Consigli per organizzare eventi per raccogliere fondi

Hai bisogno di consigli per organizzare i tuoi eventi per raccogliere fondi? Non sei solo! Sono tante le nonprofit che ricorrono a eventi per finanziare parte della raccolta annuale o un progetto specifico.

Alzi la mano quale organizzazione nonprofit non ha mai realizzato un evento per raccogliere fondi che sia una cena, una lotteria o quant’altro.

Ultimamente da più parti si sente dire che gli eventi non coinvolgono più come prima, non portano più le entrate di una volta. Sarà vero?

Intervista a Carlo Fornario

Carlo Fornario di Fondazione Telethon è convinto che gli eventi siano ancora un ottimo strumento di fundraising a patto che si inizi a padroneggiarlo con un’ottica di lungo periodo. Ci dà alcuni consigli per organizzare eventi per raccogliere fondi nell’intervista che ha concesso a Fundraising.it.

Cosa vuol dire pensare agli eventi in un’ottica di lungo periodo?

Gli eventi sono onerosi e complessi. Hanno grandi costi di avviamento e fattori critici di successo che spesso si comprendono solo con l’esperienza.

Per questo vanno pianificati con la consapevolezza di poterli/volerli sostenere almeno in un’ottica di medio periodo. Valutando con attenzione, oltre ai costi e ai ritorni, anche la coerenza complessiva con i piani di comunicazione dell’ONP su cui gli eventi e le campagne di piazza in genere devono innestarsi.

L’evento, infatti, prima che uno strumento di raccolta fondi, è un’occasione di comunicazione, dal suo lancio al donor care. È fondamentale che ci sia coerenza tra questi obiettivi, soprattutto nella messa a fuoco del target cui si vuole parlare.

Questo vale naturalmente anche per la misurazione dei risultati ottenuti.

In un’ottica integrata di fundraising, infatti, dobbiamo imparare a considerare tutto il valore prodotto.

Vanno inseriti oltre alla raccolta, elementi come la conoscenza e la notorietà della nostra ONP, la vicinanza con la nostra comunità di riferimento, il networking con aziende e istituzioni del territorio, la motivazione e la partecipazione dei volontari, patrimonio – al pari dei donatori – delle ONP.

Un volontario che scende in piazza per noi, dedicandoci un paio di giornate all’anno, da un punto di vista economico porta un contributo paragonabile a quello di 5 donatori continuativi. Ma “vale” ancora di più. Presta il volto alla nostra causa, fa proselitismo di donatori e altri volontari, è un “militante” fedele nel tempo.

In che modo le nuove tecnologie e i nuovi strumenti di pagamento cambieranno gli eventi? 

Il ciclo di vita delle campagne di piazza – così come le abbiamo considerate da 30 anni a questa parte – è all’estensione massima del proprio valore e della propria sostenibilità.

Concorrenza, sovrapposizione, costi logistici e di approvvigionamento dei prodotti, stanchezza della reti sono fattori molto preoccupanti.

In aggiunta ad altre questioni come la sicurezza delle transazioni, il censimento dei donatori, i tempi tecnici di rendicontazione e l’impoverimento di audience di strumenti di comunicazione – costosi e di vecchia generazione – come la TV, la radio, la carta stampata, storicamente utilizzati per la promozione di questo tipo di iniziative.

La tentazione di “mollare tutto” a favore di altri canali e strumenti di raccolta fondi più semplici ed efficaci è forte.

Ma farlo ora potrebbe essere un errore imperdonabile con il rischio di cancellare con un solo colpo di spugna, anni di passione, vicinanza, militanza, relazioni e buone abitudini da conservare. Siamo infatti all’alba di un cambiamento epocale.

Gli esperti dicono che nei prossimi anni il denaro contante è destinato a sparire a vantaggio di forme di pagamento elettroniche peer-to-peer.

Questo, calato nella nostra realtà, potrebbe significare che in piazza si faranno donazioni con gli smartphone.

Non ci saranno più problemi di rendicontazione. La gestione dei contatti sarà semplificata e ci sarà tracciabilità che darà “certezza” al donatore (e magari anche i benefici fiscali!).

Il volontario al banchetto, con la tecnologia sarà in grado di trasformare in vantaggi quello che è oggi fatica.

Grazie a semplici app sapremo censire il donatore, spedire l’informazione all’ONP che potrà inserirlo in tempo reale in un ciclo di donor care.

Si potranno geolocalizzare i banchetti in piazza, monitorare gli andamenti della raccolta e gestire gli stock minuto per minuto.

Il tutto con investimenti molto bassi. Ma bisogna farsi trovare pronti…

Le possibilità offerte dalle nuove tecnologie devono essere studiate e, con anticipo, messe al servizio degli eventi, dal reclutamento dei volontari, alla comunicazione ai donatori/partecipanti, alla certezza e semplicità della partecipazione, fino alla fidelizzazione di donatori e volontari.

Le Onp che vogliono organizzare un evento a cosa dovrebbero prestare maggiormente attenzione?

Gli eventi sono la più preziosa occasione di contatto diretto, emotivo, locale e partecipato che hanno le ONP per trovare, servire e informare donatori, beneficiari e volontari.

Nel pianificarli bisogna avere ben chiari 3 fattori chiave: il cosa, il dove e il quando. Sono tutti componenti determinanti per il successo di un evento.

Il “cosa” e il “dove” sono strettamente legati alla tipologia di evento scelto (che sia un banchetto in piazza, un evento sportivo/culturale o una cena). E al target di donatori da coinvolgere, se privati (one-off, major donors, ecc.), aziende o enti. È sempre bene pensare a format replicabili in maniera verticale (lo stesso evento ripetuto nel tempo sempre meglio) o orizzontale, comprendendone le dinamiche e immaginando di esportarlo in altri territori o circostanze.

Programmare bene il “quando” serve a scegliere il momento migliore per l’evento. E deve essere strettamente legato e integrato con i piani di comunicazione dell’organizzazione.

Si può scegliere di legarsi a momenti “endogeni” alla nostra organizzazione in cui capitalizzare sul proprio storytelling distintivo (la giornata nazionale del.., ma anche anniversari o ricorrenze).

Oppure a momenti esogeni (dal Natale alla sagra di paese) creando e, quindi, enfatizzando un legame credibile e sostenibile con la nostra causa.

Sempre collegato al tema del quando, c’è la delicata questione della programmazione a ritroso di tutte le fasi propedeutiche all’evento, spesso vero elemento di successo o crisi.

Un consiglio per organizzare eventi per raccogliere fondi

Il consiglio che mi sento di dare, in conclusione, è di non fare la guerra contro i titani, scimmiottando improbabili campagne di piazza.

Pensate molto bene a “perché” fare l’evento, a cosa volete ottenere e a come la vostra iniziativa sarà diversa e migliore delle altre.

Nel darvi risposte, non guardare solamente al ritorno in termini di raccolta fondi, ma anche in termini di vicinanza, comunicazione, sensibilizzazione e opportunità future. Tutti elementi che non devono essere lasciati al caso ma programmati con attenzione e misurati in fase di rendicontazione finale.

Se volete saperne di più, non perdete il workshop “Il futuro degli eventi di piazza è già qui. Prodotto, volontari, comunicazione: come si realizza da zero una campagna di piazza che guarda al futuro” di Carlo Fornario al Festival del Fundraising.