Il tuo Consiglio di Amministrazione ha già un programma di orientamento stimolante e ben organizzato per i nuovi membri? La tua organizzazione ha un processo di selezione dei nuovi membri del consiglio di amministrazione?
Stiamo dicendo cose strane vero? In effetti è così, ma far parte del consiglio di amministrazione di un ente nonprofit non è un diritto acquisito, quanto un privilegio, il privilegio di poter donare del tempo ad una causa benefica per migliorare la società.
Come fare selezione per il tuo consiglio di amministrazione?
Per molte organizzazioni nonprofit la selezione dei membri del Consiglio di Amministrazione non esiste, sono persone “catapultate” nell’incarico da parte dei consiglieri o dei presidenti uscenti senza una reale verifica della loro adesione alla causa. È necessario dunque creare un programma di “ingaggio” di nuovi consiglieri di amministrazioni. Iniziamo con le frasi sbagliate e quelle giuste da usare in questa fase.
Le frasi da non dire mai
Ecco alcune frasi da non dire mai quando si incontra per la prima volta un potenziale nuovo membro del consiglio di amministrazione:
1. Questo incarico non richiede tempo, non deve venire a tutte le riunioni e si può collegare da remoto se vuole;
2. Questa è una grande organizzazione! (ma poi non si spiega il perchè);
3. Gli altri membri sono molto bravi;
4. C’è un obbligo di impegnarsi nella raccolta fondi, ma…(ricorda che quando inserisci un “ma..” in una frase si invalida tutto il resto.)
In questo modo non impari nulla rispetto a chi hai davanti, sembra che devi “vendere” la tua organizzazione e non sei chiaro rispetto a quelli che sono gli obblighi nel ricoprire tale ruolo.
Le domande che devi fare
Durante un primo colloquio con un potenziale nuovo membro del consiglio di amministrazione puoi fare le seguenti domande:
1. Che cosa conosci della nostra organizzazione? Perchè sei interessato a donare tempo ed energia per il nostro progetto?
2. Quali sono secondo te le caratteristiche di un bravo consiglieri di amministrazione?
3. Fare fundraising è un significativo impegno per chi è nel consiglio di amministrazione Che esperienza ha nel fundraising?
4. Oltre ai consigli di amministrazione ci potranno essere anche incontri con i donatori e ulteriori riunioni. La sua agenda le può permettere tale tipo di impegno?
5. Come membro del consiglio di amministrazione le sarà chiesto di portare la sua esperienza, visione strategica, contatti a servizio dell’organizzazione. E’ disponibile a ciò?
Per avere un Consiglio di Amministrazione che funziona, un’organizzazione nonprofit ha bisogno di membri del consiglio che capiscano come poter aiutare. Questo vale sia per i membri del consiglio di lunga data sia per i nuovi membri.
Capirai dunque che è importante creare un programma di orientamento per il consiglio di amministrazione: iniziamo a crearlo partendo da una caso reale (il nome ovviamente non è quello vero).
Un caso reale: quando fallisce il programma di orientamento
Oggi ti raccontiamo la vera storia di Maria e la sua recente esperienza quando è entrata a far parte di un Consiglio di Amministrazione.
Maria era stata coinvolta come donatrice dell’organizzazione. Ha accettato con entusiasmo di entrare a far parte del consiglio di amministrazione perché credeva di poter fare la differenza.
Durante il processo di reclutamento, ha ricevuto alcuni materiali di base sul “lavoro”, in particolare un documento che delineava ruoli e responsabilità.
Quando è arrivato il momento della sua prima riunione del consiglio si è iniziato a lavorare subito senza che ci fosse stato un’introduzione adeguata a quello che l’aspettava nel nuovo incarico.
Tuttavia, Maria entrò in sala meeting sentendosi entusiasta. Le viene indicato un tavolo pieno di raccoglitori, ognuno con un nome, ma non c’era nessun raccoglitore per lei.
La segretaria del consiglio le dice di prendere il raccoglitore di un altro consigliere, esperto, che però non sarà presente.
Il raccoglitore conteneva una serie di informazioni attuali e passate, tra cui molte pagine di verbali di riunioni del consiglio precedenti. Ma non c’era tempo per rivederlo prima dell’inizio della riunione del consiglio.
Maria era persa – è come se avesse iniziato a leggere un libro al quattordicesimo capitolo.
Ha scoperto che le decisioni venivano spesso prese da misteriosi comitati. C’era un comitato esecutivo. Sembrava avere molto potere. Non era sicura di chi ne facesse parte.
I comitati non erano l’unico mistero. Il più sconcertante arrivò alla fine della serata, quando tutti i raccoglitori dovevano essere riportati al tavolo. Non potevi portarli a casa.
Pensi che Maria sia rimasta a lungo nel consiglio? Lascia che ti dica che non ha superato il suo primo mandato.
Questa storia ci fa arrabbiare.: le organizzazioni non profit non possono permettersi di perdere una singola persona che alza la mano o apre il suo libretto degli assegni.
Un nuovo membro del consiglio ha bisogno di molto di più: prima di tutto perchè è all’inizio di un incarico e poi perchè ha già un lavoro che lo/la impegna.
Non importa quanto sia grande la tua organizzazione, devi fare QUALCOSA. Hai bisogno che il membro del consiglio abbia un contesto, informazioni e commenti per non dover cercare di capirlo per osmosi.
Preparare la cartella dei documenti per i nuovi membri del consiglio di amministrazione
La cartella è destinata specificamente ai nuovi membri del consiglio di amministrazione e serve loro per portarla a casa, leggerla, rivederla, prendere appunti e scrivere domande a margine. La cartella dovrebbe essere inviata al nuovo membro del consiglio prima della seduta del consiglio, in modo che possa essere esaminata e contrassegnata con domande e commenti.
Questa cartella dovrebbe includere quanto segue:
- Scheda informativa sulla storia dell’organizzazione (una pagina): delinea la storia dell’organizzazione. Puoi chiedere a qualcuno di copiare e incollare dal sito web. Sarebbe bello se questo linguaggio fosse ispiratore e ricordasse al nuovo membro del consiglio perché può essere un ambasciatore dell’organizzazione.
- Organigramma del personale
- Punti salienti del programma per l’anno in corso: un breve documento che racconti ai nuovi membri del consiglio i risultati raggiunti e le nuove iniziative in corso.
- Ruoli e responsabilità del consiglio: è un documento che devi avere e che devi personalizzare durante la seduta del consiglio. Prossimamente condivideremo un modello qui su Fundraising.it
- Elenco di tutti i membri attuali del consiglio: deve contenere i contatti personali di ognuno e anche delle brevi biografie per capire da che esperienze lavorative provengono.
- Elenco dei comitati del consiglio, incarichi e membri di ciascuno: se il consiglio si avvale di comitati per prendere, delegare decisioni bisogna che fornisci un elenco dei comitati, del perché esistono, di cosa si occupano.
- Elenco delle prossime riunioni: è necessario in modo tale che i consiglieri possano bloccare le date nelle loro agende.
- Documenti di pianificazione strategica: se ve ne sono vanno inseriti nella cartella
- Budget approvato e bilancio approvato: in modo che nuovo membro del consiglio comprende se vi è stabilità finanziaria dell’organizzazione attraverso gli occhi di un esperto.
- Copia dello statuto dell’organizzazione
- Scheda informativa sulla raccolta fondi: qui è necessario iniziare ad elencare ai nuovi membri del consiglio i vari modi in cui è possibile partecipare alla raccolta fondi dell’organizzazionenonprofit. L’obiettivo qui è duplice: chiarire che hanno un obbligo e confortare i nuovi membri su come raggiungere questo obiettivo con il supporto e le idee dello staff.
- Verbali delle riunioni del consiglio: almeno delle ultime 3 riunioni.
- Ordine del giorno per la prima riunione del consiglio: spesso questi orientamenti precedono le riunioni del consiglio, quindi includere l’ordine del giorno può avere senso.
Impostare la sessione di introduzione di un nuovo membro del consiglio
Chi dovrebbe partecipare?
- Presidente del consiglio di amministrazione
- Direttore generale
- Responsabile dell’ufficio fundraising
- Responsabile dei programmi dell’organizzazione
- Responsabile risorse umane
Chi dovrebbe condurre la riunione?
Di solito, se presente in organigramma, il responsabile delle risorse umane, in caso contrario il direttore generale. Ricordati che il successo del reclutamento e del mantenimento dei membri del consiglio dipende da questo incontro.
Ordine del giorno (prevedere 90 minuti massimo di durata)
- Conoscersi a vicenda. Cosa fate, perché questa organizzazione è importante
- Fare vedere un video che entusiasmi: se non hai un video dell’organizzazione chiedi al responsabile dei programmi di condividere alcuni aneddoti che diano conferme alla decisione dei nuovi membri del consiglio di unirsi a noi. Se riesci a far partecipare un beneficiario per una testimonianza, sarebbe fantastico.
- Il direttore generale condivide la visione dell’organizzazione e il ruolo che i nuovi membri del consiglio giocano in questa visione – perché sono stati selezionati e quale valore portano (devi farli sentire apprezzati!)
- Esaminare i ruoli e le responsabilità di staff e volontari.
- Responsabile della raccolta fondi: esamina il materiale informativo nella cartella e risponde alle domande.
Il presidente del consiglio delinea l’ordine del giorno della prossima riunione del consiglio in modo che i nuovi membri abbiano un’anteprima degli argomenti importanti che verranno discussi.
