Sei una organizzazione nonprofit appena nata? Sei un’organizzazione già avviata? Il budget della tua organizzazione nonprofit è uno strumento essenziale sia per la pianificazione che per la strategia di crescita.
Un budget combinato con un piano di raccolta fondi può aiutarti a garantire che ci sia sempre liquidità per far funzionare i tuoi programmi.
Il budget non è un argomento slegato dalla raccolta fondi: si pensa che la raccolta fondi sia un mero ingranaggio del budget ma non è così. E’ importante dunque anche per i fundraiser prendere parte alla costruzione del budget con un ruolo attivo, specialmente in quelle organizzazioni medio-piccole dove la figura del fundraiser lavora a stretto contatto anche con la parte amministrativo-contabile dell’ente.
Senza un budget, ti ritroverai in poco tempo in una situazione problematica: quasi sicuramente ti troverai nella situazione di avere più entrate che uscite.
A volte, quando si fa fundraising, si è pieni di speranza e entusiasti per le idee e i progetti che si stanno portando avanti: il budget ha però bisogno di essere accompagnato anche da un po’ di praticità e pianificazione.
Se vuoi che la tua nuova organizzazione nonprofit cresca con successo e realizzi la sua missione, un budget non è facoltativo. Devi crearne uno e utilizzarlo.
Non cadere nella trappola del “non sappiamo quanti utenti avremo, quindi lo inventeremo man mano” o “non abbiamo tanti soldi perchè ci siamo appena costituiti, quindi non abbiamo bisogno di un budget”.
Tabella dei Contenuti
Perchè creare un budget?
Avere un budget nelle organizzazioni nonprofit può portare tanti vantaggi:
1
Le finanze sono molto più facili da gestire perché sai quali spese e entrate aspettarti.
2
Il successo è più facile da misurare perché puoi confrontare i tuoi numeri effettivi con quelli del budget per vedere come te la stai cavando.
3
Le difficoltà sono più facilmente evitabili perché puoi vedere cosa ti aspetta per i prossimi mesi e prendere decisioni migliori.
4
Se vuoi far crescere la tua organizzazione nonprofit, un budget non è facoltativo.
Se non utilizzi un budget annuale ti stai muovendo al buio e potresti facilmente spendere troppo, magari indebitando la tua organizzazione non profit, incapace di continuare i tuoi programmi.
Ora la domanda che ti porrai è: come si crea un budget?
Creare il primo budget della tua organizzazione nonprofit in 5 passi
Per la maggior parte delle nuove organizzazioni nonprofit, creare il primo budget significa partire da un foglio bianco (o da uno schermo vuoto). Può sembrare un po’ intimidatorio, ma non deve esserlo.
Ecco 5 passi che ti aiuteranno a creare il primo budget per la tua nuova organizzazione nonprofit.
1. Trova del tempo per farlo
Questa non è un’attività veloce, quindi impegnati a dedicarci il tempo necessario per farlo bene.
Dato che la tua organizzazione nonprofit è nuova, non hai dati storici su cui basare le tue previsioni. Ciò significa che dovrai fare molte stime per il primo budget della tua organizzazione nonprofit.
Anche se non sei una nuova organizzazione nonprofit ma non hai mai fatto un budget tieni sempre a mente che dovrai dedicare del tempo per crearne uno.
Segna sul calendario alcuni blocchi di tempo per cercare le informazioni che ti servono per fare un budget: se ad esempio devi creare un nuovo programma di assistenza e per farlo ti servono dei consulenti esterni o dei fornitori ricorda che è sempre meglio se ottieni 3 preventivi per ciascuna voce di spesa nel tuo budget, in modo da essere sicuro che la tua stima non sia troppo bassa o troppo alta.
2. Decidi le attività del programma per quest'anno
È il momento di farti alcune domande sulle attività e i servizi che la tua organizzazione nonprofit offrirà quest’anno. Quali programmi realizzerai quest’anno? Di quali forniture, attrezzature, strutture e personale avrai bisogno per gestire i programmi? Sii realistico su ciò che puoi gestire con successo nel primo anno, soprattutto se dovrai raccogliere fondi per i programmi (la raccolta fondi all’inizio, come ben sai, richiede tempo)
3. Stima le uscite
Una volta definite le attività del programma e l’elenco dei bisogni per il programma, è ora di ottenere preventivi e stime per ciascuna voce di spesa che intendi includere nel primo budget della tua organizzazione nonprofit. Per quanto possibile, contatta i fornitori e i potenziali prestatori di servizi per ottenere preventivi reali per i costi.
Ad esempio, se la tua organizzazione nonprofit è un banco alimentare e vuoi aggiungere scaffalature, non indovinare quanto costeranno quegli scaffali. Fai delle ricerche per scoprire prima di tutto di che tipo di scaffalature hai bisogno per un uso commerciale (c’è una differenza tra la qualità delle scaffalature che puoi comprare nei negozi locali per la tua casa e quelle abbastanza resistenti per un uso quotidiano).
Poi devi ottenere preventivi da almeno 3 fornitori in modo da vedere qual è il prezzo di mercato. Inserisci quel numero nel tuo budget. Ripeti questo esercizio per ogni voce di spesa. Non cercare di abbreviare questo processo con delle supposizioni.
4. Stima le entrate
Ogni budget ha due parti: uscite e entrate. Abbiamo coperto le spese, quindi è ora di stimare le entrate. Inizia inserendo eventuali entrate da tariffe per servizi o programmi, quindi prendi il tuo piano di raccolta fondi.
Devi avere un piano ben ponderato per generare le entrate necessarie a sostenere i tuoi programmi, non “speriamo di raccogliere i soldi”. Elabora ogni attività di raccolta fondi che hai pianificato per l’anno insieme a una stima prudente di quanto pensi di poter raccogliere da ciascuna.
5. Fai aggiustamenti finché non ottieni un saldo a zero
Una volta stimato il totale delle entrate, confrontalo con il totale delle spese. Se le entrate non coprono le spese, dovrai apportare modifiche alle entrate, alle spese o a entrambe fino a quando i totali saranno uguali. Ancora una volta, fai attenzione a non sovrastimare le entrate solo per ottenere un budget a zero. Assicurati di poter effettivamente raggiungere la cifra che hai inserito per la raccolta fondi.
Potresti ora chiederti esattamente quali voci includere nel budget della tua organizzazione nonprofit. Di seguito andiamo ad elencare affinché tu possa prendere spunto.
Quali entrate e uscite includere nel budget?
Non esiste una lista perfetta di voci da includere nel tuo budget e ogni organizzazione nonprofit è diversa. Includi abbastanza dettagli in modo che il tuo budget abbia un senso. Se una voce rappresenta più del 10-15% delle spese o delle entrate totali, suddividila e utilizza delle sottocategorie (particolarmente utili per voci come il personale e i programmi).
Ecco le categorie che potresti includere:
Entrate
- Entrate del programma (voci separate per ciascun programma o fonte di reddito)
- Donazioni
- Entrate da eventi (voci separate per ciascun evento se hai eventi multipli)
- Entrate da appelli (voci separate per ciascun appello)
- Entrate da sovvenzioni (ma solo se sei DAVVERO sicuro di ottenere il denaro; altrimenti, lascialo a zero)
- Donazioni mensili
- Qualsiasi altra fonte significativa di entrate che desideri monitorare
- Entrate varie (reddito da interessi, ecc.)
Uscite
- Personale
- Strutture (costo immobile, affitto, pulizia uffici, manutenzioni ordinarie e straordinarie)
- Attrezzature
- Forniture per l’ufficio
- Software
- Tecnologia (sito web, rete, ecc.)
- Stampa/spese postali
- Spese di raccolta fondi
- Telefono/internet
- Spese di marketing (progettazione grafica, pubblicità)
- Sviluppo professionale (formazione e conferenze)
- Iscrizioni, affiliazioni (quote e abbonamenti)
- Assicurazioni
- Licenze e permessi
- Varie (spese bancarie, ecc.)
Esempio di budget da un rifugio per cavalli:
Piccoli suggerimenti che ti faranno risparmiare tanto tempo
Mentre elabori il tuo budget, ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti e farti risparmiare tempo:
1
Documenta i tuoi calcoli sulle origini dei numeri: ad esempio, se assumi di inserire a budget €10 al mese per persona per le forniture per l’ufficio, annotalo. Altrimenti, arriverà un momento in cui cercherai di capire da dove provenga un numero nel tuo budget e non sarai in grado di ricordarlo.
2
Usa numeri reali. Questo merita una ripetizione visto che l’abbiamo scritto più e più volte.. Non estrarre numeri dal nulla. Dedica il tempo per ottenere stime reali. L’anno prossimo, quando avrai un anno di esperienza e numeri storici da cui attingere, potrai utilizzare i tuoi numeri effettivi come stime.
3
Controlla due volte i calcoli. Che tu stia creando il tuo budget con carta e penna o usando un documento Excel o un software, controlla due volte i calcoli e le somme inserite.
4
Inizia presto e crea un processo/tempistica per la creazione del budget: inizia prima di quanto pensi di aver bisogno, perché avere più tempo rende tutto più facile. Inizia 4-6 mesi prima di aver bisogno del tuo budget in modo da avere abbondante tempo per seguire un processo che include la raccolta di informazioni da altri membri del personale o volontari, la revisione e l’approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione e la condivisione della versione approvata con il personale e i volontari prima dell’inizio del tuo nuovo anno fiscale. Fai in modo che ciò faccia parte della cultura della tua organizzazione nonprofit in modo che avvenga sistematicamente ogni anno.
5
Tieni traccia attentamente dei tuoi numeri quest’anno, e il budget dell’anno prossimo sarà più facile da creare. Ciò significa tenere traccia e registrare diligentemente le spese e le entrate, oltre ai numeri del programma (come il numero di persone aiutate, il numero di cani adottati, ecc.). Questi dettagli saranno estremamente utili quando inizierai a proiettare le spese per l’anno successivo.
6
Non preparare il budget da solo. Coinvolgi altri membri del personale in modo da conoscere le loro esigenze e desideri. Ciò contribuisce a ottenere il loro impegno nel processo e li incoraggia a lavorare all’interno del budget una volta che è stato approvato. Se non hai personale, coinvolgi volontari chiave o membri del Consiglio di Amministrazione. Ancora una volta, il coinvolgimento crea un senso di appartenenza, e ottenere punti di vista diversi può essere estremamente utile per vedere ciò che potresti aver trascurato.
7
Sii realista. È facile entusiasmarsi e inserire numeri di entrate al di sopra della realtà nel tuo budget: qualsiasi cosa includi come entrate per la raccolta fondi deve essere supportata da un piano dettagliato di raccolta fondi. La speranza non è una strategia.
8
Separa le operazioni dai beni capitali, dall’attrezzatura e dai progetti speciali. Se stai pianificando l’acquisto di un veicolo, la ristrutturazione di una struttura o hai in mente qualche altro progetto speciale, crea un budget separato solo per quello. Se non lo fai quando guardi i tuoi numeri effettivi l’anno successivo, potresti utilizzarli come base, dimenticando che c’era una donazione di €50.000 per un veicolo. Quella tipologia di donazione di solito non arriva ogni anno e probabilmente non hai bisogno di un veicolo ogni anno. Se dimentichi e includi quei numeri effettivi, le tue entrate saranno sovrastimate di €50.000 e ti troverai a grattarti la testa nella confusione quando le entrate dell’anno nuovo saranno carenti di €50.000.
9
Includi gli elementi non monetari. Per ottenere un quadro completo del costo di gestione della tua organizzazione nonprofit, includi donazioni in natura (materiali, servizi, ecc.) e il lavoro volontario nel tuo budget. Questi elementi spesso vengono trascurati e possono sottostimare significativamente il budeget. Ad esempio, se gestisci un rifugio per animali e hai oltre 1.000 ore di volontariato al mese, questo vale €24.690 al mese (o €296.280 all’anno!). Se includi questo dato nel tuo budget hai la capacità per mostrare a una fondazione o a un donatore quanto sia ben supportata la tua organizzazione nonprofit, oltre a quanto costerebbe se dovessi pagare il loro tempo. Includi tale importo sia come voce di entrate che come voce di spesa in modo che si annullino reciprocamente.
Cosa abbiamo imparato
La creazione di un budget è fondamentale per il successo delle organizzazioni nonprofit, sia nuove che consolidate. Richiede impegno, realismo e coinvolgimento del personale o dei volontari. Con un budget ben strutturato, puoi gestire le finanze in modo efficace, misurare il successo e evitare difficoltà finanziarie. Non trascurare mai questo passo essenziale per garantire che la tua organizzazione possa crescere e perseguire con successo la sua missione. (Fonte 1 – 2)
