Sia che tu sia nuovo alle donazioni regolari o che tu abbia un programma giĆ consolidato, ecco alcuni consigli per fundraiser come te che vogliono migliorare le prestazioni delle loro campagne di telefonate per le donazioni regolari. Questi suggerimenti possono essere applicati a campagne di conversione, aumento delle donazioni e riattivazione dei donatori inattivi.
Definisci i tuoi KPI e preparati a monitorarli
Se sei nuovo alle donazioni regolari o stai appena iniziando con la tua prima campagna di conversione da donazione singola a donazione regolare, il tuo primo compito ĆØ definire i tuoi KPI (Indicatori chiave di prestazione) e creare un quadro di reporting per monitorare i tuoi risultati.
Come si fa a stabilire dei KPI realistici?
In primo luogo, non lasciare mai che sia la tua agenzia di consulenze o il tuo consulente a stabilire i tuoi KPI. Sei tu, come fundraiser, che sai cosa devi ottenere e cosa ĆØ realistico. Ma se sei nuovo alle donazioni regolari ĆØ necessario che provi a consultare dei tuoi colleghi che giĆ gestiscono da tempo programmi di donazioni regolari. I loro consigli possono darti una base numerica utile per l’impostazione dei tuoi KPI. Al Festival del fundraising (www.festivadelfundraising.it) troverai tanti colleghi con cui potrai condividere esperienze, dati, numeri e migliorare i risultati della tua raccolta fondi.
Imposta bene i tuoi report
Hai impostato i tuoi obiettivi? Ora hai bisogno di report affidabili per tracciare accuratamente i tuoi KPI!
Una volta definiti obiettivi realistici per la tua campagna di donazioni regolari, devi creare i report che utilizzerai per monitorare i tuoi KPI e misurare il tuo successo. Spesso, perĆ², i fundraiser sono troppo impegnati a lanciare le loro campagne e dimenticano di impostare i report prima dell’inizio della campagna – e questo puĆ² creare problemi in futuro.
Il sistema di reportistica deve essere pronto prima di lanciare la tua campagna di telefonate.Ā
Si tratta di sapere:
- quali KPI vuoi monitorare e perchƩ;
- avere un report impostato che tracci accuratamente i KPI;
- verificare tempestiva che tutti i dati rilevanti vengano importati correttamente nel tuo CRM.
Quando misuri i risultati delle tue telefonate, non devi solo monitorare se una persona ha risposto o meno. Ad esempio dovrai registrare l’esito della chiamata.Ā
Ma registrare un “esito negativo della chiamata” non ĆØ sufficiente di per sĆ©, dovrai avere un modo per registrare il perchĆ© qualcuno ha rifiutato, perchĆ© questo ti aiuterĆ a raffinare la tua strategia in futuro e ad avere dunque report migliori.
Come gestire in modo corretto il sistema di reportistica
Suggerimento 1: non spostare manualmente i tuoi dati tra i sistemi
Devi ridurre al minimo il rischio di errore manuale, un rischio che si pone quando importi dati da un foglio excel in un CRM in maniere manuale o anche da un sistema informatico (esempio sito internet) in un CRM, anche questo in maniera manuale.
Suggerimento 2: definisce la tua fonte unica di dati
Di solito tale fonte unica ĆØ il CRM, ma a volte la realtĆ non ĆØ cosƬ semplice. Un esempio comune ĆØ lāavere sistemi completamente separati per la reporting finanziaria rispetto alla reporting sulla raccolta fondi.
Suggerimento 3: implementa aggiornamenti automatici dei dati
Dovresti essere in grado di automatizzare gli aggiornamenti e sincronizzare i tuoi dati almeno ogni giorno. SarĆ meglio controllare settimanalmente o giornalmente i dati di una campagna piuttosto che aspettare un mese intero per poterli visionare! Gli aggiornamenti automatici consentono anche di cambiare strategia se la tua campagna non sta andando come vorresti.
Suggerimento 4: elimina i tuoi report obsoleti
PuĆ² sembrare un consiglio inutile invece ĆØ un invito, un memo per eliminare dal tuo sistema dei report obsoleti. A volte condividiamo dei report in unāarea comune aziendale e lƬ lasciamo giacere lƬ come se niente fosse. Con il tempo si rischia di non sapere quale report ĆØ piĆ¹ aggiornato e se la base dati unica ĆØ quella del CRM o quella dei file archiviati in unāarea aziendale. Il rischio ĆØ di ottenere informazioni errate perchĆ© il report era obsoleto.
Suggerimento 5: usi i report per monitorare o per fare strategia?
In generale, tutti i report possono avere due scopi. Il primo ĆØ il monitoraggio, che ci aiuta a vedere come stanno procedendo le cose ogni giorno o settimana e a lanciare segnali di allarme se i risultati non sono quelli previsti. Il secondo scopo ĆØ strategico, per comprendere qualcosa di nuovo sulla nostra raccolta fondi per aiutare a cambiare il nostro approccio, che si tratti di lanciare un nuovo tipo di campagna o di adeguare un approccio esistente. Questa ĆØ una domanda da porti in quanto potrai utilizzare i report in maniera differente a seconda di quale sia lo scopo iniziale.
Suggerimento 6: adatta i report a un ruolo o a una funzione specifica di raccolta fondi
I report devono essere specifici per il fundraiser e rispondere a domande precise relative al suo ruolo, per aiutarlo a essere il piĆ¹ efficace possibile. Ad esempio, i team di donazioni regolari dovrebbero consultare i report sulle donazioni regolari. Eā inutile avere un CRM con centinaia di report, vanno profilati a seconda del tipo di utenza con cui il fundraiser entra nel CRM, altrimenti si corre il rischio di una “dashboard fatigue” in quanto nessuno puĆ² elaborare nĆØ a tempo di leggerti tutti i reporto.
Suggerimento 7: progetta report con flessibilitĆ per avere modo di approfondire
Le persone usano i report per rispondere a domande sulla loro raccolta fondi. E uno dei risultati piĆ¹ comuni ĆØ che il report suscita un’altra domanda! La generazione di report dovrebbe consentire una sufficiente flessibilitĆ per indagare una domanda particolare in modo piĆ¹ dettagliato. Ad esempio, un report sulla fidelizzazione dei donatori potrebbe indicare il tasso di abbandono complessivo dei donatori. Ma il secondo livello ĆØ quello di esaminare la causa di quel tasso di abbandono. Ć diverso a seconda dell’etĆ del donatore, del canale di acquisizione o del metodo di pagamento?
Suggerimento 8: prepara sessioni formative per leggere i report
Ogni report dovrebbe essere accompagnato da una documentazione che ne spiega lāutilizzo e la lettura: questo fa risparmiare molto tempo che viene invece speso per lāanalisi dei dati
Fidati dei dati che hai davanti, non delle convenzioni
Tutte le organizzazioni nonprofit hanno un bacino di donatori inattivi. Riattivare questi donatori ĆØ molto piĆ¹ redditizio che acquisirne di nuovi (ne abbiamo parlato in un recente articolo su fundraising.it che trovi qui): esiste una prassi nella raccolta fondi quando si cerca di riattivare un donatore inattivo: si consiglia di non chiamarlo prima di 6-9 mesi dal suo āallontanamentoā. Questa ĆØ una tattica comune usata dalle organizzazioni benefiche quando gestiscono campagne di riattivazione.
Il consiglio che ti possiamo fornire ĆØ invece quello di prendere un segmento piĆ¹ piccolo per convalidare i dati prima di implementare una nuova strategia per la tua campagna di telefonate di fidelizzazione o riattivazione dei donatori. Magari questo test ti potrĆ dire che non servono 9 mesi ma 3 o invece 12.
Impara dunque a fidarti dei datiĀ che hai davanti e non affidarti esclusivamente alle convenzioni consolidate sulla raccolta fondi, perchĆ© potrebbero limitare i tuoi risultati.
Inizia le tue chiamate con domande coinvolgenti
La tua capacitĆ di riattivare un donatore regolare inattivo tramite una campagna telefonica dipende dalla tua abilitĆ di coinvolgerlo immediatamente nella conversazione e tenerlo in linea. Questo aumenterĆ le tue possibilitĆ di convertire il donatore in un prezioso donatore regolare.
Il consiglio principale per ridurre il numero di riagganci ĆØ quello di aprire la chiamata con una domanda che coinvolga. Ad esempio: āCāĆØ stato un motivo specifico per cui hai deciso di sostenerci?ā
Chiedere al donatore il perchĆ© sostiene o ha sostenuto la tua causa ĆØ una buona base per creare una domanda iniziale coinvolgente. Adattata alla tua causa, questa ĆØ una buona domanda da porre perchĆ©:
- Afferma che il donatore ĆØ ispirato o ĆØ stato ispirato a donare alla tua organizzazione benefica
- Fornisce buone informazioni per indirizzare la conversazione
- Collega il donatore all’argomento della tua chiamata
Una buona domanda di engagement dovrebbe sempre avere un forte collegamento con l’argomento della chiamata. Questo prepara il terreno per parlare delle nuove iniziative che il donatore potrebbe aiutare a finanziare con una donazione regolare. E proprio come ĆØ importante pianificare una buona domanda iniziale, non dimenticare di pianificare una conversazione di follow-up ben strutturata che dimostri come la donazione regolare del donatore possa fare la differenza.
La tua domanda iniziale dovrebbe:
- Non essere mai una domanda generica
- Non riguardare mai un argomento che non verrĆ trattato in seguito nella chiamata
āHai ricevuto le nostre comunicazioni e-mail?ā ĆØ un’altra ottima domanda iniziale per coinvolgere donatori inattivi con una lunga storia di donazioni.
Massimizzare le donazioni regolari con le telefonate: un gioco di strategia e dati
In questo articolo abbiamo esplorato il mondo delle campagne di telefonate per le donazioni regolari, fornendoti consigli pratici per ottimizzare le tue strategie di fundraising.
Dalla definizione di KPI realistici all’implementazione di un sistema di reportistica efficace, abbiamo sottolineato l’importanza di basare le tue decisioni sui dati e di non affidarsi esclusivamente alle convenzioni del settore.
Abbiamo inoltre evidenziato il potere di domande di engagement ben strutturate per catturare l’attenzione dei donatori e indirizzare la conversazione verso il tuo obiettivo finale: convertire i donatori inattivi in sostenitori regolari e appassionati.
Ricorda, le campagne di telefonate di successo non si improvvisano nĆØ si delegano in toto. Richiede una pianificazione accurata, un’esecuzione impeccabile e un’analisi costante dei risultati. Seguendo i consigli di questo articolo, sarai sulla buona strada per massimizzare le tue donazioni regolari e costruire relazioni durature con i tuoi donatori.
Ma non dimenticare: il fundraising ĆØ un processo in continua evoluzione. Resta aggiornato al Festival del Fundraising sulle ultime tendenze e strategie per mantenere le tue campagne all’avanguardia e raggiungere un impatto sempre maggiore.
