Premessa
Mai come in questi anni le organizzazioni nonprofit stanno facendo investimenti nellāambito digital.
Ti sei mai chiesto che ritorno economico ha avuto il ādigitalā nella tua organizzazione?
Non intendo chiederti quanto hai raccolto con lāultimo crowdfunding. Dietro il cosiddetto ādigitalā ci sono una serie di investimenti piĆ¹ o meno cospicui che hanno richiesto uno sforzo economico ma anche di tempo nella tua organizzazione. Tu sai quanto āquesto digitalā sta rendendo nella tua organizzazione?
In questo articolo cercherĆ² di spiegarti come capire se hai avuto un ritorno dai tuoi investimenti digital.
Cosa trovi in questo articolo:
Il digital ĆØ di serie..non lo puoi scegliere
Lāessere digital oramai non ĆØ piĆ¹ un optional ma ĆØ di serie in ogni organizzazione nonprofit: questo vuol dire che con il digital prima o poi due conti li devi fare e devi anche sapere farli bene.
Blog, post, form, whatsapp, chatbot, sms, donazioni digitali: ti ho appena finito di elencare lāelenco delle sessioni (nota: si puĆ² fare un link ad ogni sessione sulle parole chiave che ho elencato prima?) che saranno a questo Festival del Fundraising.
Ti dĆ² un primo consiglio: non andare a queste sessioniā¦e sai perchĆØ? PerchĆØ se non sai quale sia il ritorno economico dei tuoi investimenti IT attuali ĆØ inutile che tu vada a sentire dei grandi professionisti che ti forniscono nuove idee.
Prima di tutto devi avere chiaro cosa si intende per digital: digital non ĆØ solo facebook, instagram e le criptovalute, ma sono tutti quei costi e opportunitĆ che si nascondono dietro ogni strumento digital che hai nella tua azienda. Te ne elenco solo alcuni: posta elettronica, server fisici o nel cloud, linea telefonica/linea dati, telefonia cellulare, computer aziendali, sito internet, dominio/i internet, app, software per il fundraising, software di contabilitĆ , ecommerce.
Ora che ti ho fatto ālāelenco della spesaā ĆØ il momento di fare un poā di ordine, iniziamo da tre concetti chiave:
- Gli strumenti digital richiedono tempo ed energia mentale per essere adeguatamente compresi e utilizzati
- Gli strumenti digital richiedono pianificazione aziendale e processi interni chiari e definiti (non se ne occupa lo stagista di turno a supporto del fundraiser..)
- Gli strumenti digital non sono āper pochi elettiā (il collega che ne sa di informatica o il volontario nerd)
Ti faccio tre domande, prova a rispondere con sinceritĆ :
- Sai quanto ti costano tutti gli strumenti digital?
- Sai quali report ti servono estrarre con regolaritĆ dal tuo database?
- Sai a quali metriche fai riferimento per analizzare il āsuccessoā tuo blog (commenti?), del tuo sito (accessi?), dei tuoi social (interazioni?)
Se sai rispondere a tutte e tre le domande sei giĆ sulla buona strada, se non riesci a rispondere a tutte e tre allora continua a leggere.
Quello che non va e quello che non ti serve
Ci sono tre segnali che possono farti dire ācāĆØ qualcosa che non vaā. Ecco i 3 segnali negativi:
- Non sei sicuro al 100% della correttezza dei dati che ricevi dai tuoi sistemi informatici
- I report o le funzionalitĆ di cui avresti bisogno dai tuoi software sono tante e la lista non si sta accorciando
- Per poter ottenere un dato devi fare vari passaggi a discapito dellāusabilitĆ e facilitĆ di utilizzo dei software (oltre al tempo che rischi di perdere ad ogni passaggio)
Quando scatta lāallarme del tipo ācāĆØ qualcosa che non vaā di solito si vuole correre subito ai ripari inanellando cosƬ tra lāaltro una serie infinita di errori, tendiamo infatti a vedere aspetti catastrofici se il digital non funziona a dovere (specialmente i software piĆ¹ complessi).
La catastrofizzazione non ti aiuterĆ nella gestione degli strumenti digital, lāunico aspetto che potrĆ peggiorare ĆØ quello di riuscire a distrarti dalla pianificazione a lungo termine che magari ti eri giĆ predisposto.
Quello di cui NON hai bisogno e che non ti serve ĆØ:
- Assumere il nerd di turno a cui vorresti delegare in toto tutta la parte digital perchĆØ tu ānon ce ne capisci nullaā
- Farti aumentare a dismisura il budget dal tuo consiglio di amministrazione (che difficilmente lo farĆ perchĆØ penserĆ che poi aumenti i costi della raccolta fondi..)
- Andare in cerca di qualcuno che abbia una laurea in informatica perchĆØ āsolo lui potrebbe capirci qualcosaā..
Da dove partire per calcolare il ROI del tuo digital
Fai un inventario
Per prima cosa ti consiglio di fare un inventario di tutti quelli che sono gli strumenti che utilizzi nel digital. Hai fatto lāinventario? Bravo e allora sei esentato da leggere il prossimo paragrafo al punto successivo.
Non hai fatto lāinventario perchĆØ non sai da dove partire? Non preoccuparti, qui a Fundraising.it ti abbiamo giĆ fatto āla lista della spesaā, la puoi scaricare cliccando qui.
Ora prendi gli obiettivi strategici della tua organizzazione (che spero tu abbiaā¦) e associali agli strumenti IT che hai a disposizione.
Ti faccio un poā di esempi cosƬ ci capiamo meglio:
- Obiettivo strategico: aumentare lāammontare totale delle donazioni
- LO ASSOCI CON
- Strumento IT disponibile: CRM
Fallo per ognuno degli obiettivi strategici e domandati anche cosa puĆ² fare il tuo fornitore per allineare lo strumento IT che utilizzi con il tuo obiettivo. PuĆ² farti una formazione ad hoc? PuĆ² prevedere nuovi report? Oppure non puĆ² fornirti unāassistenza adeguata ai tuoi obiettivi?
Chi utilizza lāIT nella tua organizzazione?
Ora poniti la domanda su chi, allāinterno della tua organizzazione nonprofit utilizza gli strumenti IT.
Dietro ogni utilizzo di un software, uno strumento IT ci sono persone come te, non te lo devi scordare e ognuna di queste persone ci metterĆ del tempo per imparare lāutilizzo di un nuovo sistema, software, applicativo.
Il tempo di un dipendente ma anche quello di un volontario ha un costo per lāorganizzazione nonprofit: un costo non solamente economico (lo stipendio del dipendente) ma anche di ore-uomo āspeseā (nel caso di un volontario) per imparare lāutilizzo dello strumento.
Per cui devi:
- prevedere unāadeguata formazione prima di utilizzare il software ma anche una formazione continua mentre lo si utilizza.
- creare una modalitĆ con cui ricevere continui input per migliorare il software (basta condividere dei software online free come Asana ad esempio in cui tenere traccia di tutte le idee): solitamente chi utilizza di piĆ¹ il software devono essere coloro da cui si ricevono piĆ¹ input per migliorarlo
- prevedere con la J Curve che ci saranno dei momenti di āstressā che dovrai saper gestire: a tal proposito guarda questo grafico che ti metto qui sotto
Lāadozione di nuovi software comporta una grafico come il seguente denominato āJ Curveā: in pratica ogni qual volta adotti un nuovo strumento IT lo fai perchĆØ ne vedi i vantaggi tangibili per la tua organizzazione nonprofit. Questi vantaggi perĆ² non sono immediatamente visibili in quanto esiste sempre un periodo in cui stai ātestando/adottandoā il nuovo strumento, lo stai āadattandoā alle tue procedure interne aziendali (o viceversa..)..in tutti i modi sei in un momento di forte cambiamento. Tale momento (nel grafico ĆØ la linea di colore giallo) non ha una durata prestabilita, sta a te e alla tua organizzazione nonprofit far si che lāimpatto sia contenuto in un tempo il piĆ¹ breve possibile.
Assi: tempo / produttivitĆ e performance
Linea azzurra: stato attuale + periodo di interruzione/calo + stato desiderato
Linea verde: benefici tangibili
Linea rosa: impatto avverso sulle performance
Legenda: che cosa ci aspettiamo accada – cosa accade veramente.
Chi coordina lāIT nella tua organizzazione? E i rischi se ĆØ fatto male
Eā tutto in mano ad una sola persona? Non va bene, devi delegare a piĆ¹ persone, ogni persona deve essere responsabile di uno o piĆ¹ software.
Ricordati di creare anche dei gruppi di lavoro / coordinamento sui vari software che siano eterogenei: per cui non fare gruppi solo di nerd perchĆØ devi far crescere tutti, sia chi ĆØ piĆ¹ āinformaticoā sia invece chi ĆØ piĆ¹ reticente ad imparare ad utilizzare nuovi strumenti.
I gruppi si devono incontrare regolarmente con i seguenti obiettivi:
- Lista delle prioritĆ formative riguardo al software in uso
- Lista dei difetti / implementazioni da monitorare e di cui parlare con il fornitore
- Calendario cadenzato degli incontri del gruppi di lavoro
- Mini-report anche al resto dellāorganizzazione sui progressi fatti (magari utilizzando un breve video da inviare a tutti, una infograficaā¦non fare la solita email di 3 pagine..)
Ricordati i 3 rischi in cui puoi incappare nel coordinare male lāIT della tua organizzazione nonprofit:
- Se non cāĆØ nulla di scritto rischi che quando qualche dipendente/volontario lascia lāorganizzazione ti trovi āin braghe di telaā
- Se non crei degli standard rischi che ognuno si costruisca un sistema IT a āsua immagine e somiglianzaā: lāobiettivo invece – come hai visto prima – ĆØ che il sistema IT sia conforme agli obiettivi strategici della tua organizzazione nonprofit
- Se ĆØ tutto nelle mani di una sola persona rischi che quando questa persona non sarĆ piĆ¹ nellāorganizzazione devi ricominciare tutto daccapo.
Sei pronto ora per calcolare il ROI?
I manuali ci dicono che il roi nel fundraising si ottiene cosƬ:
ROI = (Fondi raccolti – Costi per il fundraising / Costi per fare fundraising) x 100
Ti faccio un esempio:
- Fondi Raccolti ā¬ 315.000
- Costi per il fundraising: ā¬ 127.000
ROI = [(315.000 ā 127.000) / 127.000] x 100 = 148.03%
Ora hai in mano una calcolatrice..o magari un foglio di excelā¦e devi inserire il totale dei costi per il fundraisingā¦il problema che ti porrai ĆØ come calcolare gli investimenti IT allāinterno di quel ROI.
Non ĆØ semplice perchĆØ non tutto ĆØ facilmente trasformabile in una valutazione economica: prendi per esempio il tempo dei volontari che imparano ad inserire dei dati nel tuo software di raccolta fondi dopo aver fatto il banchetto di beneficenza? Come lo calcoli? Ci sono molte ricerche sul tema, una delle migliori ĆØ quella fatta dal CNEL e Istat (scaricala qui)…ma anche questo richiederebbe studio e tempo che tu come fundraiser son certo che non hai tra le mille cose da fare.
PiĆ¹ facile ĆØ calcolare il ROI della tua newsletter: molti dei software con cui vengono inviate le newsletter contengono integrazioni con CRM o con Google Analytics tali da poter monitorare le conversioni e dunque darci degli indici di successo della nostra campagna email.
Facciamo due esempi
- Costo annuale software e-mailing ā¬ 500 annui
- Fondi raccolti in un anno grazie a click fatti dagli utenti tramite newsletter ā¬ 2.750
Fino a qui abbiamo i costi annuali del software a cui perĆ² dobbiamo aggiungere anche il costo legato a chi gestirĆ questa newsletter: se sei tu ad occupartene per il 5% del tempo e il tuo stipendio annuale ĆØ di ā¬ 28.000 possiamo stimare di aggiungere al costo anche ā¬ 1.400. Per cui avrai come costi totali ā¬ 1.900 annui e come ricavi dal fundraising generato da quello strumento ā¬ 2.750
Ecco un ultimo esempio, piĆ¹ difficile:
Costo annuale di manutenzione dei server dove tieni il backup di tutti i tuoi dati ā¬ 2.000 annui.
La domanda che ti devi porre: questo costo dove va a finire? Nei costi del fundraising di un ipotetico mega-ROI del fundraising? La risposta che ti darei ĆØ si, ma se vuoi fare meglio i conti potresti suddividere il costo sulla base della quantitĆ di dati inseriti nel backup. Esempio: il 50% della memoria del disco ĆØ occupata dal backup del database del CRM che usi per fare il mailing cartacei. In questo modo, ovviamente approssimando, potrai andare a dire che per vedere il ROI del tuo mailing nei costi del fundraising ci andrai a mettere gli ā¬ 1.000 che ti costa il backup giornaliero dei dati.
Concludendo
Ricordati che per gestire al meglio gli investimenti in information technology e massimizzare il relativo ROI nella tua organizzazione nonprofit devi:
- Far si che lāIT sia una conoscenza diffusa e non di pochi.
- Devi guardare al progresso delle azioni che stai facendo e non alla perfezione totale degli strumenti che stai utilizzando.
- Conoscere bene gli strumenti digital della tua organizzazione nonprofit altrimenti pensare anche minimamente di calcolare un ROI ĆØ impossibile.
Solo gestendo bene i tuoi investimenti IT potrai arrivare ad avere un ritorno effettivo dellāinvestimento fatto
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- Le 10 domande da fare al tuo fornitore IT
