Il fundraiser è un eroe solitario? A volte è una verità perché non ci sono altri fundraiser nell’organizzazione, perchè sei da solo a fare mille lavori, altre volte invece è un problema di delega, un problema che coinvolge tutta l’organizzazione.
Prova anche tu a fare questo esercizio: esamina tutti i progetti che stai portando avanti e assegna una priorità, da 1 = urgente a 5 = può aspettare.
Se il valore 1 si presenta spesso forse c’è un problema di competenza su come assegni le priorità nel tuo lavoro.
A volte ci si rivolge al proprio responsabile per avere un consiglio sulla priorità da dare ai lavori da svolgere e si esce dalla riunione con in mano “un piatto ancora più grande”…
È giunto il momento di guardarsi allo specchio.
Guardati attentamente e spero tu veda un fundraiser il cui compito è preparare i membri del proprio team al successo, garantire che il loro carico di lavoro sia gestibile, fornire loro la guida necessaria per avere successo, potenziare le loro competenze e offrire loro l’opportunità di gestire un progetto.
Devi allenare il tuo team all’autonomia. Devi allenarti a capire quali sono le cause di un sistema di delega che non funziona.
In questo articolo:
Le 10 cause principali di deleghe inefficaci
Cerchiamo ora di dare un nome alle 10 cause dietro ad un sistema di delega inefficace e poi dopo ti daremo alcuni consigli pratici:
1. Il direttore non sa dare priorità al proprio personale, mette tutto sul tavolo come se fosse “un buffet” da cui prendere a volontà.
2. Il responsabile dell’ufficio fundraising non è in grado di distinguere tra urgente e importante.
3. Il responsabile ha problemi di controllo e ritiene che sia meglio/più facile fare da solo/a.
4. Il responsabile vuole delegare ma crede che alcuni suoi collaboratori abbiano problemi di rendimento e non gli si possa affidare dei progetti specifici.
5. Il responsabile vuole delegare ma ha bisogno di essere guidato/a su come suddividere “il buffet” tra i suoi collaboratori.
6. Il responsabile impiega un tempo infinito per fare qualsiasi cosa, pensa troppo e agisce poco.
7. Il responsabile è solito coprire un collega di un altro ufficio che è cronicamente in ritardo sui lavori che gli vengono assegnati.
8. Il responsabile non sa dire di no, sente di “non poterlo fare” perché a sua volta il direttore non è capace di delega (vedi punto 1).
9. Il responsabile non delega perché pensa che è un progetto che potrebbe seguire direttamente il direttore, ma non sa dire di no e replicare al capo.
10. Il responsabile, visto quanto descritto nei punti precedenti, non sta certamente facendo il miglior uso del tempo e non sta apportando valore.
4 consigli per delegare efficacemente
Il primo passo è valutare la tua situazione e fare del tuo meglio per allinearla ai seguenti principi:
1. Delega come un capo. Ci sono elementi sul piatto che potrebbero essere svolti da altri con un grado inferiore? Sii deciso. Se il tempo del tuo collaboratore vale €50/ora, perché vorresti farlo/a lavorare per compiti che potresti pagare qualcuno $25-$50/ora
2. Definisci norme insieme. Guarda cos’è urgente vs. importante. Concorda insieme al tuo personale le priorità su una scala da 1 a 5. Successivamente, guarda la tempistica per ciascuno compito da svolgere e modifica la scala in base alla valutazione. Cambia così le scadenze e allevia l’ansia del “troppo da fare”.
3. Potenzia il No. Il progetto o l’attività sono qualcosa a cui non hai saputo dire “no” e non l’ha fatto perché è stato il tuo capo a chiedere? O è perché sei un performer ambizioso?
4. Stabilisci aspettative chiare. Qui dobbiamo distinguere tra problemi di controllo e mancanza di chiarezza su come delegare. La migliore strategia è iniziare a parlare di progetti e compiti che vengono delegati. Se non ce ne sono, hai un problema di controllo.
Come delegare in 5 passi
Come leader di un’organizzazione nonprofit, una delega efficace dovrebbe apparire più o meno così:
1. Organizza una riunione per definire il progetto e l’obiettivo da raggiungere: siii molto chiaro sui risultati finali che ti aspetti. Decidi chi dovrebbe essere delegato a seguire progetto e dai un messaggio di incoraggiamento (esempio: “Vogliamo davvero che tu gestisca questo progetto – le tue competenze sono perfette per questo!“)
2. Identifica la data di scadenza e assicurati che il collaboratore delegato sia d’accordo e non creda che la data di scadenza sia un modo per “incastrarlo”.
3. Assicurati che il progetto sia nell’agenda settimanale o bisettimanale degli incontri individuali con il tuo responsabile. Discuti quanto segue:
• Come sta andando il tuo collaboratore con il Progetto X?
• Hai verificato che il responsabile chieda incontri per affrontare domande o aggiornamenti?
• Tu come direttore/responsabiler sei un partner affidabile e sai ascoltare i dubbi dei collaboratori?
• Se c’è un problema di scadenza, stai aiutando a valutare quali priorità potrebbero cambiare?
4. Hai concordato una scadenza che permetta di rivedere il risultato finale e offrire feedback in modo che possano essere apportate correzioni?
5. Fissa alla fine del progetto un momento di feedback costruttivo con tutte le parti interessate, in modo che tutti imparino e il processo diventi più fluido la prossima volta.
Cosa succederà se applichi i 5 passi
I problemi di controllo verranno in superficie, anche i problemi di rendimento emergeranno. Verrà a galla il multitasking, le scadenze conflittuali e i problemi di rendimento nelle singole aree.
Scoprirai chi esercita la figura del colpevolizzatore e chi invece si “copre” a vicenda non facendo emergere i problemi reali.
Succederà sicuramente che qualcuno si avvicinerà a te e ti dirà che “ha troppo sul piatto”: in quel momento fermati, allontanati dal computer e fai una diagnosi.
Fai una conversazione autentica sul perché. Apprenderai molte cose sui tuoi collaboratori diretti, su come assegnano priorità ai propri lavori (se lo fanno) e su come educano alle priorità i propri collaboratori.
Avrai modo di porti anche delle domande, di domandarti come ti stai comportando? Sei un direttore credibile?
Se anche tu hai un problema a delegare, a rispettare scadenze, a dare feedback allora non hai alcuna credibilità nell’allenare un collaboratore diretto sul loro problema.
Quindi, come regalo a te stesso, prova l’esercizio che ti abbiamo dato all’inizio di questo articolo a casa, sii onesto e impegnati a fare i cambiamenti necessari.
Arriverai quindi alla tua conversazione con i membri del team con molta più vulnerabilità, autenticità e credibilità, che sono i 3 attributi chiave di un‘eccellente leadership.
(Fonte)
