VentitrĆØ anni fa ero a New York, dicembre 2001 ed ero seduto a tavola con Sean Conneryā¦si proprio cosƬā¦era il miracolo americano? No, nessun miracolo.
Era una āsempliceā cena di gala di raccolta fondi per lāAmerican Italian Cancer Foundation ed io ero uno stagista alle prime armi.
Come si era riusciti ad organizzare un evento di gala? Partendo dalle basi ed una delle basi ĆØ creare un comitato dellāevento che funzioni.
La tua organizzazione nonprofit ha deciso di organizzare un evento di raccolta fondi. Fantastico! Ora… da dove cominciare? Uno dei tuoi primi passi ĆØ creare un comitato per l’evento che penserĆ a ogni dettaglio del vostro evento di raccolta fondi. In questo articolo, ti aiuteremo a definire cosa fa un comitato per eventi di raccolta fondi, chi ne fa parte e alcuni passaggi per crearne uno efficace.
In questo articolo:
Cosa fa un comitato per eventi di raccolta fondi?
La prima cosa che ti devi ricordare ĆØ che il comitato non ĆØ āun altro comitatoā ma il ātuoā comitato che si riunisce per gestire ogni aspetto dellāevento di raccolta fondi in modo che non dobbiate farlo da soli. Che si tratti di organizzare una serata di gala formale o un torneo di golf, ilĀ comitato ti aiuterĆ a prendere decisioni cruciali per garantire il successo dellāevento.
Il comitato di solito prende decisioni sui seguenti elementi: location, menu, intrattenimento e attivitĆ , VIP, iniziative di raccolta fondi, inviti, lista degli ospiti, prezzo dei biglietti, eventuali requisiti legali per lo svolgimento dellāevento, tutte le varie ed eventuali che ci possono essere.
I membri del comitato ti aiuteranno anche a ottenere sponsorizzazioni per l’evento e a diffondere la consapevolezza della necessitĆ dellāevento per la tua organizzazione.
Affidati alla tecnologia giusta
Il tuo comitato per l’evento ha una responsabilitĆ parziale nella scelta della piattaforma di vendita dei biglietti per l’evento (se non ne avete giĆ una). Questa decisione perĆ² ĆØ cruciale per assicurarsi di avere gli strumenti migliori possibili per generare il massimo ritorno sull’investimento per il vostro evento.
Devi trovare e provare una piattaforma che ti aiuti a eliminare lo stress legato alla vendita e alla gestione dei biglietti diretta o tramite il proprio sito, consentendoti di concentrarti sugli altri aspetti dellāevento.
Devi trovare un programma con cui sia possibile creare tipologie di biglietti illimitati, impostare scadenze e limiti per l’acquisto dei biglietti e chiedere donazioni aggiuntive oltre alla vendita dei biglietti. Inoltre, la piattaforma deve anche darti la possibilitĆ di evidenziare l’importo detraibile dalle tasse di ogni livello per incentivare i sostenitori all’acquisto a un livello superiore.
La piattaforma deve darti la possibilitĆ di usare codici promozionali per aumentare le vendite offrendo biglietti gratuiti o scontati. Inoltre, deve esserci una modalitĆ semplice per fare il check-in dell’evento con un codice numerico e QR code unici per ciascun biglietto, che potete semplicemente inserireĀ scannerizzare usando il vostro smartphone prima di confermare il biglietto senza dover perdere tempo voi o i vostri invitati a segnarli su un foglio cartaceo.
I 5 passi per creare un comitato efficace
Valutare interessi e talenti
Ricordati che il comitato per l’evento di raccolta fondi deve avere una varietĆ di competenze, interessi e esperienze. CiĆ² garantirĆ la presenza di un gruppo completo in grado di affrontare una varietĆ di esigenze legate all’evento. Ad esempio, dovrai cercare almeno una persona esperta in aree come:
ā¢ Raccolta fondi
ā¢ Amministrazione / organizzazioneĀ
ā¢ Organizzazione di eventi
ā¢ Strategia degli eventi
Puoi sia chiedere candidature da membri del consiglio direttivo, volontari, donatori e altri oppure farti tu promotore diretto della ricerca di membri del comitato.
Ricordati solo che questa ĆØ una posizione volontaria per chiunque al di fuori del personale dipendente, quindi se qualcuno vuole aiutare, devi cercare il modo migliore di coinvolgerlo/a!
Stabilire ruoli
Una volta ottenuta la lista di membri interessati ĆØ il momento di stabilire eventuali ruoli ufficiali per il comitato.
Il ruolo piĆ¹ importante in qualsiasi comitato per eventi di raccolta fondi ĆØ quello di presidente dell’evento. Questa ĆØ la persona che prende le decisioni finali sull’evento e guida il comitato. Tipicamente, si tratta di qualcuno con una lunga relazione con la tua organizzazione e connessioni vitali nella comunitĆ in modo da poter contribuire a ottenere sponsorizzazioni e suscitare interesse per lāevento. Potreste anche optare – visto che ĆØ un ruolo volontario – di avere co-presidenti (o vice-presidente), che dividono questo ruolo o parte dei compiti assegnati al ruolo
Utile anche scegliere di stabilire un segretario, un coordinatore logistico, un coordinatore dei volontari o altro, a seconda delle esigenze.
Creare sottocomitati
Se stai organizzando un grande evento, potreste ritrovarti a lavorare con un comitato numeroso per cui potresti beneficiare dalla suddivisione in sottocomitati piĆ¹ piccoli.
Alcuni sottocomitati comuni possono includere:
ā¢Ā Organizzazione e pianificazione
ā¢ Asta
ā¢Ā Raccolta fondi
ā¢ Sponsorizzazioni
ā¢Ā Media e Relazioni Pubbliche
ā¢ Intrattenimento
ā¢ Logistica dell’evento
ā¢ Decorazioni
Potresti non avere bisogno di creare comitati separati per ciascuna di queste categorie, ma considera la possibilitĆ di creare un sottocomitato se ti trovi con un eccesso di compiti in una certa area e abbastanza membri del comitato interessati a svolgere quei compiti.
Stabilire obiettivi chiari per il comitato
Nessun gruppo puĆ² avere successo senza obiettivi SMART, quelli specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e vincolati al tempo.
Naturalmente, l’obiettivo finale del comitato per l’evento di raccolta fondi ĆØ organizzare un evento che raccolga fondi per la causa della tua organizzazione. Ma quanto speri di raccogliere? E quali passi il comitato compirĆ per garantire il raggiungimento di tale obiettivo?
Un obiettivo di raccolta fondi per il comitato potrebbe assomigliare a qualcosa del genere:
“Pianifichiamo di raccogliere almeno ā¬10.000 attraverso la nostra asta dal vivo con 20 articoli donati di alto valore e ā¬30.000 vendendo 150 biglietti, 5 tavoli e 5 pacchetti di sponsorizzazione per il nostro terzo gala annuale.”
Questo obiettivo – fissato allāinizio – puĆ² indirizzare il comitato a compiere le azioni seguenti:
ā¢ Richiedere articoli di asta di alto valore.
ā¢ Creare un modo semplice per vendere biglietti, tavoli e sponsorizzazioni.
ā¢ Collegarsi con la loro rete per trovare coloro interessati all’acquisto di tavoli e pacchetti di sponsorizzazione.
Date un’occhiata a come le Chattahoochee Hills Charter Schools hanno utilizzato diversi livelli di ingresso (biglietti) per raggiungere i loro obiettivi.
Stabilire un calendario delle riunioni
Le riunioni regolari del comitato sono la chiave per rendere la pianificazione dell’evento di raccolta fondi il piĆ¹ scorrevole possibile. La frequenza delle riunioni dipenderĆ da quanto tempo ĆØ trascorso dall’inizio della pianificazione, ma ĆØ una buona idea fissare il calendario il prima possibile. In questo modo, le riunioni saranno inserite nei calendari di ognuno.
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Ad ogni riunione, lascia del tempo affinchĆ© tutto il comitato dia aggiornamenti sul progresso dell’evento. CiĆ² dovrebbe includere la condivisione di eventuali decisioni di pianificazione, aggiornamenti sulla raccolta fondi (per mantenere tutti motivati verso quegli obiettivi) o nuove idee.
In conclusione, la creazione di un comitato efficace ĆØ fondamentale per il successo di un evento di raccolta fondi. Questo gruppo, composto da membri del consiglio, personale chiave, donatori e volontari, si occupa di ogni aspetto dell’evento, dalla scelta della location alla gestione di iniziative di raccolta fondi. Il processo di creazione del comitato, in cinque passaggi, prevede valutazione di interessi e talenti, definizione di ruoli, creazione di sottocomitati, stabilimento di obiettivi chiari e fissaggio di un calendario di riunioni regolari.
In breve, un comitato ben strutturato e strumenti efficienti sono essenziali per il successo degli eventi di raccolta fondi, permettendo alle organizzazioni nonprofit di raggiungere le proprie missioni in modo piĆ¹ efficace.
(Fonte)
