Organizzare un evento: i primi passi da fare

Organizzare un evento è una importante occasione mediatica per qualsiasi tipo di azienda e organizzazione del Terzo Settore. Un appuntamento che, se ben sfruttato, può garantire un importante ritorno in termini economici ma soprattutto di visibilità e percezione del brand.

Per far sì che tutto sia veramente perfetto, la progettazione e la preparazione giocano un ruolo assolutamente decisivo.

La buona riuscita dell’evento dipende esclusivamente dalla dedizione con la quale andrai ad organizzare tutto in dettaglio e nella creatività che riuscirai a mettere in campo.

Ecco perché è indispensabile iniziare a pianificare ogni aspetto per tempo, e adottare quegli espedienti e quelle soluzioni che riescano a sorprendere i partecipanti.

Di seguito i 5 passi sui quali è bene concentrare principalmente l’attenzione per riuscire ad organizzare un evento aziendale perfetto + 1 bonus finale: la Event Checklist con tutti i passaggi da fare:

Focus sul pubblico

Bisogna prima di tutto focalizzare la propria attenzione sul pubblico al quale ci si rivolge.

Un pubblico di potenziali clienti è diverso da un pubblico di fornitori. Per cui è bene non perdere mai di vista il target di riferimento durante ogni singola fase dell’organizzazione. Ciò consentirà di imprimere maggior “forza” ed impatto all’evento cui vogliamo dar vita. E ci permetterà di far sì che questo non risulti poco centrato o noioso.

Definisci il budget

È ovvio che il budget sia fondamentale nel determinare la qualità delle soluzioni che andrai ad adottare.

Più è grande ed importante l’evento, per forza di cose maggiore dovrà essere il budget messo a tua disposizione.

Conoscere anticipatamente l’ammontare del budget che potrai utilizzare è di notevole importanza. Perché fa sì che tu possa sapere in anticipo quanto ti è possibile “spingerti” nell’adottare i servizi che ritieni maggiormente d’impatto.

Nel caso in cui tu fossi invece chiamato ad organizzare un evento di una certa importanza, ma disponessi invece di un budget limitato, non ti rimane che fare di necessità virtù (dando fondo a tutta la tua creatività) o costruire un piano di fundraising così da raccogliere i fondi necessari.

Elenca idee e soluzioni

Mettere a punto una lista delle idee più brillanti che ti vengono in mente per l’evento che ti accingi ad organizzare è di grande importanza per la buona riuscita dello stesso.

Spesso si tende a non concretizzare idee che avrebbero effettivamente potuto apportare del valore, soltanto perché queste vengono dimenticate o accantonate in favore di altre che in seguito si rivelano essere meno brillanti.

Sia che si tratti di soluzioni riguardanti i servizi di catering, di intrattenimento o dell’organizzazione in generale, mettere a punto un elenco delle idee più geniali ci aiuterà a non dimenticare nessuna delle nostre trovate più creative.

Determina i servizi

Organizzare un evento di successo significa progettare e pianificare in anticipo tutte quelle soluzioni che contribuiranno a migliorare la percezione che ciascuno dei partecipanti avrà del nostro brand.

Per questo è necessario adoperare grande cura nella scelta dei servizi, e ciò è possibile soltanto individuando le migliori risorse ed i migliori professionisti disponibili sul territorio.

Scegliere un ottimo catering è di fondamentale importanza per migliorare la percezione di benessere di coloro che parteciperanno: affidiamoci dunque a chi saprà stuzzicare con gusto e fantasia il palato del pubblico presente.

Nel caso in cui vi sia un pubblico internazionale, la scelta degli interpreti assume un ruolo particolarmente rilevante perché consente di abbattere ogni barriera legata alla lingua e permetterà a tutti di poter comprendere cosa dicono i relatori in tempo reale.

Giocano un ruolo importante anche i servizi audio e video, per far si che anche coloro che si trovano a distanza dal palco possano comprendere ogni parola e vedere tutto come se fossero in prima fila.

Pubblicizza il tuo evento

Per organizzare l’evento aziendale bene, devi fare in modo da informare tutti coloro che possono essere potenzialmente interessati a prendervi parte.

Per questo è necessario pensare ad una strategia di comunicazione efficace e mirata. Ed oggi vi sono potenti strumenti di marketing adatti allo scopo. Tra questi vi sono le inserzioni sui social, grazie alle quali è possibile raggiungere un pubblico “targettizzato”, e accurate campagne di email marketing.

Inizia l’evento!

Verifica in maniera diretta quelle che sono le sensazioni del pubblico. Interagisci direttamente con gli intervenuti provando a chiedere se tutto proceda bene e se l’evento sia di loro gradimento.

Questi sono gli aspetti da tenere sempre a mente se si desidera organizzare un evento aziendale perfetto. E per far sì che l’azienda possa ricavarne il ritorno desiderato sia in termini economici che di immagine.

Bonus finale: La Event Checklist

• Definire il Responsabile, la persona che coordina tutti gli altri
• Definire il luogo e la data
• Definire il titolo dell’evento e i contenuti
• Definire il target di riferimento e costruzione delle liste di promozione
• Fare il piano degli obiettivi: quante persone vuoi raggiungere?
• Dividere i ruoli: chi crea la landing page, chi fa la promozione, chi si occupa dell’organizzazione, e così via…
• Coordinare il team di lavoro e assicurarsi che raggiungano i loro obiettivi
• Mandare report settimanali
• Chiedere aiuto per risolvere problemi e trovare nuove idee per raggiungere l’obiettivo
• Coccolare gli iscritti e aggiornarli sull’evento
• Post-evento: ringraziare