Le riunioni del consiglio di amministrazione sono, per le organizzazioni nonprofit, enormi occasioni mancate.
Quanto spesso sentiamo parlare di riunioni lunghe e noiose, di membri del consiglio che non sono coinvolti, di bassa partecipazione alle riunioni? Gli studi più convincenti sulla soddisfazione dei membri del consiglio di amministrazione dimostrano che i più felici sono quelli coinvolti nella pianificazione della crescita e del successo futuro dell’organizzazione nonprofit.
Questo è ciò che desiderano veramente!
Forse per motivi che non capisci del tutto e che non hai tempo di approfondire, il tuo CdA impiega troppo tempo per portare a termine le cose, aggiungendo ulteriori carichi al tuo lavoro, mentre l’ideale sarebbe che il tuo consiglio guidasse insieme a te.
Tutto questo è colpa dei consiglieri? A Fundraising.it non la pensiamo così.
Sia che tu sia un fundraiser in una piccola organizzazione o un direttore dell’ufficio raccolta fondi, devi iniziare a modificare l’approccio alle riunioni del tuo CdA!
Puoi avere i migliori collaboratori, uno staff numeroso, una campagna di raccolta fondi perfettamente pianificata, ma se il tuo CdA non è convinto sentirai sempre di più la difficoltà del tuo ruolo.
1 - Smetti di annoiare i membri del tuo consiglio
Hai proprio capito bene, il primo suggerimento che ti diamo riguarda il modo in cui tu stai gestendo le riunioni del tuo CdA, perché la prima responsabilità se un consiglio “non funziona” è che, probabilmente, tu non lo stai facendo funzionare.
Il problema è che tu vuoi che approvino le idee che gli hai presentato, e che lo facciano subito. Indipendentemente da come vengono pianificate le riunioni del consiglio, e qualunque sia l’aspetto degli ordini del giorno, scommettiamo che la maggior parte dei membri desidera qualcosa di diverso da quello che vuoi tu?
2 - Mettiti nei panni di un consigliere
Sappiamo che ti chiediamo qualcosa di impossibile e di “irrealisticamente ambizioso”. Ma immagina cosa sarebbe possibile se i membri del tuo consiglio uscissero dalle riunioni provando alcuni di questi sentimenti che ti elenchiamo sotto.
Staresti creando collaboratori e leader che potrebbero affrontare alcune delle tue priorità per l’anno insieme a te, e non dei meri consiglieri che devono ratificare quello che tu vuoi che ratifichino.
Ecco come un consigliere di amministrazione si vorrebbe sentire quando esce da una riunione:
1. “Sono orgoglioso di far parte di questa organizzazione.”
2. “Ho imparato tanto del lavoro che stiamo facendo, e non vedo l’ora di condividerlo con i miei amici e familiari.”
3. “La mia voce è stata ascoltata mentre abbiamo lavorato con il direttore esecutivo per districare un nodo importante/esplorare una nuova opportunità.”
4. “Ho appreso qualcosa che mi aiuta a comprendere i problemi alla radice e che hanno portato alla sfida che stiamo cercando di risolvere come organizzazione.”
5. “Sono diventata un’ambasciatrice entusiasta dell’organizzazione, che può coltivare nuove relazioni per l’organizzazione.”
6. “Il mio tempo è stato valorizzato; la riunione è stata ben pianificata e gestita.”
7. “Sento il bisogno di adempiere ai miei doveri.”
8. “Ho conosciuto gli altri membri del consiglio come persone, non solo come curriculum.”
9. “È stato entusiasmante vedere che nelle nostre riunioni riusciamo a fare un lavoro importante e intelligente.”
10. “Le relazioni del direttore esecutivo e dello staff sono state informative, interessanti e ispiratrici.“
3 - Accendi l’interesse
Tutto si riduce a una semplice equazione:
Informa + Arricchisci + Coinvolgi = Accendi
Diciamoci la verità: le riunioni noiose del consiglio non superano mai la fase di “informare”, e i membri del consiglio escono da queste riunioni annoiati.
Devi ricordare che ogni membro del consiglio ha una fiamma di passione accesa per il lavoro che fa la tua organizzazione (se non ce l’ha, forse dovresti riprendere in considerazione come mai sia entrato a farne parte…).
Il compito del direttore esecutivo e del presidente dell’organizzazione è di far si che ogni membro possa essere informato, possa apprendere qualcosa che arricchisca la sua comprensione del tuo lavoro, e possa avere una voce che sia riconosciuta come preziosa.
4 - Informa, arricchisci, coinvolgi
Ti descriviamo ora le tre fasi dell’informare, arricchire e coinvolgere.
Fase A) Informa
Questa è in genere la fase su cui viene impiegato il maggior tempo prima e durante una riunione del consiglio, e spesso le informazioni sono ripetitive con materiali inviati in anticipo.
Rifletti su come puoi informare in modo diverso il tuo consiglio durante le riunioni.
Per una presentazione finanziaria, qual è la storia che raccontano i numeri? Per un direttore esecutivo, la sua presentazione al consiglio non dovrebbe essere solo informativa, dovrebbe essere ispiratrice e piena di storie di impatto.
Fase B) Arricchisci
Ragiona come un consigliere e chiediti: come posso imparare di più sulle cause del problema per cui l’organizzazione sta lottando, sul lavoro di altri colleghi nel settore o nella nostra comunità?
Due idee: invita un esperto del settore, una donatrice o un beneficiario alla riunione. Fai sentire un’altra voce che possa aiutarti ad arricchire la riunione e a uscire dalle solite questioni. Oppure invia, in anticipo, un articolo che approfondisce le tematiche e dedica del tempo a discutere l’articolo e le sue implicazioni.
Fase C) Coinvolgi
Non limitarti a dire ai membri del consiglio che la loro voce conta. Dimostralo. Anche solo chiedere loro di aiutarti a rinnovare le noiose riunioni è un inizio!
Spesso il tuo consiglio di amministrazione semplicemente non ne sa abbastanza, non è abbastanza vicino per poter aiutare a riflettere su una sfida.
Un approccio che può aiutarti a inquadrare le discussioni e ottenere input preziosi: presenta un problema che stai affrontando. Chiedi: “Quali domande dovremmo porci per affrontarlo?”
Funziona bene anche un altro approccio: presenta una decisione strategica che deve essere presa insieme a diversi percorsi che l’organizzazione potrebbe intraprendere. Chiedi al consiglio: “come dovremmo affrontare la decisione su quale percorso intraprendere? Quali sono i pro e i contro che vedi?”.
Il coinvolgimento può anche essere un workshop di storytelling in cui i membri del consiglio sviluppano storie ed esercitano la loro capacità di parlare dell’organizzazione in modo chiaro e convincente.
E, a proposito, meglio informi e più ti impegni ad arricchire, più prezioso sarà il coinvolgimento e più i membri si sentiranno valorizzati.
5 - Come passare dalla teoria alla pratica
Riprendi in mano quello che avevi pianificato come punti all’ordine del giorno dei prossimi CdA: rileggili alla luce dello strumento di pianificazione che ti abbiamo appena fornito e in base a quello reimposta i temi principali di ogni riunione dell’anno.
Quindi inizia a costruire opportunità di arricchimento basate su questi temi principali.
Alla prima riunione raccogli input, progettando sempre le riunioni con l’equazione informa+arricchisci+coinvolgi.
Un caso - La storia di Stefano: un CdA stagnante che ha portato l’organizzazione alla chiusura
Stefano, 30 anni fa, è stato tra i fondatori di un’organizzazione nonprofit. Parliamo al passato perché ora quest’organizzazione non esiste più! Una volta che Stefano è andato in pensione, in pochi anni, senza più una figura trainante e con un CdA stagnante, l’organizzazione è implosa.
Il motivo della scomparsa di questa organizzazione ce lo ha raccontato Stefano stesso, durante un colloquio: il suo problema era che aveva un consiglio di amministrazione stagnante.
Cosa intendiamo per “consiglio di amministrazione stagnante”? E’ un CdA fatto di persone che promettono di fare questo e quello, ma poi non dicono più nulla.
Parlando con molti di questi membri degli anni, abbiamo imparato che spesso credono che il loro contributo principale sia quello di permettere alla tua organizzazione non profit di essere associata al loro nome. “Sono vicepresidente della Banca XYZ. Faccio parte del tuo consiglio. Non è abbastanza?“. Non sollecitano i loro contatti personali. Non si rimboccano le maniche. Molti non includono nemmeno la tua agenzia nelle loro donazioni.
Le 3 fasi di sviluppo di un consiglio di amministrazione
A grandi linee, i consigli di amministrazione attraversano tre fasi di crescita organizzativa:
• La fase di organizzazione, guidata dal/dai fondatore/i
• La fase di governo, guidata dai fiduciari/membri del consiglio
• La fase istituzionale, in cui lo staff e il consiglio di amministrazione raggiungono l’integrazione
In sostanza, il duro lavoro della governance riguarda la costruzione del futuro: parliamo spesso della missione, della visione e dei valori dell’organizzazione non profit, ma la visione, che consiste nel definire la direzione dell’organizzazione e come ci arriverà, è responsabilità del consiglio di amministrazione, in particolare nell’ambito dei poteri conferiti al suo comitato esecutivo, in sintonia con l’amministratore delegato / direttore.
I consiglieri che vivono appieno il loro ruolo sono pienamente impegnati nella vita e nella crescita dell’organizzazione, indipendentemente dalla sua fase di sviluppo. Mettono prontamente a disposizione le loro competenze, talenti, relazioni e risorse finanziarie per contribuire al progresso dell’organizzazione nonprofit.
Idealmente, un consiglio di amministrazione dovrebbe proiettarsi al futuro e chiedersi: “Come definiamo il successo? Per cosa vogliamo essere ricordati? Cosa realizzerà alla fine il nostro lavoro? Come misureremo il nostro impatto e come ci prepariamo a raggiungerlo?”
Cosa abbiamo imparato
L’ottimizzazione delle riunioni del CdA è cruciale per il successo e la sostenibilità delle organizzazioni non profit. Questo richiede un cambiamento di approccio da parte dei dirigenti, che devono impegnarsi a coinvolgere attivamente i membri del consiglio, trasformandoli da semplici ratificatori in collaboratori entusiasti.
Il coinvolgimento attivo, l’arricchimento delle discussioni e la trasformazione della teoria in pratica sono elementi fondamentali per accendere l’interesse dei membri del consiglio e garantire una governance efficace.
