I dati dei donatori sono un tesoro importantissimo per ogni organizzazione nonprofit. Senza questi dati non si possono fare nuove campagne di mailing, di sensibilizzazione o comunque contattare il donatore. Per mantenere in ordine il proprio database ecco alcuni consigli:
Ottieni pieno controllo del tuo database
Succede che a volte si ha più di un database a disposizione oppure ci sono dei dati contenuti nel database “ufficiale” ed altri gestiti in altro modo. Il problema più comunue in tal senso sono i dati duplicati (magari all’interno del database ufficiale da una parte e dentro il programma di gestione dei dati online dall’altra). Altri dati che possono essere facilmente sfuggiti al controllo sono la formattazione degli stessi: come i nomi delle strade, vie, piazze che devono essere abbreviati eventualmente nello stesso modo o i nominativi delle persone che non devono mai essere tutti in maiuscolo (magari erano stati così inseriti dal donatore stesso su un modulo online). Questi errori possono essere corretti in un database già esistente anche se a volte richiedono molto tempo tale correzioni oppure vanno risolti all’atto di integrazione, cambiamento di un database.
Utilizza un codice unico per identificare ogni donatore
Ogni persona inserita all’interno del database deve avere un numero di identificazione unico (ID) che potrà servire per futuri miglioramenti, implementazioni, importazioni o esportazioni del database. Inoltre è necessario oggi controllare anche l’email e dunque verificare che non ci siano medesime email associate a più persone e nel caso ci sia valutare le relazioni tra queste (magari una famiglia che utilizza un’unica email). Nel caso non venissero valutate tali relazioni si perderebbe una parte delle possibilità di segmentazione del database e di personalizzazione del contenuto di future campagne online o offline.
Controlla come sono integrati i dati registrati sul sito internet con il database
Se il tuo database non ti permette di integrarsi direttamente con il sito internet devi controllare che non ci siano informazioni non corrette o duplicate. I donatori potrebbero riscriversi ad esempio alla newsletter con il medesimo nominativo ma con una email diversa. Potresti dare la possibiltià direttamente a loro di modificare alcuni dati chiave (come email, indirizzo, recapiti telefonici) per poterli avere sempre aggiornati.
Stai attento se hai un database online e uno offline
Se non utilizzi un sistema che permette la comunicazione fra i due database o non ne hai uno che li comprenda entrambi gestendo tutto online (come Civicrm) devi aver chiaro quali informazioni trasferire da uno all’altro e quando trasferirle (ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, un numero determinato di volte all’anno) questo in modo da avere a disposizione sempre un database aggiornato. Avere un database aggiornato è necessario per evitare spiacevoli inconvenienti come inviare una lettera di richiesta fondi o una email ad un donatore che ha chiesto di non inviargli più informazioni o di inviargliele con una modalità differente (email al posto di una lettera ad esempio).
[Foto di Marinegirl sotto licenza Creative Commons Рil contenuto del post ̬ un parziale adattamento di un articolo di Convio]
