Tabella dei Contenuti
Sei un fundraiser che vive in solitudine, con ansia e stress il suo lavoro?
Hai un consiglio di amministrazione o un direttore che crede che il fundraiser da solo può fare tutto?
L’immagine mostra due grafici a torta a confronto: quello che la gente (ed anche molti manager del nonprofit) pensa che i fundraiser facciano tutto il giorno (100% raccolta fondi tutti i giorni) e la triste realtà di tutti i diversi compiti che gestiscono al di fuori della raccolta fondi (riunioni interne, e-mail interne, ricerca di dati di bilancio e impatto, eccetera).
Il grafico è stato pubblicato da Michelle Benson su Linkedin e se guardi il post ogni commento aggiungeva altri “compiti” che il fundraiser è costretto a fare.
Hai idea di tutte le troppe attività che stai chiedendo al tuo fundraiser?
La ragione principale per cui i leader e i manager del non profit chiedono ai fundraiser di svolgere molte mansioni è che non investono abbastanza nel programma di raccolta fondi, quindi mettono il carico sui singoli fundraiser per fare tutti i compiti che un buon team di supporto potrebbe gestire al loro posto.
Quanto tempo hai per stare con i tuoi donatori?
Una volta che si eliminano le festività e gli altri giorni di ferie, si hanno solo circa 18 giorni al mese in cui si lavora davvero. Ciò significa che hai 144 ore al mese per connetterti e costruire partnership autentiche con i tuoi donatori.
Analizziamo ulteriormente e vediamo cos’altro stai facendo in quei 18 giorni che non è direttamente collegato al lavoro con e per i donatori. Ecco alcuni esempi dei diversi settori in cui il fundraiser può essere coinvolto su richiesta del suo responsabile:
• Riunioni: riunioni di gruppo, di reparto e di tutto il personale, oltre a eventuali riunioni extra a cui sei invitato e che non sono in linea con il tuo ruolo.
• Sistemi: Analisi dei dati e riunioni con colleghi tecnici per risolvere i problemi.
• Utilizzo delle tue capacità: revisione di elenchi o presentazioni PowerPoint per gli altri, modifica di e-mail o materiale di marketing perché “sei bravo in quelle cose”.
• Altri reparti: coinvolgimento nella pianificazione e nell’esecuzione di eventi o aziendali, non correlati allo sviluppo dei donatori del tuo carico di lavoro.
• Urgenze: necessità di fornire aiuto con l’emergenza x, y, z.
• Comunità:trascorrere del tempo nella comunità a eventi e incontri non correlati ai tuoi donatori.
Pensa ora per qualche minuto a una settimana media. Quante ore trascorri a fare cose che non sono legate ai tuoi donatori?
Alcune sono probabilmente necessarie, ma anche le riunioni necessarie possono essere svolte in modo semplificato.
Diciamo che in media 2,5 ore al giorno non riesci a dedicarle ai tuoi donatori perchè ti viene chiesto impegno su altro. Ciò toglie 50 ore dalle tue 144 ore di lavoro totali, lasciandoti 94 ore al mese per prenderti cura di 150 relazioni.
Quindi, ora hai poco più di 30 minuti per donatore al mese.
Adesso, analizziamo quali tipi di attività stai svolgendo per donatore e quanto tempo richiedono. Le attività possono variare da 5 minuti a diverse ore per donatore, a seconda delle forniture, delle capacità del CRM e del supporto amministrativo.
La tua lista di attività potrebbe includere:
- Scrivere un biglietto di ringraziamento personale
- Fare una breve telefonata di ringraziamento
- Scrivere un’e-mail significativa
- Chiamare un donatore per discutere un programma
- Esaminare un contenuto già creato (Newsletter/Storia), aggiungere una nota per personalizzarlo per il tuo donatore e spedirlo per posta
- Prendere una storia che hai sentito e scriverla in un’e-mail da inviare a un donatore interessato a quel programma
- Fare ricerche per conoscere meglio un donatore
- Ricercare articoli su un argomento di interesse per il tuo donatore e poi inviargli quel link tramite e-mail
- Rifletti sul tuo piano strategico per quel donatore e decidere quale sarà il prossimo passo ora che hai più informazioni
- Creare una proposta per una richiesta significativa
- Lavorare sul linguaggio e sull’approccio che adotterai per una richiesta
- Contattare un membro del consiglio di amministrazione o un altro membro della comunità per saperne di più su un donatore e su come potresti connetterti in modo più significativo
- Parlare e incontrarsi con lo staff del programma o visitare un programma in modo da poter parlare in modo più significativo di quel programma al tuo donatore
Qual è perciò il risultato di avere fundraiser che devono svolgere compiti non proprio facenti parti della loro professione? Meno entrate! Molte meno entrate. Il risultato di avere staff sottodimensionati (e sottopagati) è quello di avere molte meno entrate.
Ovvio che, se non hai mai investito sullo staff e le tue entrate sono stazionarie e ti permettono difficilmente di andare avanti, farai una scelta di investire con coraggio sulla tua organizzazione. Preferirai la tranquillità dello status quo, purchè non si alteri l’equilibrio economico della tua associazione.
Rifletti però attentamente: le organizzazioni nonprofit sono state create per raccogliere sempre lo stesso ammontare di fondi con cui navigare in “acque sicure”? O l’obiettivo è aumentare la raccolta fondi per soddisfare sempre nuovi bisogni?
Proviamo, per capire meglio, ad usare un’analogia con un tennista professionista. Quasi ogni tennista professionista ha un allenatore. Ma quelli che guadagnano oltre un milione di euro all’anno hanno un intero team di persone che si assicurano che il giocatore abbia tutto ciò di cui ha bisogno per esprimersi al meglio.
Ad esempio: non solo hanno un allenatore che si assicura che siano presenti agli allenamenti ogni giorno, fornendo strategia e incoraggiamento. Hanno anche un nutrizionista per assicurarsi che mangino correttamente, un preparatore atletico per assicurarsi che facciano il giusto esercizio fisico, uno psicologo dello sport per assicurarsi che la loro testa sia concentrata sul gioco. C’è un assistente che programma i tornei e gestisce il loro calendario giornaliero. Hanno un team di marketing e un team di social media, ecc.
Tutti questi team circondano il singolo tennista per assicurarsi che stia massimizzando le sue entrate. Questo è l’obiettivo finale.
Cosa succederebbe se il tennista dovesse gestire i propri social media, preparare i propri pasti, pianificare la sua giornata, ecc.? Non avrebbe tempo per il tennis.
Se il tennista da 1ml di € annue di entrate dovesse occuparsi di tutto…non avrebbe tempo per il tennis!!
Il fundraiser invece, che deve occuparsi di tutto, non ha tempo per il fundraising.
Il rischio burnout
Il carico di lavoro può persino diventare schiacciante, specialmente considerando che la media delle organizzazioni non profit dispone solo di 1-2 dipendenti a tempo pieno dedicati al fundraising (dato fornito dal Fundraising Planning Report 2023 di Bloomberg).
Devi ricordare che non sei solo nell’affrontare le sfide: avere risorse limitate è comune a tanti enti, ed è possibile trovare soluzioni intermedie come quella del coaching.
Per evitare il rischio burnout ricorda che:
1. Non puoi assumere altri compiti. Anzi, devi dire no ad alcune cose che stai già facendo.
2. Devi cercare aiuto.
3. Devi comunicare con il tuo team e dire loro che sei sopraffatto. E poi devi DELEGARE.
Ci sono innumerevoli compiti che probabilmente stai facendo che non richiedono il tuo impegno personale. Trova quei compiti ed esternalizzali subito.
I compiti che dovresti delegare
Ecco alcuni compiti relativamente facili da delegare:
- Commissioni generali: fai in modo che qualcun altro vada a ritirare la posta, depositare un assegno in banca o acquistare carta igienica per l’ufficio.
- Ricerca: trova sedi per eventi, cerca opportunità di sovvenzione e tutto ciò che riguarda semplicemente la raccolta di informazioni.
- Ricerca di articoli per aste, lotterie: qualcun altro può chiamare le attività della zona per chiedere carte regalo.
- Ritiro di donazioni in natura o monetarie: qualcun altro può ritirare quei 3 scatoloni di materiali o quei 50 € dalla chiesa locale.
- Confrontare piani internet o costi di stampa: qualcun altro può farlo per te.
- Gestione dei social media: qualcun altro ASSOLUTAMENTE può farlo per te!
- Rispondere a richieste generali sui servizi della tua organizzazione non profit: vedi se c’è un modo per automatizzare questo online.
- Coordinare i volontari: trova un volontario che coordini i volontari in modo che tu non debba farlo.
- Spedizione di invii: i volontari possono imbustare le lettere.
- Creazione/Modifica di grafica o video: qualcun altro può farlo per te.
- Inserimento dati nel tuo database di donatori: il volontario giusto sarà fantastico in questo!
La delega non è sempre facile e richiede un cambiamento di mentalità. Non tutto verrà fatto come vuoi tu, ma se il compito viene eseguito e soddisfa il tuo minimo standard di qualità, va bene.
“È più importante lasciare che gli altri ti aiutino che far sì che tutto sia fatto perfettamente, specialmente se alleggerisce il tuo carico e previene il burnout.”
Se coordini un team osserva il burnout anche tra i membri del team: come leader, è molto importante che tu rimanga in contatto con i membri chiave del tuo team e ti assicuri che il carico di lavoro non sia esagerato e che anche loro sappiano delegare.
Fatti aiutare da un consulente/coach
Ora che abbiamo esplorato perché dovresti delegare, vediamo più da vicino come un consulente/coach può supportare gli sforzi di fundraising della tua organizzazione nonprofit.
1. Sostegno alla Tua Crescita
Un consulente può lavorare con te per comprendere i tuoi obiettivi, fornire supporto e orientamento alle tue esigenze specifiche e offrire un’altra prospettiva. Puoi scegliere un coach che sia un esperto nelle aree più importanti per te in modo da avere una risorsa su cui fare affidamento e colmare le lacune di conoscenza. Dovrebbero sembrare un altro membro del tuo team che ti aiuta nella tua causa, aiutandoti a promuovere la tua missione e raggiungere i tuoi obiettivi.
2. Accelerare il Successo del Fundraising
Stai dedicando ore agli sforzi di fundraising ma non ti senti di ottenere il massimo da essi? Un consulente può aiutare la tua organizzazione nonprofit a raggiungere il successo nel fundraising più velocemente, offrendo suggerimenti sui tuoi strumenti e su come ottenere il massimo da essi. Offriranno anche anni di esperienza per darti consigli provati e sperimentati su come raggiungere gli obiettivi di fundraising della tua organizzazione nonprofit.
3. Sviluppo Professionale Continuo
Un servizio di consulenza per il fundraising dovrebbe offrire alla tua organizzazione nonprofit opportunità di formazione continua, al fine di aiutare il personale ad ottenere una comprensione più approfondita delle migliori pratiche, strategie e tecnologie di fundraising.
Qualsiasi bravo consulente, prima ancora di iniziare a lavorare con un’organizzazione nonprofit, per aiutarla a costruire e far crescere il proprio programma di donazioni, deve chiarire con l’organizzazione che se vogliono raccogliere fondi, devono liberare il fundraiser dal lavoro di routine e assicurarsi di avere un team di supporto intorno a lui per aiutarlo a costruire relazioni con i donatori.
Il caso: più personale può voler dire più efficienza
Il Nonprofit Communication Trend Report 2024 (lo scarichi qui) mostra che l’efficacia del team di comunicazione aumenta drasticamente una volta raggiunti i tre dipendenti a tempo pieno.
E qual è la dimensione media, negli USA, del team di comunicazione in base al budget dell’organizzazione non profit?
- Fino a $500.000: 1,4 dipendenti a tempo pieno
- Da $500.000 a $1 milione: 1,8 dipendenti a tempo pieno
- Da $1 milione a $5 milioni: 2 dipendenti a tempo pieno
- Da $5,1 milioni a $20 milioni: 2,9 dipendenti a tempo pieno
- Oltre $20 milioni: 4,2 dipendenti a tempo pieno
Cosa ci dice dunque questa indagine? Che, come il fundraiser, un responsabile comunicazione di una nonprofit oberato di lavoro è un problema sistemico nel settore nonprofit.
Noi di fundraising.it crediamo che tra i fundraiser vi siano le persone più talentuose e instancabili che incontriamo, ma è giusto aspettarsi che una sola persona faccia tutto?
Cosa puoi fare ora
1. Aggiusta le tue aspettative
Se puoi assumere solo un fundraiser o un responsabile comunicazione (spesso appena uscito dall’università!), accetta che nessuno dei tuoi canali di comunicazione o le tue raccolte fondi saranno di livello mondiale. Probabilmente è tutto ciò che la tua organizzazione può permettersi: devi allora smettere di confrontare la tua comunicazione o la tua raccolta fondi con quelle delle grandi organizzazioni benefiche che hanno grandi professionisti. Il tuo responsabile della comunicazione e il tuo fundraiser stanno già facendo un lavoro incredibile a tenere in piedi tutte le attività.
2. Investi in specialisti
Se non vuoi che il tuo marchio sia il secondo migliore in tutto, metti i soldi in gioco. Assumi un esperto di copywriting. Assumi un professionista di graphic design. Assumi un mago dei social media. E così via. Allora il tuo Responsabile Comunicazione potrà giocare il ruolo di direttore d’orchestra, riunendo al meglio tutti questi specialisti. I finanziamenti seguiranno, ma devi prima investire.
3. Ricorda sempre che:
• I fundraiser non sono operatori di miracoli.
• I fundraiser possono essere eccezionali tuttofare.
• Non è giusto pensare che un team composto da 1 sola persona possa svolgere perfettamente innumerevoli lavori.
Un programma di donazioni di alto livello di successo richiede un gruppo di persone in grado di supportare il tuo responsabile del fundraising in modo che possa costruire relazioni con i donatori e, in definitiva, portare più entrate all’organizzazione.
Ora, perché il mondo del tennis professionistico lo capisce e il settore nonprofit no?
Perché siamo concentrati sul contenimento dei costi, non sul guadagno. Perdiamo di vista la visione d’insieme e ci concentriamo solo sul mantenere bassi i costi.
Smettila di intaccare il tempo prezioso dei tuoi fundraiser assegnando loro qualsiasi compito tranne quello di lavorare con i loro donatori!
