Man mano che la tua organizzazione nonprofit cresce non stupirti se si creeranno conflitti su quanto spendere per l’amministrazione, specialmente per il fundraising.
Come è noto, i donatori desiderano che la maggior parte delle loro donazioni vada ai progetti per la quale si raccolgono i fondi, ma tu, sai anche che devi spendere per gestire la tua organizzazione nonprofit e la raccolta fondi. Stiamo parlando di costi relativi agli strumenti tecnologici, alla formazione, al materiale stampato, all’affrancatura e così via.
In questo articolo:
Quanto budget spendere in raccolta fondi?
Man mano che i costi crescono potresti chiederti:
quanta parte del budget annuale di una nonprofit dovrebbe essere destinata alle attività amministrative e al fundraising? Ti diamo già la risposta: dal 15 al 25%.
Però per far prosperare la tua piccola organizzazione, devi spendere soldi per il fundraising. Punto. Non puoi raccogliere la somma di denaro di cui hai bisogno gratuitamente. Ci saranno spese che dovrai affrontare. Guarda la questione in questo modo: se non stai spendendo almeno il 15% del tuo budget per il fundraising, potresti essere un ostacolo per il tuo stesso successo. (E se non hai un budget, questo è un problema ancora più grande!).
Se hai appena iniziato la tua attività nel fundraising, potresti dover raggiungere gradualmente determinati obiettivi, ma per farlo devi saper spendere adeguatamente per la raccolta fondi in modo da poter trovare i soldi necessari per finanziare completamente i tuoi programmi.
Dall’altro lato, se stai spendendo più del 25% del tuo reddito totale per il fundraising e l’amministrazione, i tuoi donatori potrebbero essere scoraggiati e smettere di donare, il che potrebbe danneggiare i tuoi programmi.
Le organizzazioni che spendono troppo per il fundraising spesso lavorano in modo inefficiente, spendendo per strategie di fundraising che non danno risultati. Ad esempio, se assumi un consulente di fundraising ma quel consulente non riesce ad aiutare la tua organizzazione a raccogliere più denaro, finirai per spendere troppo per il fundraising. Oppure, se affitti un elenco di nomi e indirizzi e invii un materiale pubblicitario diretto a tutti gli indirizzi di quell’elenco, potresti probabilmente non recuperare abbastanza donazioni per rendere quella spesa utile. Potresti finire l’anno con una spesa eccessiva per il fundraising in bilancio.
La spesa eccessiva per il fundraising NON è il problema che vediamo più spesso nelle piccole organizzazioni nonprofit: è più comune che le organizzazioni spendano troppo poco, nel loro desiderio di essere ottimi custodi dei soldi che raccolgono. Molte nonprofit giovani gestiscono campagne di fundraising “snelle”, con pochissimi soldi spesi per l’amministrazione nonprofit, soprattutto per il fundraising. Cercano la versione gratuita di ogni strumento, cercano volontari.
Svolgere o far svolgere ogni compito specializzato gratuitamente e imbustare personalmente le proprie lettere per l’appello annuale è a volte accettabile. Ma se il gratuito è un requisito imprescindibile, allora c’è un problema.
Anche se puoi dire orgogliosamente ai donatori che solo il 2% del loro denaro è stato destinato alla raccolta fondi, non potrai sviluppare i tuoi programmi perché non avrai abbastanza denaro per farlo.
È importante trovare il giusto equilibrio tra spendere abbastanza denaro per la raccolta fondi per avere successo, ma senza spendere troppo, specialmente per strategie che non danno risultati. I donatori desiderano che tu utilizzi il loro denaro per i programmi: aiutare le persone, salvare gli animali, ripulire l’ambiente o qualsiasi altra attività benefica faccia la tua organizzazione nonprofit. È comprensibile. Probabilmente anche tu desideri utilizzare il loro denaro per i programmi!
Di fatto la spesa per la raccolta fondi dovrebbe essere della quantità adeguata per finanziare completamente il tuo bilancio senza sprecare denaro in strategie inefficaci.
Ma cosa significa concretamente? Iniziamo guardando cosa rientra effettivamente nelle spese per la raccolta fondi. Dopotutto, non puoi determinare il giusto equilibrio per la tua organizzazione se non sai quali spese considerare come spese per la raccolta fondi.
Cosa si considera come spesa per la raccolta fondi? Quando monitori le tue spese amministrative nonprofit, avrai diverse categorie che contribuiscono a ciò che viene considerato come spese generali, comprese la gestione, le spese generali e le spese per la raccolta fondi. Queste sono anche note come costi indiretti, spese che non possono essere direttamente collegate ai programmi: negli Stati Uniti ad esempio questo totale non dovrebbe superare il 35%, il limite raccomandato dal Better Business Bureau.
Che costi includere per la raccolta fondi?
Le spese per la raccolta fondi includono i costi che sostenete quando sollecitate e ottenete donazioni.
Infine, vi sono le spese di gestione e generali che includono attività che non sono legate alla raccolta fondi o a programmi specifici. Queste spese includono: supervisione e gestione, compresa la parte dei salari del direttore esecutivo e del personale di supporto che non è attribuibile alla raccolta fondi o ai programmi (riunioni dello staff, pianificazione strategica, incontri annuali, ecc.), servizi di contabilità e tenuta dei libri contabili, servizi legali, assicurazione.
Perché la categorizzazione delle spese è così importante?
La categorizzazione delle spese può essere confusa poiché ci sono aree grigie in cui le spese potrebbero rientrare in più di una categoria. Gli studi mostrano che le organizzazioni nonprofit spesso hanno modi diversi di categorizzare le spese, con molte che attribuiscono troppo alle spese indirette o generali, mentre altre considerano spese per i programmi quelle che dovrebbero essere considerate spese di gestione generale.
La cosa più importante è essere coerenti nel modo in cui si assegnano le spese alle categorie.
Al di là di come hai categorizzato le spese di raccolta fondi devi ricordarti di concentrare le tue energie nel determinare le giuste strategie di raccolta fondi per finanziare pienamente i tuoi programmi. Inoltre, devi accertarti di quale sia la giusta quantità da spendere per implementare tali strategie in modo efficace.
Perchè devi spendere in fundraising?
Se sei un’organizzazione nonprofit di piccole dimensioni che spende pochissimo per la raccolta fondi, ricorda non sei certo l’unico. Questo è molto comune. Nessuno vuole essere giudicato o criticato per aver speso troppo per le spese generali. Ma risparmiare sulla raccolta fondi può condurti in una trappola che limita la tua capacità di crescere e prosperare.
Se ti riconosci in questa situazione, rifletti:
Proprio come devi sentirti a tuo agio nel chiedere denaro, devi sentirti a tuo agio nel spendere denaro per la raccolta fondi. Investendo in uno strumento di gestione dei donatori, sarai in grado di elaborare e riconoscere le donazioni in modo più efficiente. Avrai un migliore controllo su chi sono i tuoi donatori, quanto donano e chi potrebbe essere in grado di donare un po’ di più. Potrai rapidamente individuare chi ha donato l’anno scorso ma non ha ancora donato quest’anno. Sarai anche tu un fundraiser molto migliore!
Un’appello inviato per posta diretta comporta dei costi, ma una lettera inviata per posta può essere un elemento essenziale di un programma di raccolta fondi di successo. La stampa e l’invio di un rapporto di impatto comportano dei costi, ma comunicano ai tuoi migliori donatori come hai speso esattamente i loro soldi. Se non condividi mai con i tuoi donatori come stai utilizzando i loro soldi, rischi di non ricevere altre donazioni da loro.
Se sei preoccupato di spendere per la raccolta fondi, inizia lentamente e gradualmente integra le spese per la raccolta fondi che ti daranno un buon rendimento dell’investimento, mantenendo tutte le spese generali sotto il 35%. Molte organizzazioni puntano a destinare il 20% dei fondi alle spese non programmatiche, ed è un obiettivo meraviglioso. Devi individuare l’obiettivo giusto per la tua organizzazione. È bello poter dire ai donatori che il 95 centesimi di ogni euro donato andranno ai programmi, ma non è necessario per avere successo. Concentrati sui tuoi programmi di successo, sui risultati, sulla differenza che stai facendo nella vita degli altri, sugli animali che stai salvando. Questo è ciò che ispira i donatori a dare!
Donatore
Buongiorno caro fundraiser, vorrei sapere quale percentuale va alle spese generali.
Fundraiser
Destiniamo il 20% del nostro budget alle spese generali, poiché è ciò che ci consente di operare con massima efficienza e mantenere i nostri programmi.
Questa risposta, chiara e senza scuse, verrà rispettata dal donatore. Molti saranno impressionati dal fatto che tu sappia la risposta a memoria! Questo ti darà credibilità immediata. Successivamente, riporta la conversazione ai tuoi programmi.
Permettimi di raccontarti di un laureato del nostro programma che sta ottenendo risultati straordinari al nostro college!
Ricorda anche che ci sono organizzazioni che spendono troppo per la raccolta fondi, inseguendo ogni nuova idea e sperando che qualcosa funzioni. Non dobbiamo dirti che questa è una strategia disastrosa. Se ti riconosci in questa situazione, riduci le spese per la raccolta fondi per un attimo. Concentrati su un evento principale, 10 proposte di finanziamento e 1.000 nuovi donatori ogni anno. Questa è una strategia comprovata che ti aiuterà a sviluppare la tua raccolta fondi senza sprecare denaro in eventi e strategie che non sono adatte alla tua organizzazione. Un altro problema si presenta quando le organizzazioni danno l’impressione di spendere molto per la raccolta fondi. Questo potrebbe essere scoraggiante e farti perdere alcuni sostenitor
Come il donatore può intuire che stai spendendo troppo per la raccolta fondi
Ecco alcune delle modalità con cui i tuoi donatori potrebbero intuire che stai spendendo molto per la raccolta fondi:
1
Inviare molti materiali stampati per posta: mantenere il contatto con i donatori tramite la posta è importante, ma non è necessario inviare lettere e cartoline ogni mese. Molti donatori potrebbero percepire ciò come uno spreco e dannoso per l’ambiente. Concentrati su una o due campagne di invio diretto all’anno e sforzati di renderle perfette, in modo che il messaggio risuoni nei destinatari e la spesa ripaghi.
2
Inviare materiali stampati lucidi e di alta qualità: forse hai un amico stretto che lavora in una tipografia e puoi ottenere materiali di alta qualità a costi ridotti! Ma rifletti sull’immagine che vuoi proiettare per la tua organizzazione e considera materiali stampati più convenienti dal punto di vista del budget. Vuoi che i tuoi materiali brillino, ma non è necessario che siano su carta pesante con una finitura lucida.
3
Distribuire troppi materiali di marketing con il marchio dell’organizzazione: penne, borse, biglietti da visita, piccole buste di caramelle e altri oggetti con il marchio potrebbero essere appropriati per la tua organizzazione in determinate circostanze, come un evento importante. Ma se distribuisci troppi oggetti con il marchio, i donatori potrebbero pensare che stai spendendo troppo denaro per quegli oggetti invece di aiutare persone o animali bisognosi.
4
Condividere video di qualità professionale e curati: potresti avere il desiderio di produrre un video di alta qualità e potresti essere disposto a investire molto per realizzarlo. Tuttavia, considera il tuo pubblico e ciò che li coinvolgerà e li ispirerà a donare. Dei semplici video brevi registrati con telefoni che catturano momenti belli potrebbero funzionare ancora meglio di un video realizzato professionalmente. L’autenticità di un video realizzato sul momento può essere persino più potente di un video professionale.
5
Organizzare una cena di gala sfarzosa: molte organizzazioni stanno passando da gala di lusso a eventi più informali, una tendenza che precede la pandemia di Covid-19 e probabilmente continuerà considerando il rischio che un evento debba diventare virtuale all’ultimo momento. Se i tuoi donatori amano vestirsi eleganti e partecipare alla tua cena di gala annuale, non c’è motivo di smettere di fare ciò che funziona. Assicurati solo di rendere chiaro che molti dei dettagli lussuosi sono coperti dagli sponsor. Mostra con orgoglio il nome del fiorista che ha donato i fiori e gli sponsor aziendali che hanno coperto il costo del cibo, delle bevande e della struttura.
Concentrati sulle strategie comprovate per mantenere i sostenitori che hai e per acquisirne di nuovi: sono le strategie collaudate che ti porteranno dove desideri arrivare.
Ma è giusto spendere tanto o spendere poco?
Le organizzazioni subiscono conseguenze sia quando spendono troppo poco per la raccolta fondi sia quando spendono troppo. Concentra i tuoi sforzi nel trovare il giusto equilibrio per le spese di raccolta fondi, in modo da raggiungere gli obiettivi desiderati.
Analizza ogni strategia di raccolta fondi che metti in atto per determinare il ritorno sull’investimento. Ha ottenuto buoni risultati l’appello annuale inviato per posta? Non lasciare che la tua organizzazione soffra nel tentativo di deviare ogni centesimo delle donazioni verso i programmi. Questo ostacolerà la tua crescita mentre cerchi di raggiungere un obiettivo che la maggior parte dei donatori non si aspetta che tu raggiunga. Cerca il punto di equilibrio in cui stai spendendo abbastanza per la raccolta fondi per implementare le tue strategie e mantenerle nel tempo, ma senza spendere eccessivamente in soluzioni e scorciatoie che non danno risultati.
(Fonte)
