Gli eventi sono uno strumento fondamentale di fundraising, parte importante della campagne di raccolta fondi. Come organizzarli al meglio?
Gli eventi speciali sono una parte importante di una campagna di fundraising. Tuttavia ancora molte organizzazioni nonprofit, grandi o piccole che siano, vedono l’evento speciale come qualcosa di molto costoso e che richiede molto tempo. A partire dallo sviluppo iniziale dell’idea, fino alla ricerca dello staff più adatto per presenziare ed organizzare, l’evento scoraggia le onp. A volte però l’investimento economico (e di tempo) è minimo in confronto al possibile ritorno.
Come organizzare un evento?
Prima di tutto create il giusto clima all’interno della vostra organizzazione. In tal modo chi partecipa avrà la percezione che l’evento sia l’appuntamento più importante dell’anno. In seguito, comunicate l’evento. La migliore e meno costosa forma di comunicazione dell’evento è il passaparola (provate a visitare il sito www.womma.org). Per farlo funzionare è necessario stimolare un clima di eccitazione e di interesse, in modo che i telefoni dell’organizzazione suonino incessantemente per chiedere informazioni o per chiedere di riservare un posto.
Successivamente, è necessario chiamare i volontari con più capacità comunicative. Dite loro di segnarsi la data sul calendario e di spargere in giro la voce (agli altri volontari, ai loro amici, nella zona in cui abitano o lavorano). Dopo questo primo passo è create una lista degli invitati, come in un grande matrimonio da organizzare. Dato che però è un evento speciale non invitate tutte le persone che avete nel database: è un evento speciale no? E speciali devono essere le persone.
Chi invitare agli eventi di fundraising?
– chi è appassionato della vostra organizzazione (volontari abbiamo già detto).
– le persone che state “coltivando” per una grande donazione e che sono ancora in una fase di incertezza: potranno così incontrare le persone giuste per avere risposte alle loro domande ed incontrare anche i beneficiari della vostra attività (ad esempio gli studenti se la vostra organizzazione eroga borse di studio).
– invitate anche (e specialmente) i beneficiari dell’attività da voi svolta o i fautori dell’attività da voi svolta (medici, educatori, personale specializzato).
A questo punto avete la vostra lista degli invitati
Ora è il tempo di decidere in quale luogo svolgere il vostro evento. Tenerlo presso la sede della vostra organizzazione è forse la scelta migliore (i donatori toccano con mano e vedono quello che fate), ma forse è troppo piccola per contenere tutti gli invitati: pensateci comunque bene prima di decidere perchè un buon catering e alcune decorazioni possono fare della vostra piccola sede un posto più spazioso e carino di quanto crediate.
Non è sempre necessario infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi, anzi troppo sfarzo danneggia, perchè gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco e che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione.
Per ultimo, dedicate una grande attenzione ai dettagli. Ad esempio chi “ha cura” dei donatori nell’organizzazione nonprofit (il fundraiser) deve essere coinvolto nell’organizzazione dell’evento. Anche perché è colui che meglio conosce i donatori che sono stati invitati. In un evento non ci possono essere passi falsi ed è necessario programmarlo per tempo, perché ogni più piccolo dettaglio richiede attenzione.
Non è sempre richiesto infatti affittare grandi spazi in luoghi sfarzosi. Al contrario, troppo sfarzo danneggia, perché gli invitati devono capire che la vostra organizzazione riesce a fare tanto con poco. Devono comprendere che le donazioni non vanno spese in eventi o in gala eccessivamente lussuosi, ma per la causa portata avanti dalla vostra organizzazione.
