Devi organizzare un evento online? Anche tu hai dovuto cancellare i tuoi eventi di raccolta fondi a causa del Covid e sei stato costretto a pensare a qualche alternativa?
In questo articolo Valentina Barbaglia, fundraiser nell’Area Individui in Dynamo Camp, ci racconta come la sua organizzazione ha trasformato un momento di crisi in un’opportunità.
Il No Zone Virtual Party è un nuovo format di evento, da svolgere direttamente nelle case dei donatori. Un esempio concreto per grandi e piccole realtà.
Scopri la case history di Dynamo Camp e iprendi nota dei10 consigli per realizzare un evento di raccolta fondi online.
Cosa troverai in questo articolo
La realtà di Dynamo Camp
Ogni storia che si rispetti ha una premessa
Dynamo Camp ha attorno a sé una Rete di Ambasciatori che hanno scelto di prendere un impegno importante: organizzare eventi di raccolta fondi con l’obiettivo annuale di donare una settimana di vacanza completamente gratuita a bambini con patologie gravi o croniche che a Dynamo Camp potranno tornare ad essere semplicemente bambini.
Cos’è successo con l’emergenza Covid-19?
Nel 2020 tutti gli eventi fisici promossi dalla Rete sono stati annullati e, nonostante molti Ambasciatori abbiano reagito positivamente organizzando eventi online, la raccolta fondi ha registrato un brusco arresto.
Avevamo due possibilità
- 1. Attendere che l’emergenza COVID-19 volgesse alla fine e che gli eventi potessero così riprendere il loro normale flusso.
- 2. Metterci in discussione e ripensarci in vista del periodo che stavamo vivendo.
Abbiamo così scelto di scendere in campo ed organizzare un evento a marchio Dynamo che rispettasse le normative vigenti ma che desse a donatori, volontari e famiglie un chiaro segnale di presenza.
Il progetto in 10 step
#1 fermati e osserva
Se sei alla ricerca di una buona idea non la troverai stando seduto in una stanza. Alzati, esci e osserva ciò che sta accadendo attorno a te.
Cosa stava succedendo nel febbraio 2021?
- Tutta Italia, e di conseguenza anche i nostri donatori, erano chiusi nelle proprie case;
- Nasceva un bisogno di socializzazione e condivisione di momenti con persone vicine e lontane con metodi diversi;
- Aumentavano gli ordini online e si diffondevano le box a domicilio (subscription box, mystery box…).
#2: immagina
Dopo aver osservato cosa succede attorno a te libera la tua creatività: un foglio bianco, qualche schizzo e tante idee. È da qui che un progetto inizia a prendere forma.
Dall’unione tra analisi del contesto sociale e bisogno di Dynamo è nata l’idea del No Zone Virtual Party:
A fronte di una donazione di 35€ i donatori avrebbero ricevuto a casa una box aperitivo per due persone con all’interno una bottiglia di vino ed alcuni prodotti salati.
Un kit davvero completo per organizzare un aperitivo online con persone lontane oppure un piccolo momento speciale e solidale tra persone che vivono nella stessa casa.
#3: cerca il fornitore più adatto a te
Un elemento sicuramente importante nella buona riuscita di un evento è il coinvolgimento di un fornitore che sappia soddisfare al meglio le vostre necessità.
Nel nostro caso, avevamo bisogno di:
- Esternalizzare il processo di assemblaggio e consegna box;
- Garantire la consegna in tutta Italia per poter così raggiungere tutti i nostri donatori e ambasciatori;
- Essere tempestivi – l’aperitivo doveva svolgersi tra il 27 e il 28 febbraio, quello che doveva essere l’ ultimo weekend DPCM. “Se lo vogliamo fare lo dobbiamo fare adesso!”.
#4: pianifica budget di investimento e raccolta fondi
Prima di lanciarti in un progetto chiediti quanto sei disposto a spendere e quanto vorresti raccogliere. Ricordati che non è importante avere un grosso budget di investimento ma piuttosto creare un progetto che, grande o piccolo che sia, corrisponda alle tue necessità di raccolta fondi.
Per ogni singola box abbiamo stabilito un budget di spesa di 25 euro e un budget minimo di raccolta fondi di 10 euro.
Per raggiungere il nostro obiettivo di raccolta fondi abbiamo pianificato di distribuire 100 box con una donazione minima di 35 euro l’una; un traguardo per noi raggiungibile in periodo lockdown e un test significativo per lanciare un nuovo format di evento solidale a casa.
Sulla base di budget di spesa e desiderio di raccolta fondi abbiamo creato la box aperitivo più adatta a noi; un prodotto piacevole per il donatore ma che ci consentisse un margine di raccolta fondi soddisfacente.
#5: rendi tuo l'evento
È la tua festa! Rendila unica con piccoli dettagli che parlino di voi ma soprattutto che facciano sentire il donatore protagonista di una storia importante.
Il No Zone Virtual Party ci avrebbe dato la possibilità di entrare nelle case dei nostri donatori e di raccontare la storia dei tanti bambini ospitati al Camp. Era quindi importante che la box parlasse di Dynamo Camp e che raccontasse al meglio chi siamo e cosa facciamo grazie ai nostri donatori; sì, anche proprio grazie a quel donatore che avrebbe aperto la nostra scatola aperitivo.
L’aperitivo solidale voleva inoltre lanciare un chiaro messaggio a tutti quei volontari e donatori a cui mancava poterci venire a trovare: noi ci siamo anche se distanti!
Abbiamo così deciso di personalizzare la box andando ad inserire al suo interno alcuni elementi che l’avrebbero resa davvero unica:
- due tovagliette uguali a quelle che i bambini utilizzano al Camp e che i donatori avrebbero potuto adoperare per rendere ancora più speciale il loro aperitivo. Su ogni tovaglietta, inoltre, vi era rappresentata la mappa del Camp; uno strumento divertente per accorciare le distanze tra noi ed i donatori;
- bicchieri e tovaglioli brandizzati Dynamo;
- l’ultimo numero del magazine di Dynamo Camp che racchiude le testimonianze, le storie ed i sorrisi dei bambini ospitati a Dynamo Camp e delle loro famiglie.
#6: dillo a tutti!
Dopo aver organizzato l’evento curando i più piccoli dettagli, non ti resta che dirlo a tutti.
Come? Ecco le attività che abbiamo messo in atto per la promozione del nostro evento:
- invio dem a tutto il database – 7 febbraio
- invio sms o messaggio Whatsapp personalizzato ad ambasciatori – 9 febbraio
- attivazione adv Facebook – dal 7 febbraio al 18 febbraio
- pubblicazione post organico su facebook – 15 febbraio AZIONE VINCENTE
#7: prenditi cura del donatore
Quando ordini un prodotto online ti aspetti di ricevere una comunicazione che ti informi che il tuo ordine è andato a buon fine.
Conferma di ricezione della box
Il 18 febbraio, giorno della chiusura ordini, abbiamo inviato un’email a tutti i donatori con l’obiettivo di ringraziarli ma soprattutto di informarli che nel giro di pochi giorni avrebbero ricevuto la box aperitivo. All’interno dell’email abbiamo inserito due sorprese:
- link ad una playlist Spotify dedicata all’evento;
- link con accesso a tutti i magazine Dynamo con le storie e le immagini dei bambini ospiti al Camp.
Ringraziamenti
Quando la festa finisce e le luci si spengono non ti resta che ringraziare chi ha scelto di essere al tuo fianco!
In fase di ringraziamento abbiamo diviso i donatori in due gruppi in base all’importo di donazione.
- Donazione > 35 €
Invio di lettera di ringraziamento in forma cartacea, accompagnata da certificazione di donazione e biglietto prestampato con la frase di Mattia, bambino di 8 anni ospitato a Dynamo Camp.
- Donazione = 35 €
Invio di lettera di ringraziamento e certificazione di donazione in forma digitale.
#8: analizza l’obiettivo raggiunto
Tieni sempre ben presente l’obiettivo che ti sei dato e, se puoi, superalo!
16 febbraio – obiettivo raggiunto: 100 box ordinate
18 febbraio – risultato finale: 180 box ordinate
Il 16 febbraio, a due giorni della chiusura ordini, abbiamo pubblicato un post sulla nostra pagina facebook: l’ultima chance per ordinare la box aperitivo Dynamo Camp. Questa azione si è rivelata essere davvero vincente; nelle ultime 48 ore prima della chiusura ordini abbiamo ricevuto altri 80 ordini di box per un totale di 180 aperitivi ordinati in 11 giorni.
Cosa significa? I donatori sono più vicini di quello che spesso immaginiamo e, più precisamente, nel nostro caso si trovano sui social. È quindi importante scegliere il canale di comunicazione più adatto a noi e ai nostri donatori.
#9: chiedi feedback ai donatori
Se ti stai domandando come sia andato il tuo evento chiedilo a loro: i donatori. Chiedi feedback per trovare punti di forza e miglioramento.
A conclusione del nostro evento sono stati numerosi i feedback da parte dei donatori che hanno scelto di raccontarci la loro esperienza con il No Zone Virtual Party. Assieme a loro abbiamo identificato i punti di forza dell’evento, le potenzialità nascoste, i possibili elementi di miglioramento ma soprattutto abbiamo raccolto tante nuove idee su come rendere l’aperitivo Dynamo sempre più speciale ed indimenticabile.
#10: Riproponi
Se un evento ha funzionato potresti sempre pensare di riproporlo.
Il No Zone Virtual Party è stato un progetto pilota che aveva tra gli obiettivi quello di sondare il terreno per la partenza di una nuova tipologia di eventi in cui i nostri donatori sono fisicamente un po’ più distanti ma sicuramente sempre uniti dall’amore per la nostra mission.
Si è trattato di un evento che si è dimostrato essere fortemente ripetibile nel tempo grazie soprattutto alla esternalizzazione del processo di creazione e consegna box che ha fortemente abbattuto il costo di ore lavoro del nostro Team.
Un evento che ben si presta alla creazione di più appuntamenti nell’arco dell’anno e per il quale è possibile pensare a format nuovi e capaci di coinvolgere i nostri donatori in momenti unici sempre pieni di sorprese.
Ed ora? Abbiamo già tante idee per la testa. Non ci resta che rimetterci subito al lavoro!
