliciti e poter iniziare ad affrontarli, un passo per volta.

Andare avanti a testa bassa sperando che qualcosa cambi da sola, con una sorta di intervento divino, è utopia.  Cambiare richiede consapevolezza, coerenza, e anche tanta energia, oltre che un’idea chiara e condivisa del punto di arrivo. Senza queste tutto il resto è vivacchiare, nella migliore delle ipotesi.

 3 – La motivazione

Nella mia esperienza è quello la cui caduta è alla base dell’allontanamento dal volontariato. Al di là di cause personali oggettive, spesso i volontari si allontanano perché scema il sentirsi utili per una causa, la percezione di fare la differenza dentro un’organizzazione.

Questa è una dei problemi che più spesso rilevo nel mio lavoro con i volontari: il dare per scontato che chi è con noi (organizzazione) oggi, lo sarà per sempre. Ed è un teorema che vale per i donatori, i volontari, i dipendenti – e per qualunque tipo di relazione personale, a dire il vero.

Nulla di più sbagliato.

Motivare i volontari, tenerli vicini al cuore della mission, fare in modo che la loro attività sia gratificante moralmente, ascoltare difficoltà e obiettivi, è compito del Consiglio Direttivo. Che però, spesso, è impegnato a fare altro e, pur magari nella consapevolezza che bisognerebbe stare di più con i volontari, non ha tempo.

E, all’improvviso, scopre che di quasi cento volontari gli effettivi sono trenta, e neppure tutti contenti. E non sa cosa fare – è evidente che mi riferisco ad una esperienza concreta.

Volontariato gratuito o rimborso economico?

Vorrei aprire una piccola parentesi su un tema molto dibattuto, che negli ultimi anni, con la riforma del terzo settore, ha avuto una spinta nuova: il rimborso economico ai volontari. Più volte mi sono sentita dire, di fronte al calo del numero dei volontari: potremmo proporre un incentivo in denaro per fidelizzarli. Ecco, lasciatemelo dire con chiarezza: questa è un’aberrazione, di nome e di fatto. Perché un volontario è qualcuno che presta – volontariamente, appunto, e senza pretendere una corrispettiva remunerazione – la propria opera a favore di una causa.

Un incentivo economico – e trascuro volutamente la non liceità della questione – trasformerebbe il rapporto … in cosa? Non in un rapporto di lavoro, che per sua natura è/dovrebbe essere regolato da un contratto; in una sorta di legame “garantito” dai soldi? No, perché sarebbero troppo pochi per generare un reddito. E quindi? E quindi la mia risposta, tutte le volte – e non sono pochissime – che mi sono sentita dire questo, è sempre stata un chiaro “non fatelo”. Perché non serve. Non motiva. E’ diseducativo. Non produce fidelizzazione né voglia di continuare a fare volontariato se non forse, per alcuni, nel brevissimo periodo. Sarà inevitabilmente fonte di ulteriori problemi. Dunque, offrire un rimborso economico, non solo non risolve i problemi della gestione e motivazione dei volontari, ma anzi, ne apre di nuovi e più complessi.

I soldi non sono la molla di tutto. Sono importanti, certamente. Ma non costituiscono – non sempre, perlomeno – l’unica ragione per cui una persona fa qualcosa.

Se è così, nel volontariato, c’è un’enorme crepa nelle fondamenta.

Come gestire i problemi con i volontari

E allora? Anche qui, non ci si improvvisa. Per risolvere i problemi con i volontari occorre affrontarli alla radice, con calma e chiarezza. Le “toppe” non servono se non, appunto, a tenere insieme per un po’ qualcosa che si è rotto. Per aggiustarlo occorre capire le cause della rottura e fare un lavoro “di fino”. Cambiare è un percorso lungo che implica una volontà di mettersi in gioco e di tenere, allo stesso tempo, avere sempre presente l’obiettivo finale.

Torno, dunque, a quello che era il tema iniziale, ovvero la professionalizzazione.

Il volontariato è cambiato – è interessante leggere le recenti ricerche sul volontariato pubblicate da CSVnet, ad esempio, per averne un’idea.

Le persone continuano a fare volontariato per la gioia di fare qualcosa per gli altri, perché è bello sapere di poter-si dare– potrei citare davvero tantissimi esempi che aprono il cuore.

E allora occorre affrontare il tema dei volontari con occhi nuovi, aperti alla realtà attuale, alla sua complessità, e non avere paura di cambiare: non è (sempre facile), ma è l’unico modo che esiste perché le cose siano diverse, migliori.

Simona Biancu
Alumna Master in Fundraising