ringraziare il donatore
Tecniche di Fundraising

Ringraziare il donatore: come scrivere una lettera di ringraziamento

Ringraziare il donatore è fondamentale. Infatti, le lettere di ringraziamento aumentano la fedeltà del donatore, rafforzano la relazione e danno la possibilità di ricevere, in futuro, donazioni maggiori (come grandi donazioni o eredità).

Un piano di direct mail che funzioni non può essere solo una sequenza di appelli di richiesta di donazione. Devi pianificare dei momenti per ringraziare il donatore e informarlo sui progetti per cui ha donato.
Un buon piano di direct mail, infatti, parte anche dal ringraziamento, con una lettera spedita a breve distanza dalla donazione, che sia personale, particolare nel contenuto e positiva nell’approccio.

Cosa troverai in questo articolo

Ringraziare il donatore, conviene?

Se hai ben presente quanto costa alla tua organizzazione spedire una lettera, forse sarai tentato di tagliare i ringraziamenti. Non sempre infatti le lettere di ringraziamento hanno un ROI che produce ritorni positivi nell’immediato. Eliminarle potrebbe darti l’illusione di avere risparmiato un sacco di soldi.

Ma attenzione, tagliare i ringraziamenti è un grave errore! Magari un ringraziamento non produce ritorni nell’immediato. Ma nel lungo periodo?

Life time value

La buona uscita di un piano di direct mailing si basa soprattutto sulla Life Time Value (la vita media) di un donatore. Per quanto tempo un donatore appena acquisito continuerà a essere attivo e a donare alla mia causa? Se riuscirò a tenere con me un donatore appena acquisito per un periodo di tempo soddisfacente (5, 6,7 anni) e a fare in modo di aumentare l’importo e la frequenza delle sue donazioni, allora il mio piano di direct mailing sarà efficace.

Come posso iniziare una felice relazione, che si speri duri 5, 6, 7 anni, se dopo un dono appena ricevuto, forse addirittura il primo, non mi predo nemmeno la briga di dire ‘grazie’?

6 consigli

Devi scrivere una lettera di ringraziamento, e non sai da dove iniziare. Ecco 6 consigli  da non dimenticare per scrivere una lettera di ringraziamento

  • Personalizza

Non iniziare con caro amico.
Chiama il donatore per nome.
Fai riferimento alla donazione ricevuta: importo, data di donazione e progetto a cui era destinata.

  • Metti il donatore al centro

Una lettera di ringraziamento deve gratificare il donatore e fargli comprendere l’importanza della sua donazione. Metti in evidenza l’impatto del suo gesto. Esci dalle frasi fatte, trite e ritrite e cerca di colpire il cuore del tuo donatore. Prendi spunto dalla potenza e dall’intensità di questa lettera, scritta di un paziente al suo -anonimo- donatore di midollo.

  • Parla dei beneficiari

Il donatore non dona alla tua organizzazione. Il donatore dona ai tuoi beneficiari. Sono loro il cuore del ringraziamento. Racconta al donatore come, con la sua donazione, ha migliorato la vita di un bambino, un anziano, una persona malata, un animale ecc.

  • Segmenta

Anche i ringraziamenti saranno più efficaci se riferiti a un preciso segmento di donatori. Ad esempio, se un donatore risponde a un mailing molto ricco, con flyer e gadget, forse vale la pena investire in un mailing di ringraziamento che abbia uno stile simile e non inviare una lettera semplice in una busta bianca.
Oppure, se un donatore fa una donazione importante, magari anche più di una volta, potrebbe essere il caso di fargli scrivere a mano una lettera dal presidente della tua organizzazione.

  • Non arrivare in ritardo!

La tempistica è importantissima. Non aspettare settimane, addirittura mesi, per ringraziare chi ha fatto una donazione alla tua organizzazione.
In certe circostanze ringraziare troppo in ritardo può essere peggio del non ringraziare affatto. Immagina di ricevere il ringraziamento per una donazione fatta un paio di mesi prima.  Potremmo non ricordaci nemmeno di aver fatto la donazione, a chi e per cosa. Inoltre il primo pensiero potrebbe essere ‘ caspita, era così importante il mio aiuto che se ne sono accorti solo ora!’.

  • Non improvvisare

I ringraziamenti devono essere pianificati e inseriti all’interno del un ciclo di comunicazione integrato con atri strumenti e che copra l’arco temporale di un anno. Detto ciò, se la signora che ogni mese dona 15/20 euro alla tua organizzazione, improvvisamente te ne dona 10.000, allora sì, sentiti libero di improvvisare!

Bollettino sì o bollettino no?

Anche se nella lettera non c’è una richiesta specifica a effettuare una donazione, il bollettino va sempre inviato. “Ma non è troppo aggressivo? Il donatore non è un bancomat”. No, non è troppo aggressivo. Innanzi tutto, chi riceve la lettera potrebbe voler fare una donazione e noi dobbiamo metterlo nelle condizioni di farlo.
Inoltre deve essere chiaro che la causa della mia organizzazione ha sempre bisogno di aiuto. I bambini che soccorriamo, i malati che aiutiamo, le famiglie a cui garantiamo un pasto hanno sempre bisogno del nostro aiuto. SEMPRE. Non spediamo mai lettere per sprecare soldi, spediamo lettere per aiutare i nostri beneficiari.

Per concludere, ricordati sempre di ringraziare. E di ringraziare bene. è il punto di partenza per costruire una buona relazione con i tuoi donatori. Non sottovalutare mai gli effetti che una bella lettera di ringraziamento può avere sul tuo donatore.