Premessa
Mai come in questi anni le organizzazioni nonprofit stanno facendo investimenti nell’ambito digital.
Ti sei mai chiesto che ritorno economico ha avuto il “digital” nella tua organizzazione?
Non intendo chiederti quanto hai raccolto con l’ultimo crowdfunding. Dietro il cosiddetto “digital” ci sono una serie di investimenti più o meno cospicui che hanno richiesto uno sforzo economico ma anche di tempo nella tua organizzazione. Tu sai quanto “questo digital” sta rendendo nella tua organizzazione?
In questo articolo cercherò di spiegarti come capire se hai avuto un ritorno dai tuoi investimenti digital.
Cosa trovi in questo articolo:
Il digital è di serie..non lo puoi scegliere
L’essere digital oramai non è più un optional ma è di serie in ogni organizzazione nonprofit: questo vuol dire che con il digital prima o poi due conti li devi fare e devi anche sapere farli bene.
Blog, post, form, whatsapp, chatbot, sms, donazioni digitali: ti ho appena finito di elencare l’elenco delle sessioni (nota: si può fare un link ad ogni sessione sulle parole chiave che ho elencato prima?) che saranno a questo Festival del Fundraising.
Ti dò un primo consiglio: non andare a queste sessioni…e sai perchè? Perchè se non sai quale sia il ritorno economico dei tuoi investimenti IT attuali è inutile che tu vada a sentire dei grandi professionisti che ti forniscono nuove idee.
Prima di tutto devi avere chiaro cosa si intende per digital: digital non è solo facebook, instagram e le criptovalute, ma sono tutti quei costi e opportunità che si nascondono dietro ogni strumento digital che hai nella tua azienda. Te ne elenco solo alcuni: posta elettronica, server fisici o nel cloud, linea telefonica/linea dati, telefonia cellulare, computer aziendali, sito internet, dominio/i internet, app, software per il fundraising, software di contabilità, ecommerce.
Ora che ti ho fatto “l’elenco della spesa” è il momento di fare un po’ di ordine, iniziamo da tre concetti chiave:
- Gli strumenti digital richiedono tempo ed energia mentale per essere adeguatamente compresi e utilizzati
- Gli strumenti digital richiedono pianificazione aziendale e processi interni chiari e definiti (non se ne occupa lo stagista di turno a supporto del fundraiser..)
- Gli strumenti digital non sono “per pochi eletti” (il collega che ne sa di informatica o il volontario nerd)
Ti faccio tre domande, prova a rispondere con sincerità:
- Sai quanto ti costano tutti gli strumenti digital?
- Sai quali report ti servono estrarre con regolarità dal tuo database?
- Sai a quali metriche fai riferimento per analizzare il “successo” tuo blog (commenti?), del tuo sito (accessi?), dei tuoi social (interazioni?)
Se sai rispondere a tutte e tre le domande sei già sulla buona strada, se non riesci a rispondere a tutte e tre allora continua a leggere.
Quello che non va e quello che non ti serve
Ci sono tre segnali che possono farti dire “c’è qualcosa che non va”. Ecco i 3 segnali negativi:
- Non sei sicuro al 100% della correttezza dei dati che ricevi dai tuoi sistemi informatici
- I report o le funzionalità di cui avresti bisogno dai tuoi software sono tante e la lista non si sta accorciando
- Per poter ottenere un dato devi fare vari passaggi a discapito dell’usabilità e facilità di utilizzo dei software (oltre al tempo che rischi di perdere ad ogni passaggio)
Quando scatta l’allarme del tipo “c’è qualcosa che non va” di solito si vuole correre subito ai ripari inanellando così tra l’altro una serie infinita di errori, tendiamo infatti a vedere aspetti catastrofici se il digital non funziona a dovere (specialmente i software più complessi).
La catastrofizzazione non ti aiuterà nella gestione degli strumenti digital, l’unico aspetto che potrà peggiorare è quello di riuscire a distrarti dalla pianificazione a lungo termine che magari ti eri già predisposto.
Quello di cui NON hai bisogno e che non ti serve è:
- Assumere il nerd di turno a cui vorresti delegare in toto tutta la parte digital perchè tu “non ce ne capisci nulla”
- Farti aumentare a dismisura il budget dal tuo consiglio di amministrazione (che difficilmente lo farà perchè penserà che poi aumenti i costi della raccolta fondi..)
- Andare in cerca di qualcuno che abbia una laurea in informatica perchè “solo lui potrebbe capirci qualcosa”..
Da dove partire per calcolare il ROI del tuo digital
Fai un inventario
Per prima cosa ti consiglio di fare un inventario di tutti quelli che sono gli strumenti che utilizzi nel digital. Hai fatto l’inventario? Bravo e allora sei esentato da leggere il prossimo paragrafo al punto successivo.
Non hai fatto l’inventario perchè non sai da dove partire? Non preoccuparti, qui a Fundraising.it ti abbiamo già fatto “la lista della spesa”, la puoi scaricare cliccando qui.
Ora prendi gli obiettivi strategici della tua organizzazione (che spero tu abbia…) e associali agli strumenti IT che hai a disposizione.
Ti faccio un po’ di esempi così ci capiamo meglio:
- Obiettivo strategico: aumentare l’ammontare totale delle donazioni
- LO ASSOCI CON
- Strumento IT disponibile: CRM
Fallo per ognuno degli obiettivi strategici e domandati anche cosa può fare il tuo fornitore per allineare lo strumento IT che utilizzi con il tuo obiettivo. Può farti una formazione ad hoc? Può prevedere nuovi report? Oppure non può fornirti un’assistenza adeguata ai tuoi obiettivi?
Chi utilizza l’IT nella tua organizzazione?
Ora poniti la domanda su chi, all’interno della tua organizzazione nonprofit utilizza gli strumenti IT.
Dietro ogni utilizzo di un software, uno strumento IT ci sono persone come te, non te lo devi scordare e ognuna di queste persone ci metterà del tempo per imparare l’utilizzo di un nuovo sistema, software, applicativo.
Il tempo di un dipendente ma anche quello di un volontario ha un costo per l’organizzazione nonprofit: un costo non solamente economico (lo stipendio del dipendente) ma anche di ore-uomo “spese” (nel caso di un volontario) per imparare l’utilizzo dello strumento.
Per cui devi:
- prevedere un’adeguata formazione prima di utilizzare il software ma anche una formazione continua mentre lo si utilizza.
- creare una modalità con cui ricevere continui input per migliorare il software (basta condividere dei software online free come Asana ad esempio in cui tenere traccia di tutte le idee): solitamente chi utilizza di più il software devono essere coloro da cui si ricevono più input per migliorarlo
- prevedere con la J Curve che ci saranno dei momenti di “stress” che dovrai saper gestire: a tal proposito guarda questo grafico che ti metto qui sotto
L’adozione di nuovi software comporta una grafico come il seguente denominato “J Curve”: in pratica ogni qual volta adotti un nuovo strumento IT lo fai perchè ne vedi i vantaggi tangibili per la tua organizzazione nonprofit. Questi vantaggi però non sono immediatamente visibili in quanto esiste sempre un periodo in cui stai “testando/adottando” il nuovo strumento, lo stai “adattando” alle tue procedure interne aziendali (o viceversa..)..in tutti i modi sei in un momento di forte cambiamento. Tale momento (nel grafico è la linea di colore giallo) non ha una durata prestabilita, sta a te e alla tua organizzazione nonprofit far si che l’impatto sia contenuto in un tempo il più breve possibile.
Assi: tempo / produttività e performance
Linea azzurra: stato attuale + periodo di interruzione/calo + stato desiderato
Linea verde: benefici tangibili
Linea rosa: impatto avverso sulle performance
Legenda: che cosa ci aspettiamo accada – cosa accade veramente.
Chi coordina l’IT nella tua organizzazione? E i rischi se è fatto male
E’ tutto in mano ad una sola persona? Non va bene, devi delegare a più persone, ogni persona deve essere responsabile di uno o più software.
Ricordati di creare anche dei gruppi di lavoro / coordinamento sui vari software che siano eterogenei: per cui non fare gruppi solo di nerd perchè devi far crescere tutti, sia chi è più “informatico” sia invece chi è più reticente ad imparare ad utilizzare nuovi strumenti.
I gruppi si devono incontrare regolarmente con i seguenti obiettivi:
- Lista delle priorità formative riguardo al software in uso
- Lista dei difetti / implementazioni da monitorare e di cui parlare con il fornitore
- Calendario cadenzato degli incontri del gruppi di lavoro
- Mini-report anche al resto dell’organizzazione sui progressi fatti (magari utilizzando un breve video da inviare a tutti, una infografica…non fare la solita email di 3 pagine..)
Ricordati i 3 rischi in cui puoi incappare nel coordinare male l’IT della tua organizzazione nonprofit:
- Se non c’è nulla di scritto rischi che quando qualche dipendente/volontario lascia l’organizzazione ti trovi “in braghe di tela”
- Se non crei degli standard rischi che ognuno si costruisca un sistema IT a “sua immagine e somiglianza”: l’obiettivo invece – come hai visto prima – è che il sistema IT sia conforme agli obiettivi strategici della tua organizzazione nonprofit
- Se è tutto nelle mani di una sola persona rischi che quando questa persona non sarà più nell’organizzazione devi ricominciare tutto daccapo.
Sei pronto ora per calcolare il ROI?
I manuali ci dicono che il roi nel fundraising si ottiene così:
ROI = (Fondi raccolti – Costi per il fundraising / Costi per fare fundraising) x 100
Ti faccio un esempio:
- Fondi Raccolti € 315.000
- Costi per il fundraising: € 127.000
ROI = [(315.000 – 127.000) / 127.000] x 100 = 148.03%
Ora hai in mano una calcolatrice..o magari un foglio di excel…e devi inserire il totale dei costi per il fundraising…il problema che ti porrai è come calcolare gli investimenti IT all’interno di quel ROI.
Non è semplice perchè non tutto è facilmente trasformabile in una valutazione economica: prendi per esempio il tempo dei volontari che imparano ad inserire dei dati nel tuo software di raccolta fondi dopo aver fatto il banchetto di beneficenza? Come lo calcoli? Ci sono molte ricerche sul tema, una delle migliori è quella fatta dal CNEL e Istat (scaricala qui)…ma anche questo richiederebbe studio e tempo che tu come fundraiser son certo che non hai tra le mille cose da fare.
Più facile è calcolare il ROI della tua newsletter: molti dei software con cui vengono inviate le newsletter contengono integrazioni con CRM o con Google Analytics tali da poter monitorare le conversioni e dunque darci degli indici di successo della nostra campagna email.
Facciamo due esempi
- Costo annuale software e-mailing € 500 annui
- Fondi raccolti in un anno grazie a click fatti dagli utenti tramite newsletter € 2.750
Fino a qui abbiamo i costi annuali del software a cui però dobbiamo aggiungere anche il costo legato a chi gestirà questa newsletter: se sei tu ad occupartene per il 5% del tempo e il tuo stipendio annuale è di € 28.000 possiamo stimare di aggiungere al costo anche € 1.400. Per cui avrai come costi totali € 1.900 annui e come ricavi dal fundraising generato da quello strumento € 2.750
Ecco un ultimo esempio, più difficile:
Costo annuale di manutenzione dei server dove tieni il backup di tutti i tuoi dati € 2.000 annui.
La domanda che ti devi porre: questo costo dove va a finire? Nei costi del fundraising di un ipotetico mega-ROI del fundraising? La risposta che ti darei è si, ma se vuoi fare meglio i conti potresti suddividere il costo sulla base della quantità di dati inseriti nel backup. Esempio: il 50% della memoria del disco è occupata dal backup del database del CRM che usi per fare il mailing cartacei. In questo modo, ovviamente approssimando, potrai andare a dire che per vedere il ROI del tuo mailing nei costi del fundraising ci andrai a mettere gli € 1.000 che ti costa il backup giornaliero dei dati.
Concludendo
Ricordati che per gestire al meglio gli investimenti in information technology e massimizzare il relativo ROI nella tua organizzazione nonprofit devi:
- Far si che l’IT sia una conoscenza diffusa e non di pochi.
- Devi guardare al progresso delle azioni che stai facendo e non alla perfezione totale degli strumenti che stai utilizzando.
- Conoscere bene gli strumenti digital della tua organizzazione nonprofit altrimenti pensare anche minimamente di calcolare un ROI è impossibile.
Solo gestendo bene i tuoi investimenti IT potrai arrivare ad avere un ritorno effettivo dell’investimento fatto
Contenuti scaricabili
Compila il modulo che trovi qui sotto e ottieni subito:
- Una file per creare una mappa dei tuoi sistemi informatici. Per avere un panorma completo sui software che vengono utilizzati nella tua nonprofit.
- Le 10 domande da fare al tuo fornitore IT
