Ventitrè anni fa ero a New York, dicembre 2001 ed ero seduto a tavola con Sean Connery…si proprio così…era il miracolo americano? No, nessun miracolo.
Era una “semplice” cena di gala di raccolta fondi per l’American Italian Cancer Foundation ed io ero uno stagista alle prime armi.
Come si era riusciti ad organizzare un evento di gala? Partendo dalle basi ed una delle basi è creare un comitato dell’evento che funzioni.
La tua organizzazione nonprofit ha deciso di organizzare un evento di raccolta fondi. Fantastico! Ora… da dove cominciare? Uno dei tuoi primi passi è creare un comitato per l’evento che penserà a ogni dettaglio del vostro evento di raccolta fondi. In questo articolo, ti aiuteremo a definire cosa fa un comitato per eventi di raccolta fondi, chi ne fa parte e alcuni passaggi per crearne uno efficace.
In questo articolo:
Cosa fa un comitato per eventi di raccolta fondi?
La prima cosa che ti devi ricordare è che il comitato non è “un altro comitato” ma il “tuo” comitato che si riunisce per gestire ogni aspetto dell’evento di raccolta fondi in modo che non dobbiate farlo da soli. Che si tratti di organizzare una serata di gala formale o un torneo di golf, il comitato ti aiuterà a prendere decisioni cruciali per garantire il successo dell’evento.
Il comitato di solito prende decisioni sui seguenti elementi: location, menu, intrattenimento e attività, VIP, iniziative di raccolta fondi, inviti, lista degli ospiti, prezzo dei biglietti, eventuali requisiti legali per lo svolgimento dell’evento, tutte le varie ed eventuali che ci possono essere.
I membri del comitato ti aiuteranno anche a ottenere sponsorizzazioni per l’evento e a diffondere la consapevolezza della necessità dell’evento per la tua organizzazione.
Affidati alla tecnologia giusta
Il tuo comitato per l’evento ha una responsabilità parziale nella scelta della piattaforma di vendita dei biglietti per l’evento (se non ne avete già una). Questa decisione però è cruciale per assicurarsi di avere gli strumenti migliori possibili per generare il massimo ritorno sull’investimento per il vostro evento.
Devi trovare e provare una piattaforma che ti aiuti a eliminare lo stress legato alla vendita e alla gestione dei biglietti diretta o tramite il proprio sito, consentendoti di concentrarti sugli altri aspetti dell’evento.
Devi trovare un programma con cui sia possibile creare tipologie di biglietti illimitati, impostare scadenze e limiti per l’acquisto dei biglietti e chiedere donazioni aggiuntive oltre alla vendita dei biglietti. Inoltre, la piattaforma deve anche darti la possibilità di evidenziare l’importo detraibile dalle tasse di ogni livello per incentivare i sostenitori all’acquisto a un livello superiore.
La piattaforma deve darti la possibilità di usare codici promozionali per aumentare le vendite offrendo biglietti gratuiti o scontati. Inoltre, deve esserci una modalità semplice per fare il check-in dell’evento con un codice numerico e QR code unici per ciascun biglietto, che potete semplicemente inserire scannerizzare usando il vostro smartphone prima di confermare il biglietto senza dover perdere tempo voi o i vostri invitati a segnarli su un foglio cartaceo.
I 5 passi per creare un comitato efficace
Valutare interessi e talenti
Ricordati che il comitato per l’evento di raccolta fondi deve avere una varietà di competenze, interessi e esperienze. Ciò garantirà la presenza di un gruppo completo in grado di affrontare una varietà di esigenze legate all’evento. Ad esempio, dovrai cercare almeno una persona esperta in aree come:
• Raccolta fondi
• Amministrazione / organizzazione
• Organizzazione di eventi
• Strategia degli eventi
Puoi sia chiedere candidature da membri del consiglio direttivo, volontari, donatori e altri oppure farti tu promotore diretto della ricerca di membri del comitato.
Ricordati solo che questa è una posizione volontaria per chiunque al di fuori del personale dipendente, quindi se qualcuno vuole aiutare, devi cercare il modo migliore di coinvolgerlo/a!
Stabilire ruoli
Una volta ottenuta la lista di membri interessati è il momento di stabilire eventuali ruoli ufficiali per il comitato.
Il ruolo più importante in qualsiasi comitato per eventi di raccolta fondi è quello di presidente dell’evento. Questa è la persona che prende le decisioni finali sull’evento e guida il comitato. Tipicamente, si tratta di qualcuno con una lunga relazione con la tua organizzazione e connessioni vitali nella comunità in modo da poter contribuire a ottenere sponsorizzazioni e suscitare interesse per l’evento. Potreste anche optare – visto che è un ruolo volontario – di avere co-presidenti (o vice-presidente), che dividono questo ruolo o parte dei compiti assegnati al ruolo
Utile anche scegliere di stabilire un segretario, un coordinatore logistico, un coordinatore dei volontari o altro, a seconda delle esigenze.
Creare sottocomitati
Se stai organizzando un grande evento, potreste ritrovarti a lavorare con un comitato numeroso per cui potresti beneficiare dalla suddivisione in sottocomitati più piccoli.
Alcuni sottocomitati comuni possono includere:
• Organizzazione e pianificazione
• Asta
• Raccolta fondi
• Sponsorizzazioni
• Media e Relazioni Pubbliche
• Intrattenimento
• Logistica dell’evento
• Decorazioni
Potresti non avere bisogno di creare comitati separati per ciascuna di queste categorie, ma considera la possibilità di creare un sottocomitato se ti trovi con un eccesso di compiti in una certa area e abbastanza membri del comitato interessati a svolgere quei compiti.
Stabilire obiettivi chiari per il comitato
Nessun gruppo può avere successo senza obiettivi SMART, quelli specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e vincolati al tempo.
Naturalmente, l’obiettivo finale del comitato per l’evento di raccolta fondi è organizzare un evento che raccolga fondi per la causa della tua organizzazione. Ma quanto speri di raccogliere? E quali passi il comitato compirà per garantire il raggiungimento di tale obiettivo?
Un obiettivo di raccolta fondi per il comitato potrebbe assomigliare a qualcosa del genere:
“Pianifichiamo di raccogliere almeno €10.000 attraverso la nostra asta dal vivo con 20 articoli donati di alto valore e €30.000 vendendo 150 biglietti, 5 tavoli e 5 pacchetti di sponsorizzazione per il nostro terzo gala annuale.”
Questo obiettivo – fissato all’inizio – può indirizzare il comitato a compiere le azioni seguenti:
• Richiedere articoli di asta di alto valore.
• Creare un modo semplice per vendere biglietti, tavoli e sponsorizzazioni.
• Collegarsi con la loro rete per trovare coloro interessati all’acquisto di tavoli e pacchetti di sponsorizzazione.
Date un’occhiata a come le Chattahoochee Hills Charter Schools hanno utilizzato diversi livelli di ingresso (biglietti) per raggiungere i loro obiettivi.
Stabilire un calendario delle riunioni
Le riunioni regolari del comitato sono la chiave per rendere la pianificazione dell’evento di raccolta fondi il più scorrevole possibile. La frequenza delle riunioni dipenderà da quanto tempo è trascorso dall’inizio della pianificazione, ma è una buona idea fissare il calendario il prima possibile. In questo modo, le riunioni saranno inserite nei calendari di ognuno.
Ad ogni riunione, lascia del tempo affinché tutto il comitato dia aggiornamenti sul progresso dell’evento. Ciò dovrebbe includere la condivisione di eventuali decisioni di pianificazione, aggiornamenti sulla raccolta fondi (per mantenere tutti motivati verso quegli obiettivi) o nuove idee.
In conclusione, la creazione di un comitato efficace è fondamentale per il successo di un evento di raccolta fondi. Questo gruppo, composto da membri del consiglio, personale chiave, donatori e volontari, si occupa di ogni aspetto dell’evento, dalla scelta della location alla gestione di iniziative di raccolta fondi. Il processo di creazione del comitato, in cinque passaggi, prevede valutazione di interessi e talenti, definizione di ruoli, creazione di sottocomitati, stabilimento di obiettivi chiari e fissaggio di un calendario di riunioni regolari.
In breve, un comitato ben strutturato e strumenti efficienti sono essenziali per il successo degli eventi di raccolta fondi, permettendo alle organizzazioni nonprofit di raggiungere le proprie missioni in modo più efficace.
(Fonte)
