Daniele Fusi, Managing Director di MetaDonors e Alessandra Pirano, studentessa del Master in Fundraising (2021), ci spiegano tutto quello che ha a che fare con un evento per il fundraising.
Che cos’è un evento per il fundraising?
Cosa dobbiamo fare per pianificarlo passo dopo passo?
A cosa dobbiamo fare attenzione? Quali sono le difficoltà a cui andremo incontro?
Quali sono le tipologie di eventi dedicati alla raccolta fondi?
Che cosa è successo agli eventi durante la pandemia?
Cosa troverai in questo articolo
Eventi per il fundraising, definizione
Un evento di fundraising è un evento o una campagna che ha come motivo principale quello di raccogliere soldi per una causa o per un'organizzazione non profit.
Ecco la definizione di un evento di raccolta fondi: quante volte vi sarà capitato di trovarvi davanti ad un banchetto di un’organizzazione non profit che vi propone di fare una donazione per una causa in cambio di un prodotto (un fiore o delle arance, ad esempio).
Oppure magari avete ricevuto un invito esclusivo per partecipare ad una cena di gala dove si raccolgono dei soldi per un nuovo progetto. Oppure ancora siete andati ad uno spettacolo organizzato proprio per aiutare la piccola onlus del vostro paese.
Organizzare eventi è uno dei mestieri più belli che ci siano: si può essere davvero creativi e lasciare spazio alla fantasia. Il tutto però pianificando una strategia perfetta per la buona riuscita dell’evento. Si dice, infatti, che l’event fundraising managernell’atto di pianificare e organizzare l’evento deve essere capace di passare da un approccio artistico tipico dell’emisfero destro, ad un approccio razionale tipico dell’emisfero sinistro: “come un pendolo capace di oscillare tra l’emozione e la regola” (Bedogni, Nicola, Eventi per il fundraising)
Un mestiere tanto bello quanto complicato, pensate che l’event planner è stato considerato come uno dei lavori più stressanti al mondo (Fonte: Careercast, 2019). Scendono in campo tante componenti per pianificare un evento: tanto tempo dedicato allo studio e all’organizzazione e poi…AZIONE, tutto si gioca in quell’attimo. Fornitori, luci, suono, audio, pubblico, catering: tutta la “macchina” deve funzionare al meglio per la buona riuscita dell’evento.
Ma da dove si parte a costruire un evento di fundraising? Quali sono le tipologie di eventi che si possono realizzare? Perchè realizzarle e soprattutto come?
Se siete pronti…partiamo!
Cosa: l’evento come strumento di fundraising e di comunicazione
L’evento è uno strumento di comunicazione e di raccolta fondi che si può valutare di inserire all’interno della propria strategia di fundraising. Si tratta di un tool estremamente flessibile per scalare la piramide del fundraising. L’evento ha un vantaggio rispetto ad altri strumenti di raccolta fondi: ovvero offre all’utente qualcosa immediatamente, un’esperienza come un oggetto in cambio di una donazione.
L’obiettivo principale di un evento di raccolta fondi è proprio quello di raccogliere dei soldi a favore di una causa oppure di un’organizzazione, tuttavia ci sono anche altri obiettivi che spingono una ONP ad organizzare un evento.
L’importante è sempre porsi la domanda “Perchè sto organizzando questo evento?”.
Con un evento possiamo:
- raccontare quello che facciamo;
- farci conoscere (puntare sulla brand awareness);
- ringraziare;
- inaugurare;
- coinvolgere;
- raccogliere dati.
Oppure ancora, si può pensare di fare un evento di raccolta fondi con il solo scopo di raccogliere soldi, questo è il caso dei banchetti, delle lotterie, delle aste, delle biglietterie.
Ad ogni modo, l’obiettivo di un evento fa parte di un obiettivo più grande inserito in un piano di raccolta fondi e di comunicazione: si tratta di uno strumento ad uso interno o esterno da utilizzare per raggiungere gli obiettivi più macro dell’organizzazione unitamente ad altri strumenti utili come newsletter, mailing e altro. Uno strumento che si rivolge ad un pubblico ben preciso: il tuo target.
Per chi: individua e lavora per il target
Le persone sono le protagoniste indiscusse dell’evento: lo rappresentano e vi partecipano.
“Così come il fundraising è riassumibile in ‘persone che donano a persone’, l’evento altro non è se non ‘persone che coinvolgono, accolgono, interagiscono, condividono con altre persone’” (Bedogni, Nicola. Eventi per il fundraising. Maggioli Editore, 2018).
Da un lato abbiamo il nostro pubblico ovvero il target dell’evento e dall’altro abbiamo lo staff, ovvero chi organizza l’evento e chi ci lavora (compresi i volontari).
Quando organizziamo un evento dobbiamo porci la domanda “Per chi sto organizzando questa iniziativa?” e lavorare per colpire il pubblico, emozionare, coinvolgere ed entrare in contatto con lui. Il pubblico è una condizione imprescindibile per la realizzazione di un evento: senza pubblico l’evento non esiste!
Possiamo rivolgere il nostro evento di raccolta fondi a diverse tipologie di pubblico:
- donatori;
- possibili donatori;
- aziende;
- volontari;
- grandi donatori;
- aziende amiche o nuove aziende;
- stakeholder interni;
- pubblico generico da avvicinare al mondo del terzo settore;
- molto altro ancora.
Identifica il tuo pubblico e crea un evento che sia per lui memorabile!
Come: mettiti all’opera per pianificare il tuo evento
Organizzare un evento è razionalità: pianificazione e strategia.
Ecco le principali fasi.
Analisi e verifica
Verifica la fattibilità del tuo evento. Analizza le tue risorse, i competitor, l’ambiente e la possibilità di comunicazione verso l’esterno.
Definizione del piano
Progetta il tuo evento! Definisci il budget e lavora sulle due macro-voci: entrate ed uscite.
Timing & necessità
Pianifica temporalmente le azioni da intraprendere.
Management e organizzazione
Coinvolgi lo staff e i volontari: ad ognuno il suo compito.
Promozione
Metti in campo gli strumenti di comunicazione che ritieni necessari per fare in modo tale che il tuo pubblico di raggiunga.
Implementazione
Ci siamo! Il D-Day è arrivato. Questo è il momento in cui tutto quello che si è pianificato succede: ora e in un luogo specifico con tutti gli attori coinvolti.
Monitoraggio
Controlla che i tuoi obiettivi siano stati raggiunti. Verifica e raccogli i dati utili per preparare i tuoi report.
Report, learning e next step
Questa fase è importantissima perché dall’analisi dei risultati si può capire com’è andato l’evento e scegliere se si possa ripetere oppure no, quali sono stati i punti di forza e di debolezza e cosa si può migliorare per i prossimi eventi.
Follow-up
Racconta e ringrazia. Ringrazia gli sponsor e i partner tecnici per il sostegno e soprattutto il tuo pubblico e gli stakeholder per essere stati presenti al tuo evento. Racconta con immagini e video il tuo evento utilizzando gli strumenti di comunicazione che ritieni più adeguati (social media, newsletter e altro ancora).
Le tipologie di eventi
Ci sono diverse tipologie di eventi di raccolta fondi. Ecco le principali.
Manifestazioni di piazza
Scelto un prodotto, si lavora ad organizzare un evento o più eventi per poter raccogliere fondi a sostegno di una causa grazie alle donazioni delle persone per quel determinato prodotto. Si scelgono le piazze su cui essere presenti, si elabora un budget, avvalendosi possibilmente di un partner tecnico per la fornitura del prodotto, e si lavora alla pianificazione degli eventi e della loro promozione ricercando anche volontari che siano presenti ai banchetti.. E’ un lavoro complesso di pianificazione e di gestione degli eventi ma è anche l’evento di raccolta fondi più diffuso ed immediato.
Tips La scelta di un gadget identitario per una ONP è un processo lungo e che si sviluppa nel tempo. Quando si decide di fare questo tipo di eventi è necessaria una programmazione pluriennale per costruire nel tempo una relazione tra il prodotto proposto e l’identità del nostro brand.
Aste offline e online
Un’asta solidale è un evento in cui un’organizzazione non profit può mettere a disposizione dei beni materiali in suo possesso (o che le sono stati regalati) per raccogliere i fondi necessari per il sostentamento delle sue attività. L’asta è uno strumento complicato da utilizzare: organizzare un’asta ha un costo alto in termini sia di ore che di personale. L’asta può essere organizzata sia online che offline.
Tips Per la buona riuscita di un’asta bisogna avere il target di persone interessato al tipo di prodotto che abbiamo “sul piatto”.
Concerti e spettacoli
I concerti e gli spettacoli hanno un grado di complessità molto elevata e sono tra gli eventi più problematici da realizzare. Elabora il progetto e pianifica il tutto nei minimi dettagli: una location (pensiamo fuori dagli schemi con location non tradizionali come grotte o altre location originali considerando sempre però la fattibilità dell’evento), promuovi l’evento, gestisci il pubblico, occupati di tutti gli aspetti amministrativi e burocratici e agli aspetti logistici.
Tips Unisci al biglietto anche una campagna di raccolta fondi coinvolgendo ad esempio delle aziende che sono interessate a sponsorizzare gli eventi perché interessate al target.
Eventi sportivi
Gli eventi sportivi sono un’ulteriore forma di comunicazione e raccolta fondi per le ONP, che ben si prestano ad aggregare appassionati di una disciplina (o di più discipline) coinvolgendoli nella raccolta di risorse, sia diretta che indiretta.
Tips Puoi realizzare un tuo evento oppure agganciarti a un evento sportivo già esistente per raccogliere fondi per la tua ONP.
Cene e convegni
Costruisci degli eventi che raccontino dei contenuti in linea con il tuo target.
- Per le cene, scegli un catering che possa essere in linea con la tua mission (es. un’impresa sociale), non dimenticare l’intrattenimento e pianifica bene la vendita dei tavoli coinvolgendo il tuo board.
- Per i convegni, scegli dei contenuti che raccontino e che siano interessanti per il tuo pubblico per non farlo scappare!
Tips La location non è mai un dettaglio: costruisci un evento che sia importante per l’esperienza del tuo pubblico
Eventi aziendali
I più diffusi sono i community day o le giornate del volontariato: un’azienda individua una ONP di suo interesse e organizzano una giornata di volontariato. Per l’azienda diventa una giornata anche di team building, per le ONP è, invece, un modo per ricevere una donazione e per ricevere qualcosa di utile (come la tinteggiatura dei locali o la sistemazione del giardino).
Tips – Mantieni la relazione con l’azienda. Dopo la giornata, ringrazia e coltiva la relazione con l’azienda.
Eventi speciali
Studia degli eventi ad hoc per soddisfare il tuo obiettivo o il tuo pubblico, oppure scova eventi già esistenti ai quali pensi possa abbinarsi la tua realtà in qualità di beneficiaria attiva.
Tips – Sii originale ma non dimenticare la fattibilità!
Eventi e pandemia
Un anno di cambiamenti
Lo scoppio della pandemia ha messo a dura prova molti settori lavorativi. Il mondo degli eventi è stato fortemente colpito: tutti gli eventi in programma da marzo 2020 in avanti sono stati o posticipati (e alcuni non ancora realizzati), altri cancellati. Abbiamo vissuto giorni e mesi di incertezza in quanto non sapevamo quale fosse il nostro futuro, ma soprattutto eravamo preoccupati per la sicurezza.
In questo clima di incertezza, c’è chi ha deciso di fermarsi e chi, invece, ha voluto guardare oltre e adattarsi al momento e al cambiamento inventandosi nuove forme di aggregazione grazie all’utilizzo degli strumenti digitali.
Il digitale ha “salvato” molti eventi, li ha convertiti e ha permesso comunque di fare delle raccolte fondi fuori dall’ordinario.
Cene e aperitivi digitali
Nel 2020, sono molte le Onlus che hanno organizzato aperitivi e cene di gala in diretta su Zoom: ogni “commensale” poteva scegliere di acquistare una box con l’aperitivo oppure con una cena stellata, fare una donazione e collegarsi in diretta, dalla propria casa, con gli altri partecipanti. Sono stati eventi diversi rispetto all’ordinario che hanno permesso di sostenere cause anche durante la pandemia. Una cena online, è una bella iniziativa però sicuramente ci sono degli aspetti che non possono essere “trasferiti” all’online come il networking, la relazione e lo stare insieme come succede durante una cena dal vivo.
Eventi di piazza online
Oltre alle cene in diretta su Zoom, diversi sono stati i “banchetti” virtuali. AIRC ha spostato il più grande evento di piazza sul web con la vendita delle azalee della ricerca grazie ad Amazon (leggi: https://bit.ly/3xGdCpl) o ancora, la Fondazione Umberto Veronesi che, sempre attraverso Amazon, ha messo sulla piazza virtuale il suo “pomodoro per la ricerca”. Sono iniziative nate durante la pandemia ma che continuano tutt’ora: oggi è ancora possibile donare online per queste due realtà attraverso lo stesso canale.
Un altro caso di successo che si è svolto durante la pandemia è la campagna delle Rose di Santa Rita messa in atto dalla Fondazione Santa Rita da Cascia: si tratta dell’evento di pizza più grande di questa realtà. Un evento che si inizia a preparare da settembre per realizzarsi nel mese di maggio. Tutte le rose erano state acquistate e i volontari erano pronti per allestire e animare i banchetti e poi…la pandemia! Proprio grazie allo spirito dei volontari, la Fondazione Santa Rita da Cascia è riuscita a svolgere con successo anche questa edizione delle Rose di Santa Rita facendo arrivare a casa delle persone il fiore e consentendone anche l’acquisto online (guarda questo video: https://bit.ly/33caIuw)
Crisi e opportunità
La voglia di “andare oltre” e di realizzare gli eventi durante il periodo di incertezza portato dalla pandemia, ha portato ad utilizzare strumenti digitali e ad inventarsi nuove idee per raccogliere fondi per una causa. Sono state implementate strategie e strumenti di digital fundraising che hanno fatto superare l’ostacolo dal confinamento grazie alla anche alla tecnologia. Da un lato, dalla misurazione dei risultati di queste esperienze, possiamo aver imparato ad inserire nuovi strumenti nella nostra strategia di raccolta fondi per arricchire il funding mix. Dall’altro, questa esperienza ha anche insegnato al donatore che ci possono essere molti modi per donare e per sostenere la propria ONP (oltre al bollettino postale).
Daniele
Fusi
Aragorn
